Az xFLOWer rendszer bevezetésekor, de már előtte, a tárgyalási szakaszban is többször felmerül a jogosultság kérdése, azaz ki mikor milyen adatokhoz, információhoz férhet hozzá, és hogyan “dönti el” a rendszer, hogy kinek mi a feladata. Az alábbi összefoglaló és esettanulmány ebben nyújt segítséget, bemutatjuk, milyen szempontok szerint kap valaki jogosultságot a szervezeten belül betöltött pozíciójának, szerepkörének megfelelően.
Az xFLOWer Folyamat- és Dokumentumkezelő rendszerben a felhasználói jogosultságok három szinten épülnek fel: skillek, jogosultságok és szerepkörök. Ezek együtt biztosítják, hogy minden feladat a megfelelő emberhez kerüljön, mindenki csak a saját munkáját lássa, és a rendszer teljes működése átlátható, biztonságos legyen.
1. Skillek (kompetenciák)
A skillek a folyamatlépésekhez kapcsolódnak: meghatározzák, hogy ki lehet felelőse az adott lépésnek, és ki végezheti el ténylegesen a feladatot.
Példa: egy számla ellenőrzés folyamatlépés csak olyan felhasználónak adható, aki rendelkezik pénzügyi skill-lel.
Így biztosítható, hogy a szakmai kompetencia mindig illeszkedjen a feladathoz.
2. Jogosultságok
A jogosultságok a keretrendszer funkcióihoz való hozzáférést szabályozzák.
Példák:
feltölthet-e dokumentumot,
küldhet-e emailt a rendszerből,
sztornózhat-e egy érvénytelen ügyet.
Ezzel biztosítható, hogy a felhasználók csak azokat a funkciókat használják, amelyekre valóban szükségük van.
3. Szerepkörök
A szerepkörök egy magasabb szintű jogosultsági keretet adnak.
A szerepkörhöz hozzárendelhetők:
skillek,
jogosultságok,
valamint meghatározható, hogy mely folyamatokban dolgozhat,
mely iktatókönyvű ügyeket érhet el,
mely törzsadatokat listázhat vagy kezelhet.
A szerepkör tehát egy „csomagolt jogosultság”, amely a teljes működési keretet szabályozza az adott munkakör számára.
A legegyszerűbb példa a fentiekre a DVG Zrt-nél a pénzügyi ügyfélszolgálat digitalizációja során az egyik legfontosabb feladat a szerepkörök és skillek megfelelő kialakítása volt.
Skillek: a pénzügyi ügyek intézésére jogosult kollégákhoz pénzügyi skilleket rendeltek, így a rendszer csak nekik adhatott ki ilyen típusú feladatot.
Jogosultságok: szabályozták, hogy ki küldhet ki hivatalos értesítést, ki módosíthat ügyet, ki tekinthet meg adott típusú dokumentumokat.
Szerepkörök: létrehozták az ügyintéző, csoportvezető és pénzügyi vezető szerepköröket, amelyek meghatározták, hogy mely folyamatokhoz férhetnek hozzá és milyen döntéseket hozhatnak.
Eredmény:
Az ügyek kiosztása automatikusan a megfelelő skillel rendelkező kollégához került.
A jogosultságok révén elkerülhetővé váltak a hibás vagy jogosulatlan műveletek.
A szerepkörök biztosították, hogy a vezetők átfogó rálátással, az ügyintézők pedig célzott feladatokkal dolgozzanak.
Ez a modell minden eddigi projektünkben bizonyította, hogy skillek + jogosultságok + szerepkörök kombinációjával rugalmas, biztonságos és átlátható jogosultsági rendszert lehet felépíteni az xFLOWer rendszerben, bármely területen.
Ügyfél:
DVG Zrt.
Projekt célja:
Pénzügyi folyamatok, ügyfélszolgálat
Együttműködés kezdete
2025
