A vállalati működés egyik legfontosabb, mégis gyakran alulkezelt területe a beérkező elektronikus számlák archiválása. Pedig a digitális archiválás nem csak „szkennelés + mentés” – hanem szabályozott, visszakereshető, jogilag megfeleltethető folyamat, amelyre hatóságilag ellenőrizhető kötelezettségek vonatkoznak.
Az xFLOWer beépített számlaarchiválási megoldása pontosan ezt kínálja: nemcsak megőrzi, hanem folyamatba illeszti, ellenőrzi és bizonyítja az e-számlák archiválását – akár automatikusan, a beérkezés pillanatában.
Jogszabályi háttér: nem csak adatmegőrzés, hanem megfelelés
Az elektronikus számlák archiválását a következő szabályozások határozzák meg:
- 2007. évi CXXVII. törvény (ÁFA törvény) – az e-számlák megőrzését a hitelesség, sértetlenség és olvashatóság követelményeihez köti.
- 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet – részletesen leírja a digitális archiválás technikai és eljárási feltételeit.
- eIDAS rendelet (EU 910/2014) – meghatározza az elektronikus aláírás és időbélyeg alkalmazásának uniós szintű kereteit.
Az archiválás tehát nem csupán tárolás, hanem olyan tevékenység, amely biztosítja, hogy az adóhatóság felé hitelesen, elektronikusan, késedelem nélkül visszakereshető legyen minden beérkezett számla.
Mit jelent ez a gyakorlatban? Az xFLOWer válasza
A legtöbb cég ma is így archiválja a beérkező számlákat:
❌ Letöltés e-mailből → manuális mentés → mappa létrehozás → fájlnév átnevezés → később keresgélés
Ez fárasztó, és nem felel meg az érintett jogszabályoknak, így nem auditálható.
Ezzel szemben az xFLOWer archiválási folyamata:
✅ A számla automatikusan bekerül a rendszerbe (e-mailből vagy NAV interfészen keresztül)
✅ A rendszer érkezteti, nyilvántartásba veszi, és hozzákapcsolja a kapcsolódó ügyhöz vagy jóváhagyási folyamathoz
✅ A jóváhagyás után a számla elektronikusan archiválásra kerül időbélyeggel és aláírással
✅ Minden lépés naplózott, visszakereshető, auditálható
Funkciók üzleti nyelven – nem csak informatikusoknak
Az xFLOWer archiválási modulja kifejezetten a pénzügyi, könyvelési és kontrolling felhasználók igényeire készült. Néhány kiemelt üzleti funkció:
- Bejövő számlák automatikus feldolgozása e-mail csatolmányból vagy NAV kapcsolaton keresztül
- Kapcsolódó szerződés, ügy, projekt automatikus összerendelése
- Jóváhagyási folyamat támogatása (pl. több szintű költséghely-jóváhagyás)
- Archiválási státusz és dokumentum-életút követése
- Jogosultságkezelés és auditálhatóság a teljes életciklus során
Integrációk: nem külön rendszer, hanem egységben működő lánc
Az xFLOWer nem elszigetelt archiváló eszköz, hanem rendszerbe illeszkedő folyamatirányító. Az archiválás szervesen kapcsolódik más modulokhoz:
🔗 Számlaérkeztetés e-mailből vagy NAV kapcsolattal
🔗 Számlaellenőrzés és jóváhagyás ügy- vagy szerződésalapon
🔗 Könyvelőprogram vagy ERP integráció (pl. SAP, Kulcs-Soft, Libra); ehhez API készlet
🔗 Digitális aláírás és időbélyegzés szolgáltatókhoz kapcsolódás (pl. Microsec)
Miért nem elég egy „archiváló szoftver”?
Számos piacon elérhető szoftver kínál elektronikus archiválást – de ezek többsége nem rendelkezik valós üzleti folyamatvezérléssel.
📁 Egy archiváló szoftver tárol.
🔄 Az xFLOWer folyamatot kezel, ahol az archiválás a rendszer logikai részévé válik.
Ez nem csak jogilag biztonságosabb, hanem üzletileg is hatékonyabb – mert nem kell utólag keresni, ellenőrizni, visszakeresni.
Összegzés: beérkező számlák? Folyamatba vele!
Az archiválás nem cél, hanem eszköz: a pénzügyi transzparencia, a jogi megfelelés és a hatékony működés eszköze. Az xFLOWer pedig nem hagyja, hogy ezt külön rendszerekből, manuálisan kelljen összelegózni.
Ha szeretnél olyan megoldást, ahol a beérkező számlák feldolgozása, jóváhagyása és archiválása egy összefüggő, jogilag megfeleltetett folyamatban történik, keress minket bizalommal!
Hasonló írások
Beszerzési workflow automatizálás: Miért váltott egy nagyvállalat egy jól működő rendszerről xFLOWer-re?
Miért történik meg, hogy látszólag egy jól működő workflow rendszert mégis lecserélnek? Tanulságok stabilitásról, skálázhatóságról…
Digital Twins, Digital Agents vagy Back Office automatizáció?
Digital twin, digital agent és back office automatizáció: mi mire való, miért nem felcserélhető a…
A HR működés mint stratégiai rendszer – az xFLOWer szerepe a humán folyamatok irányításában
A HR 4.0 korszakában az adatok önmagukban nem elegendők. Az xFLOWer workflow platform a humán…
