Szerencsére mára igen sok szervezetnek sikerült túllépnie a papír vezérelte folyamatok széleskörű alkalmazásán. Természetesen e folyamat – utóbb már digitális transzformáció néven – még mindig tart, viszont már látszik, hogy sok vállalkozás felismerte milyen előnyökkel jár a papír alapú ügyintézés modernizálása.

Dokumentum vezérelt folyamatok

Egy folyamat onnantól kezdve tekinthető dokumentum vezéreltnek, ha a legtöbb esetben valamilyen papír vagy digitális alapú dokumentumon dependál. Ez többnyire azt jelenti, hogy valamilyen dokumentum érkezése, jóváhagyása, keletkezése az, ami az adott ügyintézési folyamatot elindítja, illetve kontrollálja.

Beszerzések esetében például egy beszerzési igény űrlap kitöltésével indul a folyamat, majd a papír elkezd “utazni” a szervezeten belül. Útja során több jóváhagyóhoz kerülhet, szükség lehet a beszerző aláírására vagy szükséges lehet felvezetni a bekért ajánlatokat.

Bármilyen, ilyen jellegű folyamat esetében elmondható, hogy a papír vezérli az adott folyamatot. E papír természetesen lehet elektronikus dokumentum is (például e-mail, űrlap vagy valamilyen célrendszer adatbekérő képernyője) egy azonban biztos: a dokumentumot adatokkal szükséges kitölteni, el kell juttatni a további résztvevőkhöz és fel kell rá vezetni az esetleges változásokat.

Mi lenne, ha mindez nem lenne szükséges, hanem létezne egy olyan rendszer, ami automatikusan előállítja a dokumentumokat, ellátja azokat a szükséges adatokkal és eljuttatja a kijelölt felelőshöz? Egy ilyen rendszer lehetőséget ad a felelősnek jóváhagyásra, majd igény szerint értesíti erről a feladót is.

Természetesen ezáltal értékes munkaidő szabadítható fel, amelyet más, magasabb hozzáadott értékű tevékenységek elvégzésére fordíthatunk, így az automatizálás mérhető üzleti eredményt produkál. Ennek megfelelően pontosan kimutatható az eszközbevezetés vagy éppen az egész projekt jövedelmezősége.

Az eszköz, ami mindezt lehetővé teszi az ún. WCA (Workflow and Content Automation) eszköz, melyben egy workflow és egy tartalom előállító eszköz funkcionalitása egyesül.

A WCA megoldások

Szemben a régebbi workflow illetve DMS megoldásokkal, egy WCA rendszerben nem csupán folyamatba illeszthetők, tárolhatók és visszakereshetők a kezelt dokumentumok, hanem előállításuk és adott esetben szerkesztésük is a rendszerben történik, a lehető legnagyobb mértékű automatizálás mellett. Hogyan kell ezt elképzelni a gyakorlatban?

Vegyünk például egy sablonizált szerződést, amelyben bizonyos adatok és szekciók változnak a megrendelés függvényében. Ebben az esetben a szerződés törzsszövege adott és a rendszer automatikusan kitölti adatokkal, mint például cégadatok, ügyféladatok, pénzügyi adatok és így tovább. Mindezeken túl egy ilyen típusú szerződés tartalmazhat változó adattartalmú szekciókat is, melyek adatainak kitöltése szükséges.

Egy ilyen típusú szerkesztési feladat megoldása általában úgy történik, hogy miután a feladat kiadásra került, az érintettek elkezdik szerkeszteni a dokumentumot, majd e-mailben vagy egyszerű tartalommegosztó eszközökkel köröztetik egymás és a jóváhagyók között. Emiatt előfordulhat, hogy rossz verzió kerül szerkesztésre vagy jóváhagyásra, hogy egyes részek véletlenül törlésre kerülnek vagy minden érintettnek meg kell várnia, amíg az időrendben előtte lévő kolléga befejezi saját szerkesztési feladatát.

Ezzel szemben egy WCA rendszer, mint például az xFLOWer, egyrészt feltölti adatokkal a dokumentumokat, másrészt kizárólag a szerkesztendő dokumentum szekciókat teszi elérhetővé a kollégák számára. Egyúttal természetesen ki is osztja a szerkesztési feladatokat az illetékeseknek. Nem számít, ki mikor, mit szerkesztett, mivel a rendszer automatikusan verziózza a dokumentumot, illetve az egyes szekciók és a törzsszöveg összeillesztését is automatikusan elvégzi. Amikor a szerkesztés lezárult, a rendszer akár automatikusan képes elindítani a szükséges jóváhagyási folyamatot is, biztosítva, hogy mindig a megfelelő verzió kerüljön a jóváhagyókhoz.

Most, hogy látjuk mire képes egy WCA rendszer, nézzük meg pontosan milyen előnyökkel jár annak bevezetése egy szervezet számára?

1. Kevesebb eszköz

WCA rendszer alkalmazása esetén nem szükséges további IT rendszereket bevezetni a dokumentumok kezelésére, folyamatba foglalására. Elég a WCA eszköz grafikus felülete, melyen elvégezhetők a szerkesztési feladatok. A rendszer lehetőséget biztosít arra is, hogy más alkalmazásokban (pl.: Word-ben) készített dokumentumokat is csatoljunk. Mivel a szerkesztés akár teljes egészében a WCA felületén történik, nem szükséges felkészíteni a szervezetet több eszköz használatára. A végeredmény kevesebb idő, költség és energia az eszköz bevezetésére, gyorsabb megtérülés mellett.

