Valódi üzleti fájdalompontok – és hogyan válik belőlük versenyelőny
Az elmúlt évek egyik legfontosabb tanulsága az üzleti világban, hogy a megoldások leértékelődtek. Ami korábban évek munkája volt – egy új folyamat kitalálása, egy alkalmazás lefejlesztése, egy komplett üzleti terv összeállítása – ma már sokszor napok, sőt órák alatt létrejön. A mesterséges intelligencia és a low-code eszközök világában bárki képes megoldásokat gyártani.
Ez elsőre nagyszerűnek tűnik, de van egy következménye: ha bárki meg tudja csinálni, akkor önmagában a megoldás már nem érték. Könnyen másolható, könnyen reprodukálható.
A valódi érték ma már nem a megoldásban, hanem a probléma pontos felismerésében rejlik. Egy égető, valós, ügyfél által megélt probléma az új valuta. Ezt a gondolkodást erősíti az is, hogy a világ egyik legnagyobb mérnökcége, a Bosch, már nem megoldásokat, hanem problémákat versenyeztet. Ők is tudják: ha jó a probléma, a megoldás meg fog születni.
És miért fontos ez nekünk? Mert ha ügyfeleink problémáit pontosan megértjük, akkor tudjuk, hogy az xFLOWer nem egyszerűen egy szoftver, hanem válasz azokra a fájdalmas mindennapi helyzetekre, amelyekben a cégek ma is elveszítik az idejüket, pénzüket, ügyfeleiket.
Ebben az anyagban összegyűjtöttünk 250 tipikus problémát, amikkel különböző iparágakban találkozunk. A lista nem ismétli önmagát, hanem átfogó képet ad arról, milyen területeken tud az xFLOWer változást hozni – az adminisztrációtól a biztosításon át a távközlésig.
A lista nem teljes – de elég ahhoz, hogy megmutassa: az xFLOWer nem csak képes kezelni ezeket a problémákat, hanem új alapokra helyezi a működést..
Adminisztráció és dokumentumkezelés (1–25)
Az adminisztráció és dokumentumkezelés a szervezetek láthatatlan gerince. Ha ezek a folyamatok akadoznak, az megbénítja a pénzügyet, a HR-t, a jogi területet és az ügyfélkapcsolatot is.
Mégis, a legtöbb cégnél ma is szigetszerű Excel-listák, papíralapú nyilvántartások és átláthatatlan e-mail-folyamok uralják a mindennapokat. Ezek időrablóak, hibára hajlamosak és teljesen átláthatatlanok.
Az alábbiakban 25 tipikus problémát soroltunk fel, amelyek szinte minden vállalatnál visszatérően gondot okoznak.
Dokumentumkezelési hibák
- Beérkező dokumentumok manuális iktatása hibákkal.
Duplikációhoz és elvesző iratokhoz vezet. - Papíralapú irattár fenntartása.
Költséges és nehézkes, a keresés lassú és pontatlan. - Dokumentumverziók összekeverednek.
Gyakran hibás változat kerül használatba. - Régi döntések és dokumentum-előzmények visszakereshetetlenek.
Ezért ugyanazokat a hibákat ismétlik. - Sablonok mindenkinél külön vannak elmentve.
Nem egységes dokumentumok születnek. - Szabályzatok régi verziói is elérhetőek.
A dolgozók rossz dokumentumokat használnak. - Jogszabályi megőrzési idők manuális követése.
Bírságveszélyt jelent.
Folyamatbeli elakadások
- Határidők rendszeresen kicsúsznak.
Nincsenek automatikus értesítések. - Papíralapú aláírási folyamatok.
Napokra vagy hetekre megakasztják az ügyeket. - Nem egyértelműek a felelősségi körök.
Emiatt sok ügy elakad. - Nem egyértelmű, melyik űrlapot kell kitölteni.
Felesleges kérdezősködés lassítja a munkát. - Al-ügyek Excelben történő kezelése.
Szétesnek az összefüggések, és nehéz priorizálni.
Átláthatóság hiánya
- Nem látszik, kinél van egy adott ügyirat.
Felelősségi vitákat okoz. - Nincs egységes ügyfél- vagy szerződésszám.
Az információk szétszóródnak. - Riportok manuális Excel-összeállítással készülnek.
Tele hibával és időigényesek. - Riportkészítés ad-hoc és időigényes.
A vezetők nem kapnak naprakész képet. - Nincs belső audit-nyomvonal.
Nem bizonyítható, ki mikor mit módosított. - Nem átlátható, hány ügy van folyamatban.
Nehéz kapacitást tervezni.
Erőforráspazarlás
- E-mailek és mellékletek nem kapcsolódnak az ügyhöz.
Az információ elveszik. - Több rendszerben kell ugyanazt az adatot rögzíteni.
Dupla munkát és eltéréseket okoz. - Ügyintézés sok felesleges kattintást igényel.
Időt vesz el az értékteremtő munkától. - Dokumentumhozzáférések engedélyezése lassú.
Felesleges várakozást okoz. - Jogosultságkezelés kaotikus.
GDPR-kockázatot jelent. - Külső partnerek nem férnek hozzá a releváns dokumentumokhoz.
