Az ajánlatkészítéstől a projekten át a számlázásig
Az Encotech környezetvédelmi szolgáltató és tanácsadó cég, amelynek működése két meghatározó szakmai területre épül: környezetvédelmi megfelelőségi, szakértői és tanácsadási feladatokra, valamint akkreditált laboratóriumi mérésekre és vizsgálatokra.
Az xFLOWer bevezetésével nem egyetlen részfeladatot szerettünk volna digitalizálni, hanem az ajánlatadástól a projekt végrehajtásán át egészen a számlázásig tartó működést.
Ebben a működésben minden késedelem komoly kockázatot jelent. A hibajegyek késedelmes kezelése, a pontatlan státuszinformáció vagy a hiányos dokumentáció nemcsak operatív problémát okozhat, hanem jelentős pénzügyi következményekkel is járhat.
Az xFLOWer bevezetésének célja egy olyan workflow-alapú ticketing és feladatkezelési környezet kialakítása volt, amely támogatja a bejelentések feldolgozását, a távoli és helyszíni hibaelhárítást, az eszközcseréket, valamint az SLA-k folyamatos követését.
A kiindulási helyzet
Az Encotechnél korábban az ügyvitel jelentős része Excel-táblákra, dokumentumsablonokra és kézi koordinációra épült. Az ajánlatok, szerződések és más dokumentumok előállításához rendelkezésre álltak a szükséges sablonok, de az adatok kezelése, továbbadása és annak követése, hogy egy ügy éppen hol tart és kinél van feladat, nagyrészt emberi odafigyelést igényelt.
Első látásra mindez egyetlen nagy folyamatként írható le:
ajánlat → szerződés → projekt → feladatok → számlázás.
A megbeszélések során során azonban gyorsan kiderült, hogy ezt nem célszerű egyetlen hosszú workflow-ba belezsúfolni.
Az xFLOWer megoldás
Az xFLOWerben az üzleti működést öt önálló, de egymásra épülő folyamatra bontottuk: ajánlatkészítésre, szerződéskötésre, projektkezelésre, feladat-végrehajtásra és számlakészítésre.
A lényeg éppen a folyamatok közötti kapcsolat. Az elfogadott ajánlat elindítja a szerződéskötést, a jóváhagyott szerződésből projekt keletkezik, a projekt egyes feladataiból önálló végrehajtási ügyek indulnak, a számlázható teljesítésekből pedig számlázási folyamatok jönnek létre. Az adatok közben továbbhaladnak a következő szakaszba, így nem kell ugyanazokat újra és újra rögzíteni.
A projekt központi szerepet kap: a felelősök látják a hozzá tartozó feladatokat, azok állapotát és a számlázási helyzetet, miközben az egyes feladatok saját felelőssel, határidővel és ellenőrzési folyamattal működhetnek.
Várható eredmények
A bevezetéstől elsősorban azt várjuk, hogy jelentősen csökkenjen a különálló Excel-táblák és manuálisan kezelt dokumentumok szerepe, valamint kevesebb olyan helyzet legyen, amikor a következő lépés kizárólag azon múlik, hogy valaki emlékszik-e rá.
Az xFLOWer strukturáltan kezeli az adatokat, automatikusan továbbadja azokat az egymásra épülő folyamatok között, dokumentumokat generál, feladatokat oszt ki és követi az ügyek státuszát. A rendszer a Számlázz.hu-val is kapcsolatban áll, így a folyamat a teljesítéstől a számlázásig is továbbvezethető.
Üzleti hatás
Az Encotech projekt egyik fontos tanulsága, hogy egy üzleti történetnek nem feltétlenül kell egyetlen informatikai folyamatnak lennie.
A megfelelően felbontott, egymásra épülő workflow-k egyszerre teszik átláthatóbbá a működést és kezelhetőbbé az egyes munkaszakaszokat. A vezetés számára pedig nem különálló Excel-táblákból és dokumentumokból kell összerakni a képet: az ajánlattól a teljesítésen át a pénzügyi lezárásig követhetővé válik, hol tart az adott ügy.
Nem öt különálló folyamatot hoztunk létre. Egy üzleti folyamatot tettünk öt jól kezelhető szakaszra.
Ügyfél:
Encotech Kft.
Projekt célja:
Ajánlat- és szerződéskezelés, Projekt és Számlázás folyamat kialakítása
Együttműködés kezdete
2026
Terület:
Környezetvédelmi mérések, auditok
Megoldás:
xFLOWer workflow-alapú feladatkezelés, automatizáció
Eredmény:
Gazdaságosabb, átláthatóbb működés
