A hatékony beszerzési rendszer egyik kulcsa az előkészítés és az utókövetés

Amennyiben a beszerzés teljes ciklusa szoftveres támogatást élvez, vagyis az előkészítésre és az utókövetésre is kiterjed, sokkal könnyebb a folyamatot a vállalat igényeire szabni, ami különösen abban esetben játszik jelentős szerepet, ha ezek az igények folyamatosan változnak. A szoftveres beszerzési rendszer gondoskodik róla, hogy az előre tervezett eredmények megvalósuljanak, hiszen nyomon követi, átláthatóvá teszi, és adott esetben automatizálja a folyamatokat, jóváhagyásokat.

A beszerzési rendszer alapvető céljai:

Költségminimalizálás: Korábban a beszerzés a lehető legalacsonyabb beszerzési árat célozta meg, de ma már ezt a szemléletet a teljes költség minimalizálása irányába terelik, beleértve az egész ellátási láncot.

Beszállítók kiválasztása és értékelése:

A beszerzési gyakorlat a tranzakció-orientált megközelítéstől a kapcsolatorientált beszerzés felé mozdult el, ami azt jelenti, hogy fontos a beszállítók kiválasztása, értékelése és hosszú távú kapcsolatok kialakítása velük.

Készletszint csökkentése és folyamatos termékáramlás:

A magas készlet költségekkel jár (pl. raktározás) és leköt működő tőkét (készletérték), ezért a beszerzésnek hozzá kell járulnia a készletszint optimalizálásához és a zavartalan termékáramláshoz az ellátási láncban.

Kooperáció és integráció más szervezeti egységekkel:

A beszerzési egységnek együtt kell működnie és integrálódnia kell más szervezeti egységekkel az optimális eredmények eléréséhez, akár az egész ellátási láncban. Ez az együttműködés és integráció kulcsfontosságú a hatékony működéshez, még informatikai támogatás nélkül is.