xFLOWer

Blog

A workflow bevezetés haszna 1 – Elégedettebb csapat

A workflow rendszerek bevezetésére szánt komoly idő, energia és pénzügyi befektetés jelentős megtérüléssel kecsegtet. Ugyanakkor, ha még nincs szervezetünknél workflow rendszer vagy nincs személyes tapasztalatunk az ilyen megoldásokkal, jogosan merülhetnek fel – többek közt – olyan kérdések, mint:

  • Milyen hasznom származik a bevezetésből?
  • Mit fog nyújtani számomra egy ilyen rendszer?
  • Pontosan milyen pénzügyi megtérüléssel számolhatok a bevezetés tekintetében?
  • Annak érdekében, hogy e gondolkodást segítsük, összegyűjtöttünk öt olyan előnyt, ami workflow rendszer bevezetéséből származik. Ezt az öt előnyt öt bejegyzésben tárgyaljuk, a sorozat első része jelen bejegyzésünk.


Mivel a hatékonyság növekedése mára szinte triviális – vagy legalábbis széleskörben is mert – előnynek tekinthető, inkább néhány olyan aspektust vizsgálunk, amik elsőre talán meglepően lehetnek, de legalábbis nem feltétlenül látszanak. Az első ilyen a dolgozói elégedettség – milyen hatással lesz a workflow bevezetés e téren?

A nyilvánvaló előnyökön túl

Mindamellett, hogy a már említett hatékonyságnövekedés kétségtelen workflow-előny, mégis, a legértékesebb, egyszersmind a legnagyobb költséget jelentő elem a munkaerő. Több évtizedes kutatások igazolták számtalanszor, hogy a piaci versenyben azok a leginkább sikeres vállalatok, amelyek komolyan invesztálnak humánerőforrásukba. Ez nem feltétlen – vagy kizárólagosan – magas bérezést jelent, sokkal inkább a munkaerő egyéb igényeinek való magasszintű megfelelést, lehetőségeket. Ilyenek lehetnek többek közt például képzések, előre lépesi lehetőségek, egyéb ösztönzők, vagy jutalmak, sőt, akár a rugalmas munkaidő, home office lehetőség és mások.
Azonban míg ezek a lehetőségek leginkább a munkaerő megtartására fókuszálnak és sok esetben valamilyen feltételhez kötöttek, addig a valós, belülről fakadó elkötelezettség kialakításában hosszútávon nem biztos, hogy kielégítő eredményeket mutatnak. Ennek egyik oka, hogy bár a körülmények javulása rövidtávon kifejezetten motiváló, hosszabb időtávot szemlélve előtérbe kerül az elvégzendő munka és a feladatok természete is. Azaz a munkaerő figyelme hosszútávon inkább a napi munkavégzés, és az ezt támogató eszközök felé fordul: könnyű kezelni a rendelkezésre álló eszközt? Nem lehetne a feladataim egy részét legalább automatizálni? Hatékonyan tudok dolgozni a mostani eszközeimmel? És így tovább. Amennyiben e kérdésekre a válasz negatív, vagy inkább negatív, akkor hosszútávon a remek körülmények megtartó ereje drasztikusan csökken, csakúgy, mint a munkaerő hatékonysága, hiszen az önmotiváció így már nem fenntartható.

Dolgozói hatékonyság

Meglepő lehet az a kutatásokkal is igazolt attitűd, miszerint a dolgozók hatékonyak, és eredményesek akarnak lenni. Emberileg jó érzés látni munkánk eredményét, és tudni, hogy elvégzett feladataink hatással vannak szűkebb vagy tágabb értelemben vett környezetünkre, közegünkre. Amikor úgy érezzük, hogy van értelme és hatása annak, amit napi munkánk során teljesítünk, akkor sokkal magasabb szinten köteleződünk el a munkánk, egyszersmind munkáltatónk irányában. Frusztráló lehet viszont, ha munkánkat eredménytelennek, hatástalannak, vagy akár feleslegesnek érezzük, vagy esetleg feladataink között sok olyat találunk, ami unalmas, monoton, ráadásul nem látjuk, hogyan viszi előre életünket, vagy a szervezetet ahol dolgozunk. Saját gyakorlatunkból származó példa utóbbiakra az a nagyvállalati értékesítő, aki megbeszéléseink során panaszkodott a cégnél lévő ERP rendszer működésére. Az értékesítő, amikor ajánlatot kellett kiadnia, megszerkesztette azt, majd amikor az ajánlat már készen volt és csak kiküldeni vagy kinyomtatni lett volna szükséges, még hat (!) különféle, nem feltétlenül szükséges képernyőn kellett keresztülnavigálnia, hogy eljusson céljáig. Láthatjuk, hogy ha napi szinten akár többször is el kell végezni egy ilyen, akár feleslegesnek is mondható feladatsort, akkor egyrészt garantálható a frusztráció, másrészt a költséges munkaidő is feleslegesen fogy. A gyakorlatban ez az “extra” tevékenység nagyságrendileg 1.5-2 percet jelentett az értékesítőknek ajánlatonként. Mivel napi szinten akár 5-10 árajánlat kiadása is előfordulhat, látható, hogy ugyanennyiszer frusztrálta a rendszer a felhasználókat. e közelítsük meg a problémát pénzügyi szemszögből is. Ránézésre 1.5-2 perc munkaidő költsége elhanyagolható, még magas javadalmazás esetén is.
Ugyanakkor vegyük a következő példát: a vállalatnál 10 értékesítő dolgozik, mindegyikük átlagosan 5 árajánlatot ad ki naponta, azaz napi 50 ajánlatot összességében. Látható, hogy a napi időveszteség így már 75-100 perc. Ez heti szinten 375-500 perc, azaz 6,25-8,33 munkaóra. Évente 40 munkahéttel számolva 250-333 munkaóra, ami már viszont érzékelhető, különösen, ha teljes munkaidőre osztjuk vissza, hiszen így gyakorlatilag 1,5-2 hónapnyi (!) munkaidőt jelent, amit tulajdonképpen elpazaroltunk. Természetesen ehhez az értékhez hozzárendelhetjük a bérköltséget is, így láthatjuk, mennyibe kerül a cégnek valójában 1.5-2 perc többletmunka évente.
Arról nem beszélve, hogy ha bármilyen munkakörben az adminisztrációra időt kell allokálni, akkor az a kompetens tevékenység – példánkál maradva az értékesítés – rovására megy. Amíg az értékesítő adminisztrál, addig szinte biztosan nem ad el semmit.

