A Dunakeszi Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal a beszerzések és szerződéskötések engedélyeztetési folyamatainak informatikai támogatásával kapcsolatban kereste meg a Click On Hungary Kft.-t, az xFLOWer Folyamat- és Dokumentumkezelő rendszer fejlesztőjét és szállítóját.
Kiinduló helyzet
A két szervezet esetében különösen érdekes helyzet áll fenn: a munkatársak egy része mindkét szervezetben tevékenykedik, tehát az önkormányzati és hivatali feladatokat ugyanazok a személyek látják el, eltérő szerepkörökben. Ennek megfelelően egy közös informatikai környezet került kialakításra, amelyben ugyanazon felhasználók kettős hozzáférési jogosultsággal rendelkeznek – azaz egyazon szoftverfelületen belül elérik mind az Önkormányzat, mind a Polgármesteri Hivatal ügyeit.
Ez a megoldás a magyar közigazgatásban ritka és különösen hatékony, hiszen egyszerre biztosítja az adatbiztonságot, az elkülönített nyilvántartást és az egységes munkakörnyezetet, megőrizve a szervezeti önállóságot, de kihasználva a közös erőforrásokat.
Korábban egyik szervezetnél sem működött olyan átfogó workflow rendszer, amely a beszerzési és szerződéskezelési folyamatokat egységes, szabályozott módon kezelte volna.
A dokumentumok kezelése, a jóváhagyások és a határidőkövetés papíralapon, e-mailben vagy táblázatokban történt, ami nehezen követhető, időigényes és hibalehetőségekkel teli folyamatokat eredményezett.
A vezetés célja az volt, hogy:
az adminisztratív terheket csökkentsék,
a folyamatok átláthatóvá váljanak,
a jóváhagyási láncokat digitalizálják,
és hosszú távon egy integrált, közös, de elkülönített nyilvántartásra épülő folyamatkezelő platformot hozzanak létre, amely mindkét szervezet működését támogatja.
A kihívás
A projekt egyik kihívása az volt, hogy két szervezetet (Önkormányzat és Hivatal) kellett egy közös informatikai környezetbe integrálni, miközben az indított ügyeket szét kellett választani a nyilvántartásban.
További problémák:
Különböző jóváhagyási logika vonatkozik a kimenő és beérkező szerződésekre.
A beszerzési igények nyomon követése manuális, nem volt automatizált jóváhagyási folyamat.
A dokumentumok tárolása és verziókezelése nem egységesen történt.
A vezetők nem rendelkeztek valós idejű rálátással az ügyek állapotára és határidejére.
A rendszertervezés során ezért kulcsfontosságú volt az adatbiztonság, a jogosultságkezelés finomhangolása, valamint az, hogy a dolgozók számára az új rendszer egységes, felhasználóbarát és átlátható maradjon – függetlenül attól, hogy éppen melyik szervezet nevében járnak el.
Megoldás: az xFLOWer bevezetése
A Click On Hungary Kft. az xFLOWer Folyamat- és Dokumentumkezelő rendszer bevezetését javasolta, amely rugalmasan képes kezelni mind az önkormányzati, mind a hivatali folyamatokat.
Szerződéskezelés
A rendszerben két külön jóváhagyási folyamat került kialakításra:
Az Önkormányzat és a Hivatal által generált szerződések esetében külön workflow működik, amely biztosítja a megfelelő hierarchikus jóváhagyási rendet.
A beérkező (partnerek által készített) szerződések egy másik folyamatban kerülnek feldolgozásra és jóváhagyásra, így elkülönül a kimenő és bejövő szerződéskezelés logikája.
Beszerzés-kezelés
A beszerzési igények a rendszerben egyedileg vagy gyűjtve is rögzíthetők.
Az igények automatizált jóváhagyási folyamaton haladnak végig – a döntések, elutasítások, kiegészítések és végül a megrendelések is nyomon követhetők.
A folyamat lezárása minden esetben egy jóváhagyott beszerzési igény megrendelésével történik.
Dokumentumkezelés
Az xFLOWer elektronikusan iktatja és tárolja a dokumentumokat az egyes ügyekhez kapcsolva.
Az előre megadott e-mail címekre érkező levelek automatikusan új ügyet indíthatnak, vagy csatolhatók a már meglévő folyamatokhoz – például egy szerződés visszaküldése esetén.
A kimenő dokumentumokat (pl. szerződések, megrendelések) sablonokból generálja a rendszer, és ezek szintén automatikusan az adott ügyhöz kerülnek.
Átláthatóság és ellenőrzés
A rendszer valós időben biztosít folyamatáttekintést:
a munkatársak látják saját feladataikat, határidejüket és státuszukat,
a vezetők pedig nyomon követhetik, mely ügy kinek a feladatlistáján van,
és azonnali riportokat készíthetnek a teljesítési folyamatokról, elakadásokról, határidős ügyekről.
Eredmények
A rendszer bevezetésével az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal működésében jelentős hatékonyságnövekedés valósult meg.
Egységes, digitális ügykezelési platform jött létre, amely egyszerre szolgálja mindkét szervezetet.
Megszűntek a párhuzamos, papíralapú és e-mailes jóváhagyások, a folyamatok automatizáltan futnak.
A vezetők valós idejű riportok alapján hoznak döntéseket.
A határidő-figyelés és automatikus értesítések révén csökkent a késedelmes ügyintézés.
A dokumentumok a korábbi verziókkal együtt, biztonságosan tárolódnak, minden ügyhöz hozzárendelve.
A felhasználók számára egyszerű, áttekinthető felület készült, amely gyorsan elsajátítható.
A rendszer architektúrája lehetővé teszi, hogy a jövőben további önkormányzati folyamatok (pl. beruházási, pályázati, iktatási) is integrálhatók legyenek.
Összegzés
Az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal projektje is alátámasztja, hogy az xFLOWer Folyamat- és Dokumentumkezelő rendszer nem csupán egy digitalizációs eszköz, hanem egy szervezeti működési keret, amely egységesíti, átláthatóvá és mérhetővé teszi a közigazgatási folyamatokat.
A közös, de elkülönített működés modellje – ahol ugyanazok a felhasználók két szervezet feladatait is ellátják egy rendszerben – egyedülálló megoldást jelent az önkormányzati szektorban.
Az xFLOWer bevezetésével az Önkormányzat és a Hivatal
hatékonyabban,
gyorsabban,
és jogszerűen dolgozik,
megteremtve a valódi digitális közigazgatási környezetet, amely a jövőben további fejlesztésekre és automatizációra is stabil alapot biztosít.
Ügyfél:
Dunakeszi Önkormányzat és Polgármesteri Hivatal
Projekt célja:
Beszerzések és szerződések folyamatának digitalizálása
Együttműködés kezdete
2021