Extra e-mailezést generál. - Nincs központi tudásbázis.
Az információ szétszórtan él, sokszor csak egy-egy ember fejében.
Pénzügy és beszerzés (26–75)
Pénzügyi problémák (26–50)
- Számlák késve kerülnek be a rendszerbe.
A késedelmes rögzítés miatt előfordul, hogy a fizetési határidő is kicsúszik.
- Számlák többször rögzítve.
Duplikáció és hibás könyvelés keletkezik.
- Papíralapú számlajóváhagyás.
Hetekre elhúzódhat, amíg egy számlát több vezető is aláír.
- Költségkeretek követése manuális.
Nehéz ellenőrizni, hogy egy részleg túllépte-e a keretét.
- Költségelszámolások manuális kezelése.
A munkatársak késve vagy hiányosan adják le a költéseiket, így a könyvelés bizonytalan.
- Kiküldetéselszámolás papíron történik.
A szállásköltségek, napidíjak és jegyek kezelése átláthatatlan, sokszor hibás.
- Kintlévőségek követése Excelben történik.
Nem látszik valós időben, hogy ki mennyivel tartozik.
- Nincs automatikus fizetési felszólítás.
A behajtás csak manuálisan indul, így gyakran késik.
- Pénzügyi riportok kézi Excel-munkával készülnek.
Időigényes, hibalehetőségekkel teli folyamat.
- Projektköltségek nem kapcsolódnak közvetlenül a projektekhez.
Nehezen látható, mennyibe kerül egy-egy projekt.
- Készpénzes kiadások bizonylatai szétszórtan kerülnek be.
Hiányos és nehezen ellenőrizhető a pénztárkezelés.
- Nincs összeköttetés a számlázás és a szerződés-nyilvántartás között.
Ez miatt számlák kerülhetnek ki nem érvényes szerződés alapján.
- Devizás számlák kezelése manuális.
Árfolyamkülönbségek miatt pontatlan kimutatások készülnek.
- Előirányzatok és tényleges költések összevetése késik.
A vezetők nem látnak időben pontos képet a költséghelyekről.
- Nincs automatikus banki kivonat import.
Minden tételt kézzel kell rögzíteni.
- Költséghelyek és projektek közötti bontás utólag történik.
Ez hibás elszámoláshoz vezethet.
- Szállítói teljesítések nem kötődnek automatikusan a számlákhoz.
Ellenőrzési hiányosságok alakulnak ki.
- Papíralapú bizonylatok megőrzése sok helyet igényel.
A keresés és ellenőrzés emiatt lassú.
- Számlákhoz kapcsolódó szerződések külön mappákban vannak.
Az ellenőrzés lassú és pontatlan.
- Jogosultságkezelés nem egyértelmű a pénzügyi adatoknál.
Biztonsági kockázatot jelent.
- Nem átlátható, milyen pénzügyi dokumentumok várnak jóváhagyásra.
Ez lassítja a kifizetéseket és a döntéshozatalt.
Beszerzési problémák (51–75)
- Beszerzési igények e-mailben érkeznek.
Az információ szétszóródik és könnyen elveszik.
- Nincs egységes beszerzési folyamat.
Minden részleg másképp intézi a rendeléseket.
- Ajánlatkérések manuálisan készülnek.
Sok időt és adminisztrációt igényel.
- Ajánlatok összehasonlítása Excelben történik.
Átláthatatlan és könnyen hibás lehet.
- Nincs központi szállítói adatbázis.
Nehézen követhető, melyik partner milyen feltételekkel dolgozik.
- Szállítói szerződések külön mappákban vannak.
Nem ellenőrizhető gyorsan a kötelezettségvállalás.
- Beszerzési rendelések több csatornán érkeznek.
Az összehangolás és követés emiatt nehéz.
- Szállítási határidők manuálisan követve.
Gyakran késve derül ki, ha csúszás van.
- Nincs integráció a raktári és beszerzési rendszer között.
Az eltérések csak utólag derülnek ki.
- Beszerzési jóváhagyások papíralapon zajlanak.
Ez lassítja a teljes folyamatot.
- Nem átlátható, milyen rendelés mely projekthez tartozik.
Ezért nehéz a költségek nyomon követése.
- Szállítói teljesítések ellenőrzése manuális.
Könnyen átcsúszhatnak hibás teljesítések.
- Beszerzési riportok manuális Excel-munkával készülnek.
Időigényes és gyakran hibás.
- Szállítói reklamációk külön e-mailekben futnak.
Nincs központi nyilvántartás.
- Beszerzési adatok több rendszerben szerepelnek.
Ez duplikációhoz és eltérésekhez vezet.
- Nincs automatikus riasztás a késedelmes szállításokra.
A problémák csak utólag derülnek ki.
- Szállítói értékelés nem rendszeres.
Nehéz eldönteni, melyik partner megbízható.
- Nincs standardizált beszerzési sablon.
Az igénylések és rendelések formátuma eltérő.
- Beszerzési döntések dokumentálatlanok.
Nem átlátható, ki miért választott egy szállítót.
