Egy példa a való életből

A munkavédelmi és környezetvédelmi szolgáltató rendszeres, szerződéses feladatokat lát el ipari ügyfeleinél – például levegőminőség-mérést, hulladékgazdálkodási auditot és tűzvédelmi ellenőrzéseket. Szolgáltatásaihoz nagyban támaszkodik az xFLOWerre, ebből küldi ki az árajánlatokat, tárolja a szerződéseket és a TIG-eket, valamint ebben a rendszerben állítja elő a számlázási tételeket is, a TIG-ek alapján. 

1. Teljesítésigazolás (TIG): Minden elvégzett munka után digitális munkalap készül, amely tartalmazza a szolgáltatás típusát, idejét és helyszínét, valamint az ügyfél képviselőjének elektronikus aláírását. Ez a dokumentum TIG-ként kerül be a teljes folyamatba.

2. Megrendelés (PO): A szolgáltatások keretszerződésben kerülnek rögzítésre, amely alapján az ügyfél ERP rendszere havi rendszerességgel automatikusan generálja a megrendeléseket, a pontosan definiált szolgáltatásokkal és egységárakkal.

3. Számla: A szolgáltató kiállítja a számlát, amelyet a rendszer automatikusan összevet a TIG és PO adataival. Amennyiben minden egyezik – a szolgáltatás ténylegesen megtörtént, az ár megfelel a PO-nak, és a TIG is alátámasztja ezt –, a számla jóváhagyása emberi beavatkozás nélkül megtörténik.

⚠️ Tanulságos fordulat

Egy alkalommal, még a 3-way matching szolgáltatás bevezetése előtt a TIG dokumentumban tévesen szerepelt egy veszélyes hulladék elszállítása, amely nem volt része az adott hónapra vonatkozó PO-nak. A számla így nem kapta meg az automatikus jóváhagyást, és manuális ellenőrzésre került sor.

A vizsgálat során kiderült, hogy az extra szolgáltatás szóban lett egyeztetve, de nem rögzítették hivatalosan. A következmény nem csupán adminisztratív fennakadás volt, hanem késedelem a számlafizetésben is. Ez ösztönözte a szolgáltatót és az ügyfelet arra, hogy automatizálják az üzleti folyamatot. ami segít elkerülni azt, hogy egy munkatárs csak későn vesz észre egy eltérést, ami késedelmes fizetést okoz.

✅ A tanulság

A történet jól mutatja, hogy a 3-way matching nem csak a számlák ellenőrzését segíti – hanem rendszert hoz a szóban forgó egyeztetésekbe is. A digitalizált, automatikus párosítás nem zárja ki a hibákat, de segít időben észlelni őket, és fenntartani az átláthatóságot a szolgáltatások világában.