Top technológia, szigetszerűen alkalmazva

Munkánk során számos nagyvállalat központjába jutunk el konzultációra, szakmai tárgyalásra, és természetesen megbízás után a munkánk teljesítése miatt is. A legutolsó alkalmak egyikén a magyar gazdaság egyik kiemelkedő szereplőjének teljesen új központi irodájába kaptunk meghívást, ahol a vendégek fogadásában már az időpont-egyeztetéstől kezdve különböző technológiai megoldásokat vezettek be. Mindez persze azt a célt szolgálja, hogy a központi recepció, a fogadó fél és az érkező vendégek is a legkönnyebben jussanak be – lehetőleg kizárólag a számukra előzetesen engedélyezett – a tárgyalótérbe.

A vállalat ehhez egy több lépéses folyamatot tervezett, melyben a megszokott név – elérhetőség – időpont hármas leadása után nem csak meghívót, de egyből egy QR kódot is kap az érkező. Ezt aztán a megérkezést követően tudja beolvasni, így egyszerűsödik az azonosítás, a különböző kötelező oktatások és szabályok elfogadtatása, és a fogadó fél értesítése. Hiszen – elvileg – mindez egy rendszerben, zárt keretek között működik. A probléma abból adódik, ha ezek a részegységek mégsem kerültek integrálásra, hiszen a zárt rendszer miatt a frontban ülő dolgozónak csak hiányos információi vannak az előkészületekről.

Pontosan ebbe a problémába futottunk bele: bár az előzetes regisztráció során valóban megkaptuk a QR kódokat, amelyekkel elkezdhettük az oktatási anyagok megismerését, láthatóan megakadtunk a bejutásban. A kiküldött meghívó ugyanis nem volt hozzárendelve tárgyalóhoz, az utánajárást pedig nehezítette, hogy hozzáférés hiányában a front office nem is tudta, kit kellene megkérdeznie a továbbiakról. Így alakult ki az a helyzet, hogy egy alapvetően automatizált rendszer életre keltéséhez három ember, email-előzmények és telefonból ellenőrzött telefonszámok kellettek.