- Külföldi szállítók kezelése manuális.
Az eltérő jogi és vámkövetelmények hibalehetőségeket okoznak.
- Nincs naprakész költségösszesítő a beszerzésekről.
A vezetők csak késve látnak rá a kiadásokra.
- Beszerzési folyamatokhoz nincs központi workflow.
Minden részleg saját megoldást használ.
- Beszerzési dokumentumok szétszórtan tárolódnak.
Ez lassítja az ellenőrzést és az utókövetést.
HR és munkaügy + HR kihelyezés (76–110)
A HR a legtöbb szervezetben az egyik leginkább adminisztrációval terhelt terület. A klasszikus munkaügyi folyamatok (belépés, kilépés, szabadság, képzés) mellett sok vállalatnál külön kihívást jelent a kihelyezett munkaerő kezelése is. Ha ezek Excelben, e-mailben vagy papíron zajlanak, az hibákhoz, csúszásokhoz és elégedetlenséghez vezet – ráadásul jelentős jogi és pénzügyi kockázatot hordoz.
- Belépési folyamat papíralapú, sok aláírással.
A dokumentumok gyakran elvesznek, ami késlelteti a munkába állást.
- Kilépéskor nem követhető, hogy a dolgozó leadta-e az összes eszközt.
Ez veszteséget okozhat, és felelősségi vitákat szül.
- Szabadságigények e-mailben érkeznek.
Könnyen elvesznek, és nem látszik, ki mikor van távol.
- Onboarding folyamat elhúzódó, nincs egységes ellenőrzőlista.
A dolgozók késve tudnak teljes értékű munkát végezni.
- Képzési igények nem kerülnek nyilvántartásba.
Sok fejlesztési lehetőség elmarad, és nem átlátható a költség.
- Teljesítményértékelések nem egységes formátumban készülnek.
Ez ellehetetleníti az összehasonlítást és a hosszú távú követést.
- Helyettesítések nincsenek szabályozva.
Egy-egy ügy vagy projekt elakad, ha valaki hiányzik.
- Munkaszerződések verziókezelése manuális.
Nem egyértelmű, melyik a legfrissebb változat, ami jogi kockázatot jelent.
- Bérfejlesztési folyamat nem transzparens.
A dolgozók bizalmatlanok lesznek, ha a döntések nem átláthatóak.
- Betegszabadság dokumentumai papíron érkeznek.
Ezek feldolgozása lassú, és hibákhoz vezethet.
- Munkavédelmi oktatások nyilvántartása kézzel történik.
Nehezen bizonyítható a megfelelőség hatósági ellenőrzéskor.
- Próbaidő lejártáról nincs automatikus értesítés.
Így sokszor késve történik a döntés a munkaviszony folytatásáról.
- Toborzási folyamat Excelben vezetett.
Az adatok duplikálódnak, és nem követhető az álláspályázatok státusza.
- Belső pozíciókra jelentkezések e-mailben zajlanak.
Ez nem átlátható, és sok esélyes pályázat elveszhet.
- HR riportok ad-hoc készülnek.
Ez rengeteg manuális munkát igényel, és nem mindig pontos.
- Dolgozói panaszok és javaslatok nem kerülnek rendszerszintű feldolgozásra.
A visszajelzések elhalnak, így romlik a munkavállalói elégedettség.
- Juttatások kezelése (cafeteria, bónuszok) manuálisan történik.
Ez sok hibát okoz, és átláthatatlanná teszi a rendszert.
- Külsős munkaerő-szerződések külön mappákban vannak.
Ez megnehezíti az ellenőrzést és a hosszabbításokat.
- Munkaidő-nyilvántartás kézzel vezetett.
Ez hibás lehet, és vitákat okoz a bérszámfejtésnél.
- Nincs automatikus kapcsolat a timesheet és a számlázás között.
Ez sok manuális ellenőrzést és késedelmet eredményez.
- Ügyféljóváhagyás a kihelyezett munkaórákra e-mailben történik.
Ez nehezen bizonyítható, és késlelteti a számlázást.
- Kihelyezett munkatársak számlázási alapadatai nem pontosak.
Ez téves számlázáshoz és vitákhoz vezethet.
- Bérbeadott munkaerő elszámolása sok egyeztetést igényel.
A manuális folyamatok miatt gyakori a késedelem.
- Havi elszámolások manuálisak és nem szabványosak.
Ez időigényes, és nehezen auditálható.
- Ügyfél-oldali jóváhagyások nincsenek rendszerszinten rögzítve.
Egy vita esetén nehéz bizonyítani a teljesítést.
- Nem követhető, hogy egy munkatárs hány projekten dolgozik.
Ez túlterheltséghez és pontatlan kapacitástervezéshez vezet.
- HR adminisztráció aránytalanul sok időt visz el.
Kevesebb erőforrás jut a stratégiai HR feladatokra.
- Kihelyezett munkaerő szerződések nem egységes sablon szerint készülnek.
Ez jogi kockázatot és felesleges egyeztetést okoz.
- Határidők (pl. orvosi vizsgálatok) könnyen kicsúsznak.
Ez törvényi megfelelési problémákat hozhat.
