Nyilván minden egyes részleg a másikat okolta a problémák megjelenéséért, viszont az alapvető okok és problémák megoldására nem került megfelelő fókusz. Néhány mondatban összefoglalva ez persze egyszerűnek tűnhet, ugyanakkor e folyamatok újratervezése és implementációja igen komplex üzleti problémák megoldását tette szükségessé úgy, hogy bizonyos belső ellenállást is le kellett küzdeni a bevezetés során. 

Természetesen, mivel a keletkező többletköltségek messze meghaladták az elfogadható szintet, a folyamatok optimalizálása megtörténhetett. Ennek elsődleges oka a vezetőség hozzáállása volt: ahelyett, hogy felelősök keresésébe kezdtek és beosztottjaikat hibáztatták volna, sokkal inkább arra helyezték a fókuszt, hogy feltárják a valós okokat és megszüntessék azokat. Ebben a workflow rendszer nagy segítségnek bizonyult, hiszen már a kezdeti folyamatelemzés is rávilágított bizonyos problémákra, kevésbé hatékony módszerekre. Ezen túlmenően a bevezetést követően nem csupán a tevékenységek egymásutánisága vált teljesen transzparenssé, hanem minden adat azonnal elérhető lett, így szinte azonnal visszacsatolást kaphattak a bevezetett intézkedések megfelelőségéről. 

Ezen a szálon elindulva később az érintett folyamatok finomhangolásra kerültek, és a workflow rendszer sajátosságai – nevesül, hogy a dolgozók csak egyféleképpen végezhetnek el tevékenységeket a meghatározott folyamat mentén – biztosítottá vált azok konzisztens kivitelezése is. A belső költségek csökkenésével nagyobb profit vált elérhetővé, ami később az árak csökkentését is lehetővé tette. Ehhez azonban szükség volt még egy workflow-képességre.

Automatizáció

Az előbb említett példában – ahogy a legtöbb esetben – a folyamat kialakítás részét képezte az automatizálható tevékenységek felmérése és a szükséges automatizációk megvalósítása. Jelen esetben ez leginkább a dokumentáció előállítására, kezelésére és a bejövő dokumentumok folyamatszintű kezelésére vonatkozott. Régebben a megrendelések, szerződések kitöltése kézzel történt, ami igen időigényes feladat nagy mennyiségű megrendelés kezelése esetében. Szerencsére azonban ezek sablondokumentumok, ennek megfelelően előállításuk a workflow-ban automatikusan megtörténik. Ezen túlmenően, a manuálisan elkészített megrendeléseket el kellett juttatni a teljesítési folyamat következő szereplőjéhez, amivel több probléma is adódott: egyrészt egyesével el kellett küldeni a megrendelőket – akár emailben, akár papír alapon – a fogadó félnek pedig manuálisan fel kellett dolgoznia azokat. Mindeközben ellenőrizni kellett e dokumentumok megfelelőségét is.