A folyamatszerkesztő eszköz használata

Mire való a folyamatszerkesztő?

Segítségével létrehozhatjuk az üzleti folyamatokra vonatkozó modellt, amely részletesen bemutatja a lépéseket, a döntéseket és a résztvevőket.

Folyamatszerkesztők lehetővé teszik a folyamatok hatékonyabbá tételét és felesleges lépések eltávolítását, ezáltal növelve a hatékonyságot és a teljesítményt.

Mi a munkafolyamat-kezelő rendszer?

A “workflow” (munkafolyamat) egy olyan szó, amely egy szervezet vagy vállalat folyamatainak, feladatoknak és tevékenységeinek strukturált sorrendjét vagy lépéseit jelenti, amelyeket rendszeresen végrehajtanak egy adott eredmény elérése érdekében. A workflow az adott feladatok és információk áramlását írja le, amint azok egy személyről vagy részlegen keresztül haladnak a következő személyhez vagy részleghez.

A workflow segít:

– Növelni a hatékonyságot

– Időt és energiát megtakarítani

– Feladatok sorrendjét optimalizálni

– Munkafolyamatok strukturáltabb rendszerezését

Mit jelent ez a cégemnek?

Megfelelően strukturált munkafolyamatok számos előnyt nyújtanak egy vállalatnak, így általában hasznos, ha rendelkezik velük. Az alábbiakban néhány kulcsfontosságú okot találhatunk, amiért hasznos egy jól meghatározott munkafolyamat a vállalati tevékenység szempontjából:

1) A munkafolyamat rendszerezett és koordinált módszert nyújt a feladatok és folyamatok végrehajtására. Ez kijelöli azokat a lépéseket, szerepeket, felelősségeket és kölcsönhatásokat, amelyek szükségesek a hatékony előrehaladáshoz. Ennek eredményeként a vállalat költségmegtakarítást, időmegtakarítást és fokozott termelékenységet érhet el.

2) Hatékony munkafolyamatok lehetővé teszik az gyorsabb ügyfélkiszolgálást és reakcióidőket, ami javíthatja az ügyfelek elégedettségét és hűségét.

3) A vállalatoknál gyakran előírt, hogy a munkafolyamatok dokumentáltak legyenek. Ezek a dokumentált folyamatok nyomon követhető nyomot hagynak, amelyek segíthetnek a szabályozásnak való megfelelés és az ellenőrzési célok elérésében

Drága bevezetni ezt a rendszert a cégénél?

Nem meglepő, ha az első gondolat, amikor egy nagyobb vállalat működését érintő szoftverekről beszélünk, a workflow rendszerekre irányul. Valójában a workflow rendszerek hosszú ideig magas költségei miatt, és más okokból is, elsősorban csak nagyvállalatok számára jelentettek ésszerű és könnyebben elérhető megoldást.

De ez már a múlt.

Manapság számos olyan munkafolyamat generáló szoftver és eszköz elérhető, melyek megfizethető áron kínálják szolgáltatásaikat, és jól alkalmazkodnak a KKV-k egyedi igényeihez. Ennek köszönhetően a KKV-k könnyedén kihasználhatják ezeket a megoldásokat az automatizáció és hatékonyság növelése érdekében, anélkül, hogy jelentős beruházásokat kellene eszközölni.

A legfontosabb ezzel kapcsolatban mégis az, hogy egy ilyen rendszer használata pénzt hoz a cégnek. Először költséget takarít meg, amikor a folyamatokat modellezzük, racionalizáljuk, hiszen ugyanazon tevékenységeket kevesebb ráfordítással oldhatjuk meg. A rendszer használata viszont bevételt is termel, hiszen nem elégséges a racionális folyamatok kialakítása, ha nincs eszköz, amivel ezek kezelhetőek maradnak, azaz, ha nincs ami a szervezet – vagy szervezeti egység – működését összefogja.

Összegezve:

Végeredményben a Workflow módszer széles körben elérhető és adaptálható a kis és közép vállalatok számára. Ez lehetővé teszi számukra, hogy fokozzák hatékonységüket, csökkentsék költségeiket, és javítsák termékeik vagy szolgáltatásaik minőségét, ezáltal növelve versenyképességüket a piacokon. Mindazonáltal kiemelten fontos az eszközök gondos kiválasztása és testreszabása, hogy azok maximálisan megfeleljenek a vállalat egyedi igényeinek és folyamatainak.