- Munkaidő-korlátok (pl. túlóra) nem ellenőrzöttek.
Ez munkaügyi bírsághoz vezethet.
- Nincs automatikus riport az ügyfelek felé a ledolgozott órákról.
Az ügyfelek sokszor késve kapnak információt.
- HR dokumentumokhoz való hozzáférés nincs megfelelően szabályozva.
Ez adatvédelmi kockázatot jelent.
- Betanítási anyagok szétszórva találhatók.
A dolgozók nem egységesen kapják meg az induláshoz szükséges tudást.
- Munkaerő-kölcsönzés pénzügyi eredménye nehezen mérhető.
A HR és a pénzügy nincs megfelelően összekapcsolva.
- Dolgozói elégedettség mérése ad-hoc történik.
A szervezet nem látja időben, ha romlik a munkahelyi hangulat.
Jog (111–125)
A jogi terület központi szerepet játszik a vállalat életében: szerződések, panaszok, jogviták, megfelelés. Ha ezek nem digitális és átlátható folyamatban zajlanak, akkor a cég kitettsége drasztikusan nő – elveszett határidők, peres ügyek, bírságok formájában.
- Szerződések különböző mappákban vannak.
Ez megnehezíti a hozzáférést, és vitás helyzetben nem bizonyítható az aktuális verzió.
- Nincs automatikus emlékeztető a szerződés-hosszabbításokra.
Lejárt szerződések alapján történhet a teljesítés, ami jogi kockázat.
- Szerződésmódosítások nem dokumentáltak rendszerszinten.
Egy vita során nem követhető, ki és mikor változtatott.
- Jóváhagyási lánc a szerződéseknél átláthatatlan.
Ez késedelmet okoz, és felesleges egyeztetésekkel jár.
- Titoktartási nyilatkozatok külön papíron gyűlnek.
Nehezen visszakereshetők, és megfelelőségi kockázatot hordoznak.
- Panaszok nyilvántartása nem egységes.
Az ügyek szétszórtan élnek, és nehéz átfogó képet adni a vezetésnek.
- Határidők (pl. bírósági beadványok) manuálisan követve.
Ez könnyen kicsúszáshoz és bírsághoz vezet.
- Jogszabályváltozások követése nem automatizált.
A szervezet késve reagál, így megfelelőségi kockázat keletkezik.
- Peres ügyek dokumentumai szétszórva vannak.
Ez átláthatatlanná teszi az ügyek állását és lassítja a jogi képviseletet.
- Hatósági vizsgálatok dokumentumai nem központilag tároltak.
Ez megnehezíti a gyors és pontos adatszolgáltatást.
- Compliance ellenőrzések manuálisan történnek.
Ez sok hibalehetőséget és átláthatatlanságot eredményez.
- Kártérítési ügyek kezelése Excelben történik.
Ez lassú, és vitás helyzetben nem elég bizonyító erejű.
- Jogászok közötti feladatmegosztás nem transzparens.
Nem egyértelmű, ki felel az adott ügyért, ami csúszásokhoz vezet.
- Nem készül rendszeres riport a jogi ügyek állásáról.
A vezetés csak ad-hoc kap képet a folyamatokról.
- Titkosított dokumentumok hozzáférése nincs szabályozva.
Ez adatvédelmi és üzleti titokkal kapcsolatos kockázatot jelent.
Biztosítás (126–150)
A biztosítási szektorban kiemelt jelentőségű a pontos adminisztráció, az ügyfélkapcsolat és a gyors kárügyintézés. A késedelmek, a manuális egyeztetések és az átláthatatlanság közvetlenül vezetnek ügyfélpanaszhoz és bizalomvesztéshez. Legyen szó asszisztencia-szolgáltatásról (autó, lakás) vagy életbiztosításról, a folyamatok digitalizálása kulcsfontosságú.
- Kárbejelentések papíron érkeznek.
Ez lassú feldolgozást eredményez, és sok információ elveszhet.
- Kárügyek státusza nem látható valós időben.
Az ügyfél nem tudja követni, hol tart az ügye, ami elégedetlenséget szül.
- Dokumentumok (pl. fotók, rendőrségi jegyzőkönyvek) e-mailben gyűlnek.
Ez nehezen kereshető, és sokszor hiányos aktát eredményez.
- Asszisztencia-szolgáltatások (autó, lakás) koordinációja telefonon zajlik.
Ez lassú, és az információk könnyen elvesznek.
- Orvosi szakvélemények manuális feldolgozása lassítja a folyamatot.
Ez hetekkel nyújtja meg a kárkifizetést.
- Ügyfélpanaszok kezelése Excelben történik.
Nehéz mérni és elemezni a visszatérő problémákat.
- Havi elszámolások kézi munkával készülnek.
Ez sok hibát eredményez, és késlelteti a kifizetéseket.
- Közvetítők jutalékelszámolása manuális.
Ez átláthatatlan, és vitákat szül az ügynökökkel.
- Szerződéskötés ügyfélnél papíron történik.
A folyamat lassú, és az adatok hibásan kerülhetnek a rendszerbe.
- Biztosítási ajánlatok jóváhagyása e-mailben zajlik.
