Az xFLOWer új megoldása egy komplex árajánlat-kezelési projektet támogat DOME Facility Services Kft.-nél. 

Kiindulási helyzet

A DOME Facility Services Kft. a BADATECH Solutions Kft-vel együttműködve, azzal a céllal kereste meg a Click On Hungary Kft.-t, hogy strukturált, átlátható és automatizált ajánlatkezelési rendszert alakítsanak ki.

A cégcsoport már korábban bevezetett egy nagy kapacitású, komplex ERP rendszert, azonban az ajánlatkérések és -követések feldolgozása nem workflow alapon történt.

Ez több problémát is eredményezett:

  • A cégcsoport mátrix irányítási rendszere olyan komplex jóváhagyási stuktúra mentén épül fel, amelyben egyaránt fontos szempontot játszanak a szakmai, illetőleg a többlépcsős pénzügyi jóváhagyások, amely folyamatot a meglévő ERP rendszerben hatékonyan nem került leképezésre. Ennek hiányában az ajánlatok jóváhagyása időigényes feladat volt, sok belső egyeztetést és emailváltást kívánt.

  • A beérkező ajánlatkérésekhez a cégcsoport beszállítóitól és alvállalkozóitól is árajánlatokat kért, de ezek kezelése nem volt egységes.

  • A meglévő rendszer nem generált PDF formátumú ajánlatokat, így az egységes arculat és dokumentumkezelés sem volt biztosított.

Cél

  • A projekt célja az volt, hogy az ajánlatkezelési folyamat workflow-alapúvá váljon, és szervesen illeszkedjen a vállalat teljes üzleti működésébe.

    A tervezett megoldás:

    • Egy egységes folyamatban kezelni a kimenő ajánlatokat, valamint a hozzájuk tartozó alvállalkozói ajánlatkéréseket és -kezeléseket.

    • Lehetővé tenni a legjobb alvállalkozók kiválasztását és az ajánlatok egyszerű összehasonlítását.

    • Cégcsoport szinten koordinálni az osztályok együttműködését, a jóváhagyási útvonalakat és a felelősségi szinteket.

    • A folyamatok standardizálása mellett biztosítani a rugalmasságot a cégcsoporton belüli eltérések kezelésére.

A megoldás – xFLOWer workflow alapokon

Az xFLOWer rendszerben az ajánlatkezelés egy teljesen integrált folyamat lett, amely összekapcsolja a:

  • kimenő ajánlatok előkészítését,

  • az alvállalkozói ajánlatok bekérését és értékelését,

  • valamint a megrendelés és teljesítés további lépéseit.

A rendszerben:

  • Az ajánlatok automatikusan generálódnak PDF formátumban, a megfelelő arculattal.

  • A jóváhagyási útvonalak paraméterezhetők, így minden cég és szervezeti egység a saját működési rendje szerint hagyhat jóvá ajánlatokat.

  • A jogosultsági és hozzáférési szabályok rugalmasan, a szervezeti hierarchiát tükrözve kerültek kialakításra.

Az integrált folyamat eredményeképp a megrendelések és teljesítések is workflow-ra fűzhetők, és ezekből az adatokból már most megteremtették az alapot a projektek és alvállalkozói elszámolások automatizálásához is.

 

Kihívások és megoldások

 

KihívásMegoldás
Cégcsoporton belül eltérő folyamatok (pl. jóváhagyási útvonal, arculat)A folyamat minden paramétere testreszabható – a valós üzleti igények szerint, kompromisszumok nélkül.
Jogosultságok és hozzáférések kezeléseRugalmas jogosultsági modell, amely tükrözi a szervezeti hierarchiát, de megőrzi a rugalmasságot.
Folyamatosan bővülő cégcsoportAz új tagvállalatok integrációja egyszerű, a workflow paraméterezése révén gyorsan konszolidálhatók.
Ügyfél:

DOME Facility Services Group Kft.

Projekt célja:

Komplex ajánlatok kezelési folyamata

Együttműködés kezdete

2025