Kiindulási helyzet

A facility management szektorban az elmúlt években jelentős digitalizációs hullám indult el. Egy 2020-as Gartner-jelentés szerint a létesítményvezetők 70%-a már stratégiai szinten kezeli a digitális átalakulást, mivel az automatizáció a hatékonyságnövelés és a versenyképesség kulcsa.

Magyarország egyik legnagyobb létesítménygazdálkodási vállalata több cég felvásárlásával bővült. A leányvállalatok eltérő ajánlatkészítési módszerekkel dolgoztak: Excel-táblák, e-mailes jóváhagyási láncok és manuális sablonok jellemezték a működést. A különálló rendszerek nehézkessé tették a riportálást, lassították a jóváhagyásokat, és nem biztosítottak megfelelő átláthatóságot a menedzsment számára.

Ez a helyzet nem egyedi: a beszerzést támogató rendszereket elemző tanulmány rámutat, hogy a digitalizáció célja a teljes folyamat — az igény felmerülésétől a kifizetésig — szabványosítása, automatizálása és mérhetővé tétele. Ennek ellenére sok vállalat még mindig papíralapú és e-mailes megoldásokat használ, ami lassúvá, hibalehetőségekkel telivé és nehezen követhetővé teszi a működést.

A leggyakoribb problémák

• Párhuzamos, manuális folyamatok: sokszoros adatbevitel, nagyobb hibalehetőség és alacsonyabb hatékonyság.
• Átláthatóság hiánya: a különböző csapatok nem látják egymás ajánlatait, ezért nehezebb az összesített riportálás.
• Eltérő vállalati metodikák: a leányvállalatok különböző sablonokat és eszközöket használnak, ami akadályozza az egységes működést.
• Lassú jóváhagyási folyamatok: az e-mailes jóváhagyások napokat vagy akár heteket is igénybe vehetnek, ami csúszásokat okoz.

Megoldás xFLOWer szemszögből

A cégcsoport az xFLOWer workflow-platform mellett döntött, hogy egységesítse és automatizálja ajánlatkezelési és beszerzési folyamatait. A platform rugalmasan paraméterezhető, így minden leányvállalat saját folyamatai integrálhatók, miközben csoportszintű transzparencia valósul meg.

Főbb funkciók

Sablonkezelés

Gyakran használt ajánlatok egy kattintással elmenthetők sablonként, majd egy új ügy indításakor betölthetők, így nincs szükség ismétlődő adatrögzítésre.

Ügymásolás

Ha hiba történik egy ajánlatban, az ügy lezárható, majd új ügy indítható úgy, hogy az előző adatokat az iktatószám alapján automatikusan betölti a rendszer.

Időszakos megrendelések

A rendszer kezeli az ismétlődő megrendeléseket: a visszamaradt tételek automatikusan átvihetők a következő időszak ügyébe, és sablonokkal kombinálhatók.

Ár-tükör és beszállítói ajánlatkérések

Minden tételhez több beszállítótól lehet árajánlatot kérni. A rendszer összesíti az ajánlatokat, és kiemeli a legkedvezőbb opciókat.

Partner-specifikus űrlapok és mezők

Különleges partnerek esetén extra űrlapok és mezők jelennek meg, amelyeket csak az illetékes munkatársak látnak.

Menedzsmentdíj automatikus számítása

A menedzsmentdíj sor rögzítése után a rendszer egy gombnyomásra kiszámítja a végső díjat, kiküszöbölve a manuális kalkulációkat.

Dedikálás és jogosultságkezelés

A feladatok a megfelelő kollégákhoz kerülnek. A jóváhagyási útvonalak paraméterezhetők, a rugalmas jogosultsági modell pedig segíti a szervezeti hierarchia leképezését.

Pénzügyi integráció

Minden díjtételhez kontrolling- és pénzügyi kategóriák rendelhetők, az adatok pedig integrálhatók a cégcsoport SAP rendszerébe.

A platform bevezetése után az ajánlatok és megrendelések életciklusa átlátható, auditálható és rugalmas lett. A sablonok és az ügymásolási funkciók jelentősen csökkentették a manuális munkaterhet, az ár-tükör pedig átláthatóvá tette a beszállítói versenyt.

Ügyfélpélda és tanulság

A cégcsoportnál az xFLOWer bevezetése több szinten hozott eredményt: az ismétlődő ajánlatok sablonkezelése és az ügyek másolása időt takarított meg, a beszállítói ár-tükör segítségével jobb döntések születtek a partnerválasztás során, az időszakos megrendelések pedig hatékonyan követték a havonta visszatérő igényeket.

Iparági példák

• Egy közepes hazai gyártó vállalatnál a workflow bevezetése után az igények jóváhagyási ideje mobil eszközökön keresztül 40%-kal csökkent.
• Egy regionális logisztikai vállalkozás belső piacteret épített ki, amelynek köszönhetően a beszerzési költségeik 20%-kal mérséklődtek.
• Egy önkormányzat a közbeszerzési folyamatok digitalizálásával 30%-kal rövidebb auditálási időt és gyakorlatilag hibamentes adminisztrációt ért el.
• Egy építőipari beszállító cég e-tender rendszere 50%-kal csökkentette az adminisztrációs terhet.

Fenntarthatósági előnyök

A digitalizáció nemcsak a hatékonyságot javítja, hanem fenntarthatósági előnyöket is kínál. Egy nemzetközi repülőtér digitális audit után 20%-kal csökkentette az energiafelhasználását okosépület-technológiák bevezetésével.

Az IoT-eszközök 25%-os éves növekedést mutatnak a facility managementben, ahol a szenzorok és a prediktív karbantartás révén proaktív működés valósítható meg.

A mesterséges intelligencia és a prediktív analitika 10–20%-kal csökkentheti a költségeket az erősen eszközintenzív szektorokban.

Tanulság és tanács

A fenti példákból kitűnik, hogy a digitalizáció és a workflow-alapú működés nem luxus, hanem versenyelőny.

Az első lépés a jelenlegi folyamatok feltérképezése és digitalizációs audit elvégzése. Az audit során azonosíthatók azok a pontok, ahol a legnagyobb veszteség vagy lassulás keletkezik.

Érdemes olyan platformot választani, amely:

• rugalmasan paraméterezhető,
• támogatja a sablonok és periodikus ügyletek kezelését,
• integrálható ERP-, SAP- és CRM-rendszerekkel,
• támogatja a fokozatos, MVP-alapú bevezetést.

A digitalizáció sikerét mérőszámokkal, vagyis KPI-okkal kell követni: átfutási idők, hibaarány, költségmegtakarítás és energiafelhasználás alapján.

xFLOWer támogatás

Ha Ön is szembesül a manuális ajánlatkezelés kihívásaival, és szeretné egységesíteni vállalata folyamatait, itt az idő a digitalizációra.

Az xFLOWer csapata személyre szabott konzultációval és demóval várja Önt: megmutatjuk, hogyan működik a sablonkezelés, az ár-tükör és az integráció a gyakorlatban, valamint segítünk a bevezetés lépéseinek megtervezésében.

Lépjen velünk kapcsolatba, és tapasztalja meg, milyen előnyökkel jár a modern workflow: gyorsabb jóváhagyások, kisebb hibaarány, átlátható döntések és mérhető eredmények.