A dokumentumkezelés fontossága

Szükséges ezzel foglalkozni?

A vállalatoknak számos információt, dokumentumot szükséges tárolniuk és könnyen elérhetővé tenniük a jogosultsággal rendelkezők számára. A hatékony dokumentumkezelés segít a kapacitás növelésében, a strukturált munkavégzésben, illetve a munkához kapcsolódó adatok tárolásában.

A cégeknek gyakran van szükségük a dokumentumok nyomon követésére például megállapodások, szerződések felkutatása esetén, illetve projektek menedzselésénél is.

Az elektronikus folyamatalapú dokumentumkezelő rendszerek lehetővé teszi a dokumentumok digitális formában való kezelését, amely gyorsabb, hatékonyabb és pontosabb, mint a papíralapú társai. Ez segít a munkavégzési idő csökkentésében és a termelékenység növelésében, hiszen minél több mindent tudunk rendszer és folyamatalapúvá fejleszteni, a későbbiekben annál több felesleges, időigényes feladattól kímélhetjük meg dolgozóink munkavégzését.

Milyen hátrányai vannak a kizárólag fizikai dokumentumtárolásnak?

Az ily módon tárolt és kezelt dokumentumok a következő negatív tulajdonságokat hordozzák magukban:

– Helyigény: A fizikai dokumentumtárolás nagy helyigénnyel rendelkezik.

– Biztonsági problémák: A fizikai dokumentumokat nehezebben lehet védeni és ellenőrizni. Az illetéktelen hozzáférés, a lopás vagy a dokumentumok elvesztése nagyobb kockázatot jelen.

– Lassú munkafolyamatok: A fizikai dokumentumokkal való munka lassabb lehet, mivel időigényes lehet a másolás, szkennelés vagy kézbesítés. Ez csökkentheti a vállalati hatékonyságot és hosszabb ideig tartó döntéshozatalt eredményezhet.

– Keresési nehézségek: A fizikai dokumentumok keresése és az információk megtalálása sok időt igényelhet, különösen, ha nincs hatékony rendszer a dokumentumok rendezésére és katalogizálására. Ez csökkentheti a munkavállalók hatékonyságát.

Milyen előnyei vannak a digitális dokumentum tárolásnak?

A digitális dokumentumkezelés (vagy elektronikus dokumentumkezelés) számos módon segít nekünk a vállalati tevékenységekben. A digitálisan tárolt dokumentumok használata a következő előnyökkel jár:

– Könnyen menthetők vagy másolhatók át egy másik tárolási egységre ezzel csökkentve a azok elvesztését, hiányát.

– Hozzáférési jogok és engedélyek szabályozása: Könnyen beállítható és stabilizálható az, hogy ki milyen módon és jogcím alatt férhet hozzá a bizalmas információkhoz.

– Keresési és rendezési lehetőségek: A digitálisan tárolt dokumentumok könnyen rendezhetők és megtalálhatók keresőszavakkal vagy kulcsszavakkal. Ez gyorsabb és hatékonyabb, mint a papíralapú dokumentumok átnézése.

Ezeket a tevékenységeket segíti elő egy olyan integrált rendszer, amiben a munkavállalóink szabadon létrehozhatnak, küldhetnek, tárolhatnak egy fórumon belül, amit kialakítottunk az xFlower-nél.

Összegzés

A fentieket figyelembe véve elmondható, hogy ma már elképzelhetetlen a hatékony irodai munka megfelelő támogató rendszerek nélkül. Egy ilyen rendszertől elvárt, hogy a dokumentumokat üzleti folyamatok mentén kezelje, rendezze vagy akár automatikusan archiválja. Van közülük, amely még a dokumentumok szerkesztését és jóváhagyását is képes kezelni, ráadásul felhő alapon.

Kiderült továbbá, hogy egy statikus dokumentumkezelő rendszer tudása nem feltétlenül elégséges, amennyiben célunk a költségek és a munkateher csökkentése.

A digitális dokumentumkezelő rendszerek lehetővé teszik a munkafolyamatok automatizálását, beleértve például a jóváhagyások elektronikus úton történő kezelését vagy a résztvevők értesítését. Ez növeli a hatékonyságot és csökkenti az emberi hibák kockázatát.

Az xFLOWer dokumentumkezelő megoldása túlmutat az előbb felsoroltakon, hiszen fejlett automatizációs képességei révén képes további munkaidőt spórolni, valamint a feladatokat is automatizáltan kiosztani a kollégák között.