Kiindulási helyzet

Egy nagy méretű, országos lefedettséggel működő ingatlanüzemeltetési és létesítménygazdálkodási vállalat mindennapi működésének alapvető részletét mutatja be az esettanulmány, amelynek tevékenységi köre kiterjed az épületek karbantartására, takarítására és folyamatos üzemeltetésére. A szervezet egyszerre több száz helyszínen dolgozik, ahol nagyszámú munkavállaló, alvállalkozó és szakember összehangolt irányítása szükséges. A feladatok jellemzően ismétlődők, mégis erősen helyszín- és időfüggők, miközben gyakoriak az ad hoc beavatkozások és sürgős intézkedések. Ebben a környezetben a hatékony működés kulcsa a pontos feladatkiosztás, az átlátható felelősségi rendszer és az, hogy a vezetők valós időben lássák, hol mi történik az üzemeltetés során. Mindez a vállalkozói és alvállalkozói szerződésekben is megjelenik. A napi működés egyik legkritikusabb eleme a szerződéskötés: minden partnerkapcsolat szerződéshez kötött, amelyek jelentős része sablonalapú, ugyanakkor számos egyedi paramétert tartalmaz.

A szerződések előállítása hosszú időn keresztül Word-alapú sablonokkal történt. Ezek részben lezárt dokumentumrészeket tartalmaztak, részben manuális szerkesztést igényeltek. A megoldás kezdetben működőképesnek bizonyult, azonban a szerződésszám növekedésével egyre több kockázat és működési probléma jelent meg.

Üzleti kihívás

1. Szerkesztési kontroll hiánya

A Word-dokumentumok használata során több kritikus probléma vált nyilvánvalóvá:

• ugyanazt a fájlt egyszerre több felhasználó is szerkeszthette,

• nem volt egyértelmű, ki mikor és pontosan mit módosított,

• érzékeny adatok – például összegek, számlaszámok vagy felmondási idők – akár észrevétlenül is megváltozhattak.

Volt olyan eset, amikor egy módosítás csak a szerződés véglegesítése után derült ki, ami már önmagában is jelentős üzleti és jogi kockázatot jelentett.

2. Jogosultságkezelési problémák

Bár a dokumentumok tartalmaztak lezárt részeket, ezek a gyakorlatban nem jelentettek valódi védelmet:

• nem volt finoman szabályozható, hogy ki mely szerződésrészt módosíthat,

• a jóváhagyási folyamat nem volt a rendszer része,

• az ellenőrzés jellemzően manuálisan, utólag történt.

Ez a működés rendszeresen lassította a szerződéskötést, és minden módosításnál növelte a hibázás esélyét.

3. Auditálhatóság hiánya

A szervezet számára egyre fontosabbá vált, hogy:

• minden adatbevitel dokumentált legyen,

• a szerződés véglegesítése után ne lehessen módosításokat végezni,

• pontosan visszakövethető legyen, hogy egy adott érték mikor és mire változott.

A Word-alapú működés ezen a ponton már nem volt tartható.

Az üzleti igény

A vállalat olyan workflow alapú, azaz folyamatokkal szabályozott és automatizált megoldást keresett, amely:

• kiváltja a Word-alapú szerkesztést,

• strukturált módon kezeli a szerződések tartalmát,

• fejezet- és mezőszintű jogosultságokat biztosít,

• naplózza a módosításokat, visszakereshető, hogy milyen változások történtek,

• a végleges dokumentumot érinthetetlenné teszi.

A megoldás

A rendszer működés feltérképezése után egy olyan xFLOWer megoldás született, amely nem dokumentumokban, hanem strukturált adatokban és automatizált folyamatokban gondolkodik.

Űrlap alapú szerződésstruktúra

A szerződések nem szabadon szerkeszthető dokumentumként jelennek meg, hanem:

• fejezetekre bontva,

• strukturált űrlapmezőkkel,

• előre definiált szövegekkel és változókkal.

A végleges szerződés, amit az xFLOWer állít elő, ezekből az adatokból automatikusan generálódik, biztosítva az egységes jogi tartalmat és az egyedi paraméterezhetőséget.

Jogosultságkezelés

A rendszer lehetővé teszi, hogy:

• bizonyos értékeket több szerepkör is módosíthasson,

• más szövegrészekhez kizárólag kijelölt személyek férjenek hozzá,

• akár egyetlen mondat módosítását is csak megfelelő jogosultsággal rendelkező személy végezhessen el. 

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy minden felhasználó pontosan ahhoz a tartalomhoz fér hozzá, amely a feladata ellátásához szükséges.

Szöveg + változó logika

A jogi szövegek és a változók szétválasztásra kerültek:

• az alap jogi szöveg egységes és kontrollált,

• a változók – például napok száma vagy összegek – külön kezelhetők,

• így a módosítás nem bontja meg a jogi tartalmat.

Technikai stabilitás

A megoldás során:

• a szövegdobozos szerkesztés helyett strukturált, táblázatos háttérmegoldás született,

• ez biztosítja, hogy minden adat megbízhatóan és következetesen jelenjen meg a generált dokumentumban.

Eredmények és üzleti érték

Az xFLOWer folyamat alapú megoldás bevezetésével:

• csökkent a szerződéses hibák kockázata,

• nőtt az átláthatóság és az auditálhatóság,

• gyorsult a szerződéskötési folyamat,

• egyértelmű felelősségi körök alakultak ki,

• a végleges szerződések biztonságos, nem szerkeszthető formában jönnek létre.

Összességében a szerződéskezelés egy kockázatos adminisztratív feladatból kontrollált, átlátható üzleti folyamattá vált, és a szerződéskötés időnként bonyolult folyamata nagy mértékben automatizált lett. 

Következő lépések

Az xFLOWer workflow alapú megoldása további fejlesztési ötleteket, lehetőségeket adott: 

• részletes mezőszintű változásnaplózás,

• még pontosabb jogosultsági szabályok,

• teljes audit trail biztosítása.

Itt is bebizonyosodott, hogy az xFLOWer low code megoldása rendkívül rövid idő alatt képes az elvártakat is felülmúlva olyan eredményt produkálni, ami nyereségesebbé teszi a vállalat működését.