Bevezetés az automatizált folyamatok világába 14. - A minőségbiztosítás folyamatai

A minőségbiztosítást hajlamosak lehetünk összekötni a produktivitás csökkenésével és csak egy felesleges teherként tekinteni rá, azonban pontosan a minőségbiztosítás folyamatainak kialakítása során fedezhetjük csak fel igazán a folyamatokban található optimalizálatlan részleteket.

A minőségbiztosítás jelentősége

Számtalan területen az ügyféligény egyértelműen meghatározza a minőségbiztosítás kereteit. Ez különösképpen igaz az olyan esetekben amikor ügyfelünk részéről elszámolás szükséges egy harmadik fél felé például egy pályázat beadása során. Az efféle szabályokon túl a termék értékének és minőségének garantálása és ügyfelünk bizalmának megtartása miatt sem áll érdekünkben minőségbiztosítás nélkül kínálni a termékünket.

Ahhoz, hogy képesek legyünk megfelelni az elvárt szabályoknak, auditált minőségbiztosítási rendszert szükséges kialakítanunk. Tekintettel arra, hogy egy ilyen rendszer a folyamataink szinte összes lépését közvetlenül érinti feltételezhetjük, hogy ez a legtöbb szervezeti egység számára óriási adminisztratív terhet fog jelenteni, ez azonban a gyakorlatban éppen ellenkezőleg mutatkozik meg.

Rendszerezettség

A minőségbiztosítási rendszer bevezetése számtalan előkészületet igényel. Megköveteli, hogy az összes folyamatunk tökéletesen le legyen vezetve, beleértve minden információáramlást, be- és kimenetet, illetve döntéshozatalt is. Csak megfelelően felépített és kidolgozott üzleti folyamatok lesznek kiegészíthetők minőségbiztosítási és ellenőrzési lépésekkel, ez azonban magában hordozza a folyamatok garantált sikerességét is.

Amennyiben a minőségbiztosítási rendszer kialakítása előtt nem történt meg a szervezet összes folyamatának maradéktalan felépítése, úgy lényegében az új rendszer bevezetésével legnagyobb eséllyel gyorsulni fognak a folyamataink nem lassulni, mindezt a pontosság és a termék minőségének nagyfokú növekedése mellett.

Folyamatok a gyakorlatban

Vegyük egyszerű például a jóváhagyásokat, amelyek gördülékeny működése kiemelt fontosságú minden vállalat számára. Ha elkezdjük gondolatban felépíteni a jóváhagyási folyamatokat, azonnal figyelmesek leszünk néhány dologra:

Az első, hogy csak olyan tevékenység lehet jóváhagyható valaki által, amely jól körülhatárolt és részletei pontosan definiáltak. Ha például azt mondjuk, hogy „irodai eszközök vásárlása” a jóváhagyandó tranzakció, az semmilyen pontos információval nem szolgál arról milyen eszközök kerülnek beszerzésre, arról pedig végképp nem, hogy ezek az eszközök milyen célt szolgálnak és valóban szükségesek-e.

Előfordulhat, hogy további feltételeket szükséges közbe iktatnunk, például bizonyos beszerzési folyamatoknál meg kell követelnünk egy pontos terv készítését és először azt kell jóváhagynunk.

A második tényező, amit azonnal észrevehetünk a jóváhagyási folyamatok felépítésénél, hogy pontosan kijelölt felelősökre és felelősségi körökre van szükség. Ez elsőre egyszerűnek tűnik, de ahogy az előző példából is kiderült, lehet, hogy egy egyszerű jóváhagyást komplex folyamattá kell alakítanunk, hogy minden az elvártaknak megfelelően alakuljon.

Minőségbiztosítási lépések közbeiktatása

Ha folyamatainkat megfelelően felépítettük és teszteltük, illetve minden feladathoz hozzárendeltük a megfelelő felelősöket, bátran beilleszthetjük a különböző ellenőrzési lépéseket és felépíthetjük az elvárás és szabályrendszert.

Visszajelzések

Egy ilyen komplex rendszer felépítésénél elengedhetetlen folyamatos visszajelzést kérni a felelősöktől és ellenőrizni a folyamataink hatékonyságát, teljesítményét. Egy folyamatkezelő rendszer megfelelő keretet biztosít a hatékonyság mérésére és a visszajelzések begyűjtésére is, lehetővé téve a lépések későbbi optimalizálását.

Összegzés

Bár önmagában egyetlen fejlett folyamatkezelő rendszer sem képes kielégíteni az összes minőségbiztosítással kapcsolatos igényt, biztos alapot szolgáltat ezek megszervezéséhez és nyomon követéséhez.

Jól látható, hogy a minőségbiztosítási folyamat a legtöbb esetben egy komplex rendszer része, ami képes növelni szervezetünk hatékonyságát még a megjelenő adminisztrációs többlet ellenére is.

Mi a Click ON-nál szoftveres megoldásunk mellé színvonalas szakmai segítségnyújtást és bevezetési támogatást nyújtunk, hogy biztosítsuk a felépített folyamatok hatékonyságát.