Ezen a területen különösen fontos az alacsony átfutási idő, illetve, hogy semmilyen dokumentum se keveredjen el, hiszen jelentős pénzügyi veszteséget okozhat. Egy folyamatkezelő rendszer segítségével nem csak a megfelelő nyilvántartásra, de a kapcsolódó feladatok kezelésére, dokumentumok tárolására és automatizációra is lehetőségünk van.

A megelőzés fontossága

A cégek életében a pénzügyi megelőzés fontossága abban nyílvánul meg, hogy segít elkerülni a pénzügyi válságokat és veszteségeket. Ez lehetővé teszi a stabil üzletmenetet és a hosszútávú fenntarthatóságot. A pénzügyi megelőzés nélkülözhetetlen a pénzügyi stabilitás sikerének megőrzéséhez. A lejárt tartozások általában a határidők monitorozásának hiánya okozza legtöbb esetben, azonban előfordulhat, hogy a fizető fél technikai problémába ütközött, ami miatt nem tudja időben elvégezni a számla kiegyenlítését. Ebben jelentős segítséget jelenthet az automatizált értesítők beállítása, ami figyelmezteti ügyfeleinket a számláink közeli lejárati határidejére.

Lejárt tartozások kezelése

Ideális esetben a fizetési határidő lejáratát követően elindul egy folyamat, amelynek minden esetben a kintlévőség valamilyen módon történő behajtásával kell végződnie. Amennyiben ez a folyamat nem indul el a megfelelő időben, az jelentős problémát okozhat egy cég pénzügyi helyzetében.

Bár a kintlévőségek kezelése valamelyest muszáj, hogy manuálisan végzett folyamat maradjon, ezt a folyamatot mindenképpen érdemes egy folyamatkezelő rendszer keretei között kontrollálni.

Dokumentumok tárolása

A kintlévőség kezelési problémák kezelésének alapja, hogy az ügymenet során keletkezett összes dokumentum rendelkezésre álljon, visszakereshető formátumban. Egyetlen dokumentum sem veszhet el, hisz nem tudhatjuk, hogy évek múltán szükségünk lesz-e valamelyikre.

A dokumentumok tárolása során fontos megemlíteni az azokban rejlő adatok digitalizálását és kiolvasását is, mellyel az adatok egyesével a feladathoz kapcsolhatóak, jelentősen megkönnyítve a velük való munkát.

Feladatok kiosztása

Ha a dokumentumok rendelkezésre állnak, lehetőségünk van felépíteni a kintlévőség-kezelés folyamatát és a megfelelő személyhez rendelni az adott igényt a közreműködésre.