Ez átláthatatlan, és könnyen elakad a folyamat.
- Életbiztosítási szerződések havi egyeztetése manuális.
Ez időigényes és hibázási lehetőségekkel terhelt.
- Biztosítási események bejelentése call centeren keresztül történik.
Ez túlterheli az ügyfélszolgálatot, és sokszor adatvesztést okoz.
- Asszisztencia-partnerek teljesítése nincs mérve.
Az ügyfél rossz szolgáltatói élményt kaphat, ami a biztosító hírnevét rontja.
- Kárkifizetések státusza nem átlátható.
Ez bizonytalanságot kelt az ügyfélben, és panaszokhoz vezet.
- Biztosítási szerződésmódosítások nem nyomonkövethetők.
Ez hibás kifizetésekhez vagy fedezethiányhoz vezethet.
- Kárfelmérők munkája nincs digitalizálva.
Ez sok papírmunkát és késedelmet okoz.
- Biztosítási jelentések manuális összeállítással készülnek.
Ez rengeteg időt vesz igénybe, és pontatlan lehet.
- Nincs automatizált kapcsolat a banki rendszerekkel.
A kárkifizetések késnek, ami ügyfélpanaszhoz vezet.
- Asszisztencia-szolgáltatások visszamérése hiányzik.
A vezetés nem látja, mely partnerek dolgoznak jól vagy rosszul.
- Biztosítási fedezetek nyilvántartása manuális.
Ez pontatlanságot okoz, és kockázatot jelent.
- Közvetítők teljesítményének értékelése nem rendszerszinten zajlik.
Így a gyengén teljesítők is hosszú ideig a rendszerben maradhatnak.
- Biztosítási csalások kiszűrése manuális.
Ez lassú, és nagy veszteségeket okozhat.
- Orvosi költségek és számlák feldolgozása papíron történik.
Ez sok hibához és késedelmes kifizetéshez vezet.
- Havi jutalék- és díjelszámolások nem egységes rendszerben készülnek.
Ez átláthatatlanná teszi az ügynökökkel való kapcsolatot.
- Biztosítási fedezetek összehasonlítása ügyfélnél manuális.
Ez lassítja az értékesítést, és rontja az ügyfélélményt.
Kereskedelem B2C (151–160)
A fogyasztói kereskedelemben a legnagyobb kihívás az egységes ügyfélélmény biztosítása. A háttérben azonban sok adminisztráció és koordináció zajlik: terméklistázás, akciók, kampányok. Ha ezek manuálisak és széttagoltak, az azonnal meglátszik a vevői elégedettségen és az értékesítésen.
- Terméklistázás manuálisan történik.
Ez hibákhoz, lassú feltöltésekhez és csúszó akcióindításokhoz vezet.
- Akciók és promóciók kezelése nem egységes.
Az eltérő folyamatok miatt sokszor késve indulnak a kampányok.
- Kampányok koordinációja e-mailben zajlik.
Ez átláthatatlan, és sok félreértéshez vezet a marketing és az értékesítés között.
- Marketinganyagok jóváhagyása késik.
A hosszú jóváhagyási folyamatok miatt elcsúszik a kampányidőzítés.
- Vásárlói visszajelzések feldolgozása manuális.
Ez lelassítja a reakciót, és az ügyfélpanaszok újra megjelennek.
- Online és offline csatornák közötti adatáramlás nem egységes.
Az eltérő adatok zavart keltenek az árakban és a készletben.
- Árlista változtatások kézzel történnek.
Ez hibákhoz vezet, és nem biztosít egységes árkommunikációt.
- Webshop termékadatok és belső készlet nem integrált.
Ez készlethiányhoz vagy téves rendeléshez vezethet.
- Panaszkezelés nincs bekötve a CRM-be.
Az ügyfélszolgálat és az értékesítés nem látja egyben az ügyfél előzményeit.
- Kampányok hatékonysági riportjai manuálisak.
Ez késve érkezik a vezetéshez, és nem segíti a gyors döntést.
Kereskedelem B2B (161–170)
A B2B kereskedelemben a partnerkapcsolatok, a szállítói folyamatok és a jóváhagyások átláthatósága a kulcskérdés. Ha ezek nincsenek digitálisan támogatva, a rendelések lassulnak, a viták elszaporodnak, és a partneri élmény romlik.
- Partneri adatbázis Excelben vezetett.
Az adatok duplikáltak és nehezen kereshetők.
- Szállítói portál hiányzik.
A kommunikáció e-mailben történik, ami átláthatatlan és lassú.
- Megrendelések feldolgozása manuális.
Ez sok hibához és felesleges egyeztetéshez vezet.
- Szállítói adatok nem szinkronizáltak a belső rendszerrel.
Ez adateltérést okoz, és lassítja a rendelés teljesítését.
- Rendelési jóváhagyások átláthatatlanok.
A folyamat sokszor elakad, mert nincs egységes workflow.
- Partneri szerződések szétszórva vannak.
Nehezen visszakereshetők, és vitás helyzetekhez vezetnek.
- Ugyanazt az adatot több rendszerbe is fel kell vinni.