Hogyan tovább?

A probléma következő dimenzióját adja, hogy ilyen esetekben a következő lépés nem feltétlen látható előre. Miért kellene az értékesítőnek “kitalálnia”, hogy mi legyen a következő lépés a munkája során? A rendszer miért nem biztosít számára egy következő értékteremtő feladatot, például egy ütemezett telefonhívást vagy egyéb ügyfélegyeztetést, ami ráadásul saját személyes, szakmai sikeréhez is hozzájárulhat? Ehelyett inkább képernyőkön keresztül igyekezzen az ajánlat kiadását úgy teljesíteni, ahogyan elvárt? Hogyan érhetnek el érzékelhető haladást, előrelépést így?

A bevezetett workflow megoldásnak egyebek mellett fentiek okán is biztosítani kell legalább a következő előnyöket:

  • Intuitív, egyszerű, könnyen kezelhető felhasználói felület, felesleges tevékenységek, kattintások nélkül
  • Egyszerű, jól vizualizált prioritások, dashboardok, illetve feladatlisták
  • Jól definiált célok, amikhez az elvégezett tevékenységek közelebb viszik a feladat elvégzőjét
  • Az ismétlődő feladatok automatizálása, így felszabadítva az adminisztrációra és egyéb alacsonyszintű feladatok elvégzésére szánt munkaidőt
  • A magasabb szintű feladatok elvégzésének támogatása, amik egyrészt magasabb megtérülést eredményeznek a vállalat számára, másrészt elégedetebbé teszik a munkaerőt, hiszen értelmes, értékes munkát végezhetnek.
  • Szervezeti egységek közötti együttműködés támogatása
  • A szükséges dokumentumok automatikus elkészítése, a dokumentumok ügyintézési folyamatainak minél magasabb szintű automatizációja.


Itt fedezhető fel az összefüggés a megfelelően előkészített és kivitelezett workflow bevezetés és a dolgozók elégedettsége között: egy átgondolt, jól kialakított üzleti folyamatokon alapuló workflow rendszer egyszerűbbé, gyorsabbá és kevésbé frusztrálóvá teszi a napi munkavégzést. Mindemellett, ha a másodlagos hatások egyikét is megvizsgáljuk, akkor láthatjuk, hogy a bevezetés, az egyes ismétlődő feladatok automatizálásával csökkenti a munkaerőköltséget is oly módon, hogy az egyes feladatok elvégzésére szánt munkaidőt drasztikusan csökkenti vagy nullázza. Így a megtérülés ilyen aspektusból szemlélve is mérhető, valamint remekül kiegészíti és hosszútávon is adekváttá teszi a további munkaerőmegtartással kapcsolatos törekvéseket.

Sorozatunk következő részében az ügyfélélmény javulásáról lesz szó.

workflow szoftver blog cikk

SOP vagy workflow szoftver?

A vállalati back office folyamatok standardizálására népszerű megoldás a Standard Operating Procedure (SOP) dokumentumok használata, azonban egy workflow rendszerrel mindez még hatékonyabbá is tehető.

Elolvasom
Projekt menedzsment szoftver

Miért használjon projekt menedzsment szoftvert?

Minden sikeres cég számára elengedhetetlen a hatékonyság, ezért fontos, hogy olyan szoftveres megoldást használjon, amely megkönnyíti a napi munkát. Az xFLOWer projekt menedzsment szoftvere automatizált rendszerbe szervezi az elvégzendő feladatokat, és támogatja az együttműködést.

Elolvasom
beszerzési rendszer

Átlátható folyamatok a logisztikában beszerzési rendszerrel

Bármilyen profilú vállalatról legyen szó, a beszerzés – a logisztika egyik alappilléreként – nélkülözhetetlen része a zökkenőmentes és hatékony működésnek. A különböző eszközök, berendezések, alapanyagok, termékek vagy egyéb inputok rendelkezésre állása és elérhetősége nem ütközhet akadályba, hiszen az komoly problémát okozhat a vállalat működésében, és a költségeket is jelentősen megemelheti.

Elolvasom