
Szükséges ezzel foglalkozni?
A vállalatoknak számos információt, dokumentumot szükséges tárolniuk és könnyen elérhetővé tenniük a jogosultsággal rendelkezők számára. A hatékony dokumentumkezelés segít a kapacitás növelésében, a strukturált munkavégzésben, illetve a munkához kapcsolódó adatok tárolásában.
A cégeknek gyakran van szükségük a dokumentumok nyomon követésére például megállapodások, szerződések felkutatása esetén, illetve projektek menedzselésénél is.
Az elektronikus folyamatalapú dokumentumkezelő rendszerek lehetővé teszi a dokumentumok digitális formában való kezelését, amely gyorsabb, hatékonyabb és pontosabb, mint a papíralapú társai. Ez segít a munkavégzési idő csökkentésében és a termelékenység növelésében, hiszen minél több mindent tudunk rendszer és folyamatalapúvá fejleszteni, a későbbiekben annál több felesleges, időigényes feladattól kímélhetjük meg dolgozóink munkavégzését.

Milyen hátrányai vannak a kizárólag fizikai dokumentumtárolásnak?
Az ily módon tárolt és kezelt dokumentumok a következő negatív tulajdonságokat hordozzák magukban:
– Helyigény: A fizikai dokumentumtárolás nagy helyigénnyel rendelkezik.
– Biztonsági problémák: A fizikai dokumentumokat nehezebben lehet védeni és ellenőrizni. Az illetéktelen hozzáférés, a lopás vagy a dokumentumok elvesztése nagyobb kockázatot jelen.
– Lassú munkafolyamatok: A fizikai dokumentumokkal való munka lassabb lehet, mivel időigényes lehet a másolás, szkennelés vagy kézbesítés. Ez csökkentheti a vállalati hatékonyságot és hosszabb ideig tartó döntéshozatalt eredményezhet.
– Keresési nehézségek: A fizikai dokumentumok keresése és az információk megtalálása sok időt igényelhet, különösen, ha nincs hatékony rendszer a dokumentumok rendezésére és katalogizálására. Ez csökkentheti a munkavállalók hatékonyságát.
Milyen előnyei vannak a digitális dokumentum tárolásnak?
A digitális dokumentumkezelés (vagy elektronikus dokumentumkezelés) számos módon segít nekünk a vállalati tevékenységekben. A digitálisan tárolt dokumentumok használata a következő előnyökkel jár:
– Könnyen menthetők vagy másolhatók át egy másik tárolási egységre ezzel csökkentve a azok elvesztését, hiányát.
– Hozzáférési jogok és engedélyek szabályozása: Könnyen beállítható és stabilizálható az, hogy ki milyen módon és jogcím alatt férhet hozzá a bizalmas információkhoz.
– Keresési és rendezési lehetőségek: A digitálisan tárolt dokumentumok könnyen rendezhetők és megtalálhatók keresőszavakkal vagy kulcsszavakkal. Ez gyorsabb és hatékonyabb, mint a papíralapú dokumentumok átnézése.
Ezeket a tevékenységeket segíti elő egy olyan integrált rendszer, amiben a munkavállalóink szabadon létrehozhatnak, küldhetnek, tárolhatnak egy fórumon belül, amit kialakítottunk az xFlower-nél.

Összegzés
A fentieket figyelembe véve elmondható, hogy ma már elképzelhetetlen a hatékony irodai munka megfelelő támogató rendszerek nélkül. Egy ilyen rendszertől elvárt, hogy a dokumentumokat üzleti folyamatok mentén kezelje, rendezze vagy akár automatikusan archiválja. Van közülük, amely még a dokumentumok szerkesztését és jóváhagyását is képes kezelni, ráadásul felhő alapon.
Kiderült továbbá, hogy egy statikus dokumentumkezelő rendszer tudása nem feltétlenül elégséges, amennyiben célunk a költségek és a munkateher csökkentése.
A digitális dokumentumkezelő rendszerek lehetővé teszik a munkafolyamatok automatizálását, beleértve például a jóváhagyások elektronikus úton történő kezelését vagy a résztvevők értesítését. Ez növeli a hatékonyságot és csökkenti az emberi hibák kockázatát.
Az xFLOWer dokumentumkezelő megoldása túlmutat az előbb felsoroltakon, hiszen fejlett automatizációs képességei révén képes további munkaidőt spórolni, valamint a feladatokat is automatizáltan kiosztani a kollégák között.
-
Következő bejegyzés
A folyamatszerkesztő eszköz használata
Hasonló írások
A rugalmasság nagy előny – amíg nem válik hátránnyá
Ha termékünk vagy szolgáltatásunk szükségessé teszi összetett ajánlatok elkészítését, akkor látnunk kell, hogy pontosan milyen…
A folyamatábra alapjai
Ha termékünk vagy szolgáltatásunk szükségessé teszi összetett ajánlatok elkészítését, akkor látnunk kell, hogy pontosan milyen…
Üzleti folyamatok modellezése
Ha termékünk vagy szolgáltatásunk szükségessé teszi összetett ajánlatok elkészítését, akkor látnunk kell, hogy pontosan milyen…
Komplex, BTB értékesítési folyamatok kezelése
Ha termékünk vagy szolgáltatásunk szükségessé teszi összetett ajánlatok elkészítését, akkor látnunk kell, hogy pontosan milyen…