Ez rengeteg felesleges munkát és hibát okoz.
- Partneri teljesítések értékelése nincs rendszerszinten.
Ez miatt a rosszul teljesítő beszállítók hosszú ideig bent maradnak.
- Partnerkapcsolati riportok manuálisak.
Ez késlelteti a stratégiai döntéseket.
- Szállítási határidők figyelése manuális.
Ez könnyen kicsúszáshoz vezet, és ügyfélpanaszt okoz..
Távközlés (171–185)
A távközlési szektorban a panaszok és hibajegyek gyors kezelése, valamint az előfizetői folyamatok átláthatósága kulcsfontosságú. Ha ezek manuálisan és szétszórtan zajlanak, az ügyfél elégedetlenséghez és versenyhátrányhoz vezet.
- Ügyfélpanaszok e-mailben érkeznek.
Nem keletkezik automatikus hibajegy, így sok ügy elveszik.
- SLA-k teljesülése nem követhető valós időben.
A vezetés csak utólag látja, hogy hol történt csúszás.
- Hibajegyek státusza nem átlátható az ügyfél számára.
Az ügyfél elégedetlen, mert nem tudja, hol tart a megoldás.
- Belső eszkalációk manuálisak.
Ez lassítja a megoldást, és sokszor késve indul az intézkedés.
- Több szervezeti egység bevonásakor információ vész el.
Ez késedelmet és félreértéseket okoz.
- Ügyfél nem kap automatikus értesítést a hibajegy állapotáról.
Ez bizonytalanságot és újabb panaszt eredményez.
- Panaszok és hibák típusai nem kerülnek elemzésre.
A visszatérő hibák újra és újra megjelennek.
- Új előfizetés indítása papíralapon történik.
Ez lassú, és sok adminisztrációt igényel.
- Előfizetői szerződésmódosítások manuálisak.
Ez hibás adatokhoz és elégedetlenséghez vezethet.
- Szolgáltatás-aktiválás több rendszerben zajlik.
Az eltérő lépések miatt a folyamat lassú és hibás lehet.
- Hálózatfejlesztési engedélyek papíralapon készülnek.
Ez lassítja a fejlesztést, és könnyen elakad az ügy.
- Előfizetői adatok többször kerülnek rögzítésre.
Ez adateltérést és hibás ügyféladatokat eredményez.
- Szolgáltatás-lezárások nem automatizáltak.
Az ügyfél továbbra is számlát kaphat, miközben a szolgáltatást már megszüntette.
- Előfizetői portál nincs összekapcsolva a belső rendszerrel.
Az ügyfélnek újra kell rögzítenie az adatokat, ami elégedetlenséget szül.
- Előfizetői életciklus riportja nem készül.
A vezetés nem látja, milyen arányban maradnak vagy távoznak az ügyfelek.
IT ticketing (186–200)
Az informatikai incidensek és változtatási kérelmek kezelése minden nagyvállalatnál kritikus. Ha nincs átlátható és szabályozott rendszer, az incidensek elhúzódnak, az SLA-k sérülnek, és a felhasználói elégedetlenség nő. A hibajegykezelés digitalizálása alapfeltétel lenne, mégis sok helyen elmarad.
- Incidensek bejelentése e-mailben történik.
Nem keletkezik automatikus hibajegy, így az ügyek elveszhetnek.
- Hibajegyek státusza nem látható valós időben.
A felhasználó bizonytalanságban van, és újra érdeklődik.
- SLA-k betartása nem követhető digitálisan.
A vezetés csak utólag látja, ha nem teljesültek a vállalások.
- Change request-ek kezelése manuális.
Az e-mailes egyeztetés átláthatatlan, és sokszor elakad.
- Jogosultságigények nem rendelkeznek workflow-val.
Ez késedelmet okoz, és biztonsági kockázatot jelent.
- Incidensek és change request-ek külön rendszerekben élnek.
Ez széttöredezett információhoz és duplikált munkához vezet.
- Visszatérő hibák elemzése manuális.
Ez lassú, és a problémák újra és újra előfordulnak.
- Prioritáskezelés nem üzleti hatás alapján történik.
A kritikus ügyek nem mindig kerülnek előre.
- Több osztály közötti átadásnál információ vész el.
Ez lassítja a megoldást, és félreértéseket okoz.
- Felhasználói elégedettség nem kerül mérésre a hibajegyek után.
Így nem látszik, mennyire elégedettek az IT-támogatással.
- Hibajegy riportok manuálisan készülnek.
Ez időigényes, és sokszor pontatlan.
- Hibajegyek dokumentációja nem egységes.
Ez megnehezíti a tudás megosztását és az utánkövetést.
- Eszkalációk manuálisan történnek.
Ez lassítja a reakcióidőt és az ügyfélelégedettséget.
- Incidensek és változtatások kapcsolata nincs nyilvántartva.
Ez információhiányt és átláthatatlanságot okoz.
- Tudásbázis nincs összekapcsolva a hibajegykezelővel.
Az ismétlődő problémák újra felmerülnek, mert nincs tanulási folyamat.
