Szerepkörök, jogosultságok és skillek az xFLOWer-ben

Az xFLOWer rendszer bevezetésekor, de már előtte, a tárgyalási szakaszban is többször felmerül a jogosultság kérdése, azaz ki mikor milyen adatokhoz, információhoz férhet hozzá, és hogyan “dönti el” a rendszer, hogy kinek mi a feladata. Az alábbi összefoglaló és esettanulmány ebben nyújt segítséget, bemutatjuk, milyen szempontok szerint kap valaki jogosultságot a szervezeten belül betöltött pozíciójának, szerepkörének megfelelően.

Összefoglaló

Az xFLOWer Folyamat- és Dokumentumkezelő rendszerben a felhasználói jogosultságok három szinten épülnek fel: skillek, jogosultságok és szerepkörök. Ezek együtt biztosítják, hogy minden feladat a megfelelő emberhez kerüljön, mindenki csak a saját munkáját lássa, és a rendszer teljes működése átlátható, biztonságos legyen.

1. Skillek (kompetenciák)

A skillek a folyamatlépésekhez kapcsolódnak: meghatározzák, hogy ki lehet felelőse az adott lépésnek, és ki végezheti el ténylegesen a feladatot.
Példa: egy számla ellenőrzés folyamatlépés csak olyan felhasználónak adható, aki rendelkezik pénzügyi skill-lel.
Így biztosítható, hogy a szakmai kompetencia mindig illeszkedjen a feladathoz.

2. Jogosultságok

A jogosultságok a keretrendszer funkcióihoz való hozzáférést szabályozzák.
Példák:
- feltölthet-e dokumentumot,
- küldhet-e emailt a rendszerből,
- sztornózhat-e egy érvénytelen ügyet.
Ezzel biztosítható, hogy a felhasználók csak azokat a funkciókat használják, amelyekre valóban szükségük van.

3. Szerepkörök

A szerepkörök egy magasabb szintű jogosultsági keretet adnak.
A szerepkörhöz hozzárendelhetők:
- skillek,
- jogosultságok,
- valamint meghatározható, hogy mely folyamatokban dolgozhat,
- mely iktatókönyvű ügyeket érhet el,
- mely törzsadatokat listázhat vagy kezelhet.
A szerepkör tehát egy „csomagolt jogosultság”, amely a teljes működési keretet szabályozza az adott munkakör számára.

Egy konkrét eset

A legegyszerűbb példa a fentiekre a DVG Zrt-nél a pénzügyi ügyfélszolgálat digitalizációja során az egyik legfontosabb feladat a szerepkörök és skillek megfelelő kialakítása volt.

Skillek: a pénzügyi ügyek intézésére jogosult kollégákhoz pénzügyi skilleket rendeltek, így a rendszer csak nekik adhatott ki ilyen típusú feladatot.
Jogosultságok: szabályozták, hogy ki küldhet ki hivatalos értesítést, ki módosíthat ügyet, ki tekinthet meg adott típusú dokumentumokat.
Szerepkörök: létrehozták az ügyintéző, csoportvezető és pénzügyi vezető szerepköröket, amelyek meghatározták, hogy mely folyamatokhoz férhetnek hozzá és milyen döntéseket hozhatnak.

Eredmény:

Az ügyek kiosztása automatikusan a megfelelő skillel rendelkező kollégához került.
A jogosultságok révén elkerülhetővé váltak a hibás vagy jogosulatlan műveletek.
A szerepkörök biztosították, hogy a vezetők átfogó rálátással, az ügyintézők pedig célzott feladatokkal dolgozzanak.

Ez a modell minden eddigi projektünkben bizonyította, hogy skillek + jogosultságok + szerepkörök kombinációjával rugalmas, biztonságos és átlátható jogosultsági rendszert lehet felépíteni az xFLOWer rendszerben, bármely területen.