Milyen hátrányai vannak a kizárólag fizikai dokumentumtárolásnak?

Az ily módon tárolt és kezelt dokumentumok a következő negatív tulajdonságokat hordozzák magukban:

– Helyigény: A fizikai dokumentumtárolás nagy helyigénnyel rendelkezik.

– Biztonsági problémák: A fizikai dokumentumokat nehezebben lehet védeni és ellenőrizni. Az illetéktelen hozzáférés, a lopás vagy a dokumentumok elvesztése nagyobb kockázatot jelen.

– Lassú munkafolyamatok: A fizikai dokumentumokkal való munka lassabb lehet, mivel időigényes lehet a másolás, szkennelés vagy kézbesítés. Ez csökkentheti a vállalati hatékonyságot és hosszabb ideig tartó döntéshozatalt eredményezhet.

– Keresési nehézségek: A fizikai dokumentumok keresése és az információk megtalálása sok időt igényelhet, különösen, ha nincs hatékony rendszer a dokumentumok rendezésére és katalogizálására. Ez csökkentheti a munkavállalók hatékonyságát.

Milyen előnyei vannak a digitális dokumentum tárolásnak?

A digitális dokumentumkezelés (vagy elektronikus dokumentumkezelés) számos módon segít nekünk a vállalati tevékenységekben. A digitálisan tárolt dokumentumok használata a következő előnyökkel jár:

– Könnyen menthetők vagy másolhatók át egy másik tárolási egységre ezzel csökkentve a azok elvesztését, hiányát.

– Hozzáférési jogok és engedélyek szabályozása: Könnyen beállítható és stabilizálható az, hogy ki milyen módon és jogcím alatt férhet hozzá a bizalmas információkhoz.

– Keresési és rendezési lehetőségek: A digitálisan tárolt dokumentumok könnyen rendezhetők és megtalálhatók keresőszavakkal vagy kulcsszavakkal. Ez gyorsabb és hatékonyabb, mint a papíralapú dokumentumok átnézése.

Ezeket a tevékenységeket segíti elő egy olyan integrált rendszer, amiben a munkavállalóink szabadon létrehozhatnak, küldhetnek, tárolhatnak egy fórumon belül, amit kialakítottunk az xFlower-nél.