Infrastruktúra üzemeltetés (201–225)
Az infrastruktúra üzemeltetés (IT és ingatlan) rengeteg apró, de kritikus folyamatból áll. Ha ezek papíron vagy széttagolt rendszerekben zajlanak, a hibák, késedelmek és biztonsági kockázatok mindennapossá válnak. Az átláthatóság és az automatizálás hiánya közvetlen hatással van a biztonságra, a költségekre és a fenntarthatóságra.
- Karbantartási igények e-mailben érkeznek.
Az ügyek elveszhetnek, és nem látható, mikor kerülnek feldolgozásra.
- Nincs központi eszköznyilvántartás.
Az IT-eszközök és ingatlanok állapota nem követhető.
- Karbantartási naplók papíron vezetettek.
Ez átláthatatlan, és ellenőrzéskor nem bizonyítható.
- Engedélyek manuálisan követettek.
Ez könnyen bírsághoz vezethet, ha egy engedély lejár.
- Nem látható, mely eszköz mikor volt utoljára karbantartva.
Ez meghibásodásokhoz és kieséshez vezet.
- Bérlemények szerződései szétszórva vannak.
Ez lassítja a hosszabbítást, és vitákhoz vezethet.
- Alvállalkozói munkák dokumentálása hiányos.
Nem bizonyítható a teljesítés, ami vitákhoz vezet.
- Eszkaláció kritikus hibák esetén nem automatizált.
Ez lassítja a hibaelhárítást.
- Karbantartási költségkontroll nincs rendszerszinten.
Ez pazarláshoz és túlköltéshez vezet.
- Biztonsági ellenőrzések manuálisan zajlanak.
Ez nem megbízható, és megfelelőségi kockázatot jelent.
- Riportok az üzemeltetésről manuálisak.
A vezetés nem látja időben a problémákat.
- Karbantartási feladatok kiosztása Excelben történik.
Ez kaotikus, és a feladatok könnyen elmaradnak.
- Hibajelentések státusza nem követhető.
A dolgozók nem tudják, mikor várható megoldás.
- Éves ellenőrzések ütemezése manuális.
Ez csúszásokhoz és bírságokhoz vezethet.
- Karbantartási költségek projektekhez rendelése kézzel történik.
Ez hibás adatokat és pontatlan pénzügyi képet eredményez.
- Eszközök selejtezési folyamata nincs szabályozva.
Ez pazarláshoz és készletkezelési problémákhoz vezet.
- Ingatlan karbantartási igények nem standard workflow-ban futnak.
Ez átláthatatlan és lassú feldolgozást eredményez.
- Ingatlanhoz kapcsolódó dokumentumok szétszórtan vannak.
Ezek keresése sok időt vesz igénybe.
- Hálózati infrastruktúra hibái lassan kerülnek feldolgozásra.
Ez kieséshez és ügyfélelégedetlenséghez vezet.
- IT és ingatlan karbantartási folyamatok nem integráltak.
Ez duplikált munkát és információvesztést okoz.
- Bérlői panaszok manuálisan kerülnek feldolgozásra.
Ez lassítja a válaszadást, és növeli az elégedetlenséget.
- Hatósági ellenőrzések dokumentációja széttagolt.
Ez lassú reakciót és bírságkockázatot jelent.
- Kritikus rendszerek rendelkezésre állását nem monitorozzák folyamatosan.
Ez előre jelezhető hibákat eredményez, amelyek elkerülhetők lennének.
- Alvállalkozói teljesítések minőségellenőrzése nincs dokumentálva.
Ez vitás helyzetekhez és szolgáltatásminőségi problémákhoz vezet.
- Fenntarthatósági riportok manuálisan készülnek.
Az energia- és hulladékgazdálkodás adatai pontatlanok, és sok időt igényelnek.
Közszféra (226–230)
Az államigazgatásban és az önkormányzatoknál a legnagyobb kihívást a határidők betartása, a jogszabályi megfelelés és a dokumentumok átlátható kezelése jelenti. A papíralapú iktatás és az elavult rendszerek miatt rengeteg idő és energia vész el.
- Iktatókönyvek manuálisan vezetettek.
Ez hibás bejegyzésekhez vezet, és nehéz visszakeresni a dokumentumokat.
- Állampolgári megkeresések e-mailben vagy papíron érkeznek.
Ezek elveszhetnek, és nem átlátható, ki foglalkozik velük.
- Hatósági határidők manuális követése bizonytalan.
Könnyen kicsúsznak a határidők, ami bírsághoz vezethet.
- Riportok előállítása hetekig tart.
Ez lassítja a döntéshozatalt és a vezetői átláthatóságot.
- Jogszabály által előírt dokumentumok szétszórva vannak.
Ez megfelelőségi kockázatot jelent és nehezíti az ellenőrzést.
Oktatás (231–235)
Az oktatási intézményekben a diákok és tanárok adminisztrációja, valamint a kutatási dokumentációk kezelése sok helyen még mindig papíralapon történik. Ez lassú, hibás és az átláthatóságot is rontja.
- Hallgatói kérelmek papíron érkeznek.
Ez lassú feldolgozást és sok elveszett ügyet eredményez.