2. Kevesebb emberi erőforrás

A dokumentumok manuális kezelése lelassítja a vállalkozás operatív működését, a dokumentumkezelés automatizálásával viszont jelentősen gyorsul a működés. Nemrég még az elektronikus aláírások jóváhagyásokra gyakorolt gyorsító hatása miatt örülhettünk, azonban ma már a dokumentumokhoz kapcsolódó minden folyamat és feladat felgyorsítható. Egy könnyen kezelhető WCA rendszer segítségével egyrészt minden adat akkor és ott érhető el, amikor és ahol szükséges, így időt spórol, valamint akár az egész folyamat automatizálható, ami pedig rendkívüli előnyt biztosít.

3. Gyorsabb, kényelmesebb ügyfél életút

Az automatizáció gyorsabb és magasabb szintű ügyfél élményt is lehetővé tesz. Ennek oka, hogy az automatizált feladatok elvégzése az ügyfél irányában is gyorsítja a folyamatokat, így gyorsul a kiszolgálás, legyen szó visszajelzések küldéséről, ügyintézésről, hibaelhárításról vagy bármilyen olyan tevékenységről, ami az ügyfeleket közvetlenül érinti. Ugyanakkor az üzleti folyamatok az automatizációnak köszönhetően egyszerűbbé is vállnak, így az ügyfél oldalán kevesebb időbe telik az ügyintézés, kényelmesebb lehet a kapcsolattartás az ügyfélszolgálattal és így tovább.

4. Növekvő árbevétel, jobb eredmények

A dokumentumkezelés és szerkesztés automatizálása hatással lehet az egész szervezetre. Íme néhány példa olyan szervezeti egységekre, amik hatékonyabban működnek automatizált dokumentumkezelés mellett:

Értékesítés

Az értékesítési dokumentumok – ajánlatok, megrendelések, szerződések – készítésének és szerkesztésének rendszerbe foglalása, valamint automatizálása akár több óra munkaidőt is megspórolhat az értékesítési szervezet számára napi szinten. Az előzőekben említett ügyfélelőnyök szintén megjelennek, így automatizációk alkalmazása az értékesítésben különösen megtérülő lehet.

Operáció

A szervezetek operációjában felgyorsítható a partner onboarding folyamat, csökkenthető a hibalehetőségek száma és egyszerűsödik a működés.

Jog és pénzügy

A jog és pénzügy területén automatikus dokumentum előállítással, illetve folyamat és dokumentum szintű kimutatásokkal növeli a hatékonyságot.

HR

A HR területén a gyorsabb beléptetés, kevesebb adminisztratív feladat és a gyorsabb betanulási folyamat a WCA rendszerek legnagyobb előnye. Mindemellett megvalósítható akár az új belépő jogosultságainak kiosztása – melyekbe az eszközök elérése is beletartozhat – valamint a kilépők jogosultság visszavétele, amely automatikusan kezelhető és dokumentálható.

5. Versenyelőny a konkurenciával szemben

Az automatizáció nagyban átalakíthatja a vállalatot – pozitív értelemben. Amikor automatizációról van szó, fontos feltenni a kérdést: hogy lehetne a legtöbbet kihozni az automatizációs projektből akár rövid, akár hosszabb távon?

Amikor az egyszerűbb folyamatok automatizációjával elkészültünk, érdemes számba venni, hogy milyen további üzleti folyamatok automatizációja oldható meg ezeken túlmenően? Természetesen az elsődleges cél az üzleti folyamatok optimalizálása, melynek egy része az automatizáció, ugyanakkor lényeges, hogy már a tervezés fázisában is figyelmet fordítsunk ezen eshetőségekre is.

A legtöbb startup egyébként pontosan e gondolatmenet gyakorlatba ültetésével ér el hatalmas sikereket: működésüket optimalizálják és automatizálnak mindent, amit lehet – így akár egész iparágakat is felforgathatnak, nem véletlenül. Már bejáratott, működő vállalkozások számára tanulságos példát jelentenek e vállalkozások.

Konklúzió

Ügyfeleink közt számos olyan régóta, nemzetközi szinten működő vállalat található meg, amely folyamatosan optimalizálja és teszi hatékonyabbá működését, ezzel évről évre jobb eredményeket és hatékonyabb működést elérve.

Mind a belső, mind az ügyfelekhez kapcsolódó folyamataikat újra gondolják és tökéletesítik évről évre. Erre akár egy egész szervezeti egység is rendelkezésre áll némelyik vállalatnál. Következésképpen elmondható, hogy üzleti folyamataink kezelése, optimalizálása és automatizálása a hatékony működés és a növekedés egy olyan sarokpontja, amely mellett már nem lehet szemlélőként elmenni.

Mi a Click ON-nál nem pusztán szoftveres megoldásunkkal, de több évtizedes vállalati folyamatfejlesztésben szerzett tapasztalatunkkal segítünk hatékonyabbá tenni ügyfeleink vállalkozását, ezzel rentábilisabb, eredményes működést elérve.

Hasonló írások