Általában valamilyen termék / szolgáltatás értékesítése vagy egy-egy összetettebb projekt során jutunk el a számlázáshoz, mint feladatlépéshez ezt mégis szinte minden esetben megelőzi (majd követi) jó néhány folyamatszerűen működő tevékenység. Ilyenek lehetnek például:

• Ajánlatküldés
• Szerződés
• Megrendelés
• Beszerzési tevékenység
• Jóváhagyások
• Dokumentumok előállítása
• Emailezés
• Archiválás

Ezután következnek az utókövetési funkciók, mint pénzügyi ellenőrzés (pl.: fizetett-e), felszólító levelek, visszaküldték-e a számlát, át kell-e adni a könyvelőnek, át kell-e vezetni a projekt nyilvántartáson (eddig mit számláztunk), kezelni kell-e a kereteket (mikor kell majd megint számlázni) vagy van-e még felhasználható összeg a keretszerződésben a jövőbeli számlázáshoz.

Ezen tevékenységek lebonyolításában jelentős segítséget képes nyújtani egy workflow rendszer, mindezt úgy, hogy mind a számla befogadás, mind a számlakiállítás automatikus és a többi rendszerrel együtt (pl. számlázók) működő feladatsor legyen.

Miért workflow rendszerrel automatizáljunk?

Természetesen más rendszerekkel is megvalósítható akár automatikus számlázás is. Az xFLOWer workflow rendszerben például minden tevékenység előre meghatározott, kötött üzleti folyamatok mentén zajlik. Ennek megfelelően a számla kiállítása előtt akár már az ajánlatadás, szerződés és teljesítés típusú folyamatok is kezelhetők, automatizálhatók a rendszerben – így teljeskörű lesz a pénzügyi tranzakciók adminisztratív lefedettsége. A rendszernek köszönhetően egyrészt automatizálható a számlaadatok kitöltése, sőt, a rendszer akár meghatározott időközönként is indíthat számlázási folyamatot – és készíthet számlát – automatikusan. Így amennyiben például havidíjas terméket vagy szolgáltatást értékesítünk, elég csupán felvinni az ügyfél adatokat és meghatározni a számlázási gyakoriságot – a többit a rendszer elvégzi helyettünk, mindig azonos időben és ugyanolyan átfutással.

Természetesen a számla (elektronikus) kiküldése az ügyfél felé szintén automatikusan történik. Amikor a számla elkészül, akkor a számlázó program vagy az xFLOWer a beállítások szerint továbbítja az ügyfélnek.

Mi történhet még a számlákkal?

Ha egy általános számlázási folyamatot veszünk alapul, akkor a következők még biztosan megtörténnek a rendszerben a számlák automatikus kiállításán és kiküldésén túl:

Kimenő számla jóváhagyása

A rendszerbe építhetők olyan ellenőrzési pontok, amelyeken automatikusan vagy manuálisan ellenőrizhetők a számla adatai, tételei, végösszege még a számla kiállítása előtt.

A számlákhoz legtöbb esetben csatolni szükséges bizonylatokat, melyeket valahonnan – lehetőleg automatizáltan – elő kell venni / állítani. (Szerződés / Megrendelő / Teljesítés igazolás / Elszámolás stb.)

Adat alapú számlakiállítás

Amennyiben a számlához tartozó ajánlat, szerződés is xFLOWer-ben készült, úgy a rendszer ezek adataiból is képes automatikusan számlát kiállítani. Más esetben az ügyfél számlázási adatait kell megadni, viszont csupán egy alkalommal, a továbbiakban – rendszeres és eseti számlázás esetén is – a rendszer a már megadott adatokat fogja felhasználni és a számlákat automatikusan kiállítja és elküldi.

Kimenő számla archiválása

Minden kimenő számla archiválásra kerül, és köszönhetően az xFLOWer fejlett dokumentumkezelő képességeinek, annak adatai a későbbiekben is felhasználhatók.

Számlák és kapcsolódó dokumentumok összerendelése

A rendszerben akkor is összekapcsolódnak az egyes ügyfelekhez tartozó dokumentumok, ha nem minden dokumentum készült xFLOWer-ben. Így egy helyen megtalálhatunk minden, az ügyfélhez kapcsolódó dokumentumot, adatot, sőt akár jelentéseket is készíthetünk ezekről.

Jelentéskészítés

Az xFLOWer fejlett, testreszabott jelentéskészítési funkcióval rendelkezik. Az adatok bármilyen összefüggésben értelmezhetők az adott üzleti igénytől függően. Ezen adatokat képezhetik az ügyfél törzsadatok, folyamatokhoz kapcsolódó adatok vagy dokumentum adatok is, melyekből tetszőlegesen készíthetők elemzések, jelentések, sőt további integrációk segítségével akár BI rendszer input adataiként is továbbíthatók.

Számlák utókövetése

Egy workflow megoldás képes azt is nyilvántartani, hogy fizetett-e az ügyfél, visszaküldték-e valamilyen okból az számlát vagy felhasználtuk-e már a keretszerződésből lekötött összegeket.

Univerzális rendszer

Az xFLOWer workflow rendszer nem csupán számlázási folyamat kezelésére, automatizálására szolgáló szoftver, hanem egy olyan sokrétű alkalmazás, amellyel bármilyen üzleti folyamat leképezhető és kezelhető, nagyrészt automatizálható. Ennek megfelelően a számlázási folyamatokon túlmenően például az ajánlatadás, szerződés, teljesítés, hibabejelentés, kivitelezés, karbantartás vagy akár kintlévőségkezelés folyamatai is kezelhetők benne.