- Kutatási pályázatok dokumentációja szétszórtan van tárolva.
Ez nehezíti a pályázatok nyomonkövetését és a határidők betartását.
- Vizsgairatok és jegyzőkönyvek papíron tároltak.
Ez időigényes keresést és adatvesztést okozhat.
- Publikációk és tudományos eredmények nyilvántartása manuális.
Ez átláthatatlan és akadályozza az értékelést.
- Oktatási anyagok verziókövetése nincs megoldva.
A tananyagok elavulhatnak, és a hallgatók nem a friss változatot kapják.
Nonprofit (236–240)
A nonprofit szervezetek sokszor kevés erőforrással dolgoznak, ezért különösen fontos lenne a folyamatok automatizálása. A pályázatok, támogatói szerződések és donor-kommunikációk nyomonkövetése digitális eszközök nélkül nehézkes.
- Pályázati anyagok beadása Excelben vezetett listákkal történik.
Ez átláthatatlan és könnyen hibás lehet.
- Támogatói szerződések külön mappákban tároltak.
Ez megnehezíti a követést és a hosszabbításokat.
- Donorokkal való kommunikáció nincs rendszerezve.
Ez bizalomvesztést okoz és átláthatatlanná teszi a kapcsolatot.
- Jelentések a támogató felé manuálisan készülnek.
Ez rengeteg erőforrást igényel, és gyakran pontatlan.
- Határidők betartása nem automatizált.
Könnyen lemaradnak a támogatási feltételekről.
Gyártás (241–245)
A gyártócégeknél a minőségirányítás és a termelési folyamatok adminisztrációja kulcskérdés. Ha ezek Excelben vagy papíron történnek, az a hibák, reklamációk és fennakadások melegágya.
- Minőségellenőrzési hibák Excelben vezetettek.
Ez nem biztosít rendszerszintű nyomonkövetést és javítást.
- Vevői változtatási igények manuálisan kerülnek feldolgozásra.
Ez lassítja a gyártást, és hibás termékhez vezethet.
- Géphibák bejelentése papíron vagy telefonon történik.
Ez késlelteti a javítást és termeléskiesést okoz.
- Termelési naplók papíron vezetettek.
Ez átláthatatlan és nehezen auditálható folyamatot eredményez.
- Beszállítói auditok dokumentációja hiányos.
Ez megfelelőségi kockázatot és újabb hibás teljesítéseket okozhat.
Energia (246–250)
Az energiaszektorban a biztonság, az engedélyek és a fenntarthatósági szempontok miatt különösen fontos az átlátható folyamatkezelés. Az elavult adminisztráció késedelmeket és bírságokat okozhat, sőt a működés biztonságát is veszélyeztetheti.
- Engedélyezési folyamatok papíralapon zajlanak.
Ez lassítja a projekteket, és megfelelőségi kockázatot hordoz.
- Karbantartási naplók manuálisan vezetettek.
Ez átláthatatlan és nehezen auditálható.
- Biztonsági ellenőrzések Excelben dokumentáltak.
Ez nem megbízható, és megfelelőségi problémákat okozhat.
- Projektköltségek átláthatatlanok.
A sok kézi egyeztetés hibákhoz és vitákhoz vezet.
- Fenntarthatósági riportok manuálisak.
Az energia- és hulladékgazdálkodás adatai pontatlanok és késve állnak elő.
Zárás
A digitalizáció nem önmagáért való technológia. Nem arról szól, hogy új rendszereket vezetünk be, hanem arról, hogy mélyebben megértsük a problémáinkat – és azokra valódi, fenntartható válaszokat adjunk.
Az xFLOWer ebben nyújt támogatást: nem pusztán megoldásokat kínál, hanem új szemléletmódot hoz. Segít a szervezeteknek felismerni, hol vannak a szűk keresztmetszetek, és hogyan lehet azokat egyszerűen, átláthatóan és automatizáltan kezelni.
Mert a jövő nem azoké, akiknek a legszebb rendszereik vannak, hanem azoké, akik a legjobb problémákat tudják megfogalmazni – és bátorságuk van megoldani azokat.
-
Előző bejegyzés
AI vs. Profit: A kulcs a workflow
-
Következő bejegyzés
Miért bukik el a jogosultságkezelés a legtöbb szervezetben?
Hasonló írások
Mi az a low-code? És miért érdekli most hirtelen mindenkit?
A low-code lényege, előnyei és korlátai. Működési érettségi szintek, citizen developer
Működésdeficit: Rendszerek vannak. Működés nincs. Miért?
Az XFLOWer nem csak rendszer – működési logikát ad, vizualizál, integrál és valódi kontrollt visz…
A folyamatmenedzsment kezdete: Miért nem szabad az IT rendszertől várni a működési folyamatok átgondolását?
A sikeres digitalizáció érdekében fontos, hogy a vállalatok már az IT bevezetése előtt átgondolják és…
Beszerzést támogató szoftverek és workflow rendszerek összehasonlítása
A cikk gyakorlati útmutató a beszerzési digitalizációhoz: bemutatjuk a fő kategóriákat (S2P, P2P, S2C, workflow),…
