Számlázz.hu és xFLOWer - automatizált számlázás!

Mi köze a workflow-nak a számlázáshoz?

Szinte lehetetlen elképzelni olyan esetet ahol valaki gondol egyet és csak úgy kiállít egy számlát!
Számlázást minden esetben tevékenységek előzik meg, melyek valamilyen eredménye vezet el a számla elkészítéséig. Tehát elmondható, hogy a számlázás minden esetben egy üzleti folyamat része, azaz workflow szerűen működik.

Általában valamilyen termék / szolgáltatás értékesítése vagy egy-egy összetettebb projekt során jutunk el a számlázáshoz, mint feladatlépéshez. De ezt szinte minden esetben megelőzi (majd követi) jó néhány folyamatszerűen működő tevékenység:  ajánlatküldés, szerződés, megrendelés, beszerzési tevékenység, jóváhagyások, dokumentumok előállítása, emailezés, archiválás, majd következnek az utókövetési funkciók, mint pénzügyi ellenőrzés (pl.: fizetett-e), felszólító levelek, visszaküldték a számlát, át kell adni a könyvelőnek, át kell vezetni a projekt nyilvántartáson (eddig mit számláztunk), kezelni kell a kereteket (mikor kell majd megint számlázni), van-e még felhasználható összeg a keretszerződésben a jövőbeli számlázáshoz, stb.
Szóval rengeteg tevékenység. Ezek a tevékenységek azok melyekre célszerű workflow rendszert használni, lehetőleg úgy, hogy mind a számla befogadás, mind a számlakiállítás automatikus és a többi rendszerrel együtt (pl. számlázók) működő feladatsor legyen.

Miért szükséges workflow rendszer a számlázás automatizálásához?

Természetesen más rendszerekkel is megvalósítható akár automatikus számlázás is. Ugyanakkor az xFLOWer workflow rendszerben minden tevékenység előre meghatározott, kötött üzleti folyamatok mentén zajlik. Ennek megfelelően a számla kiállítása előtt akár már az ajánlatadás, szerződés és teljesítés típusú folyamatok is kezelhetők, automatizálhatók a rendszerben - így teljeskörű lesz a pénzügyi tranzakciók adminisztratív lefedettsége. A rendszernek köszönhetően egyrészt automatizálható a számlaadatok kitöltése, sőt, a rendszer akár meghatározott időközönként is indíthat számlázási folyamatot - és készíthet számlát - automatikusan. Így amennyiben például havidíjas terméket vagy szolgáltatást értékesítünk, elég csupán felvinni az ügyfél adatokat és meghatározni a számlázási gyakoriságot - a többit a rendszer elvégzi helyettünk, mindig azonos időben és ugyanolyan átfutással.
Természetesen a számla (elektronikus) kiküldése az ügyfél felé szintén automatikusan történik. Amikor a számla elkészül, akkor a számlázó program vagy az xFLOWer a beállítások szerint továbbíthja az ügyfélnek.

 

Mi történhet még a számlákkal?

  • Ha egy általános számlázási folyamatot veszünk alapul, akkor a következők még biztosan megtörténnek a rendszerben a számlák automatikus kiállításán és kiküldésén túl:
  • Kimenő számla jóváhagyása - a rendszerbe építhetők olyan ellenőrzési pontok, amelyeken automatikusan vagy manuálisan ellenőrizhetők a számla adatai, tételei, végösszege  még a számla kiállítása előtt.
  • A számlákhoz legtöbb esetben csatolni szükséges bizonylatokat, melyeket valahonnan - lehetőleg automatizáltan - elő kell venni / állítani. (Szerződés / Megrendelő / Teljesítés igazolás / Elszámolás, stb.)
  • Adat alapú számlakiállítás - Amennyiben a számlához tartozó ajánlat, szerződés is xFLOWer-ben készült, úgy a rendszer ezek adataiból is képes automatikusan számlát kiállítani. Más esetben az ügyfél számlázási adatait kell megadni, viszont csupán egy alkalommal, a továbbiakban - rendszeres és eseti számlázás esetén is - a rendszer a már megadott adatokat fogja felhasználni és a számlákat automatikusan kiállítja és elküldi.
  • Kimenő számla archiválása - Minden kimenő számla archiválásra kerül, és köszönhetően az xFLOWer fejlett dokumentumkezelő képességeinek, annak a adatai későbbiekben is felhasználhatók. 
  • Számlák és kapcsolódó dokumentumok összerendelése - A rendszerben akkor is összekapcsolódnak az egyes ügyfelekhez tartozó dokumentumok, ha nem minden dokumentum készült xFLOWer - ben. Így egy helyen megtalálhatunk minden, az ügyfélhez kapcsolódó dokumentumot, adatot, sőt akár jelentéseket is készíthetünk ezekről.
  • Jelentéskészítés - Az xFLOWer fejlett, testreszabott jelentéskészítési funkcióval rendelkezik. Az adatok bármilyen összefüggésben értelmezhetők az adott üzleti igénytől függően. Ezen adatok képezhetik az ügyfél törzsadatok, folyamatokhoz kapcsolódó adatok vagy dokumentum - adatok is, melyekből tetszőlegesen készíthetők elemzések, jelentések, sőt további integrációk segítségével akár BI rendszer input adataiként is továbbíthatók.
  • Számlák utókövetése: fizetett-e az ügyfél, visszaküldték-e valamilyen okból az számlát, felhasználtuk-e már a keretszerződésből lekötött összegeket, stb.

 

Univerzális rendszer

Az xFLOWer workflow rendszer nem csupán számlázási folyamat kezelésére, automatizálására szolgáló szoftver, hanem egy olyan sokrétű alkalmazás, amellyel bármilyen üzleti folyamat leképezhető és kezelhető, nagyrészt automatizálható. Ennek megfelelően a számlázási folyamatokon túlmenően például az ajánlatadás, szerződés, teljesítés, hibabejelentés, kivitelezés, karbantartás vagy akár kintlévőségkezelés folyamatai is kezelhetők benne. 
Az xFLOWer robosztus dokumentumkezelő funkciója segítségével pedig mindig, minden dokumentum rendelkezésre áll minden üzleti folyamat végig viteléhez. A rendszer minden adatot ment és minden tevékenységet naplóz, így nincs több elveszett dokumentum, nincs „elfelejtett”, „nem talált” adat vagy információ. Természetesen a csoportos dokumentumszerkesztés is támogatott a rendszerben verziókezeléssel együtt, így kollégái mindig biztosak lehetnek abban, hogy a megfelelő dokumentum verzió került hozzájuk szerkesztésre és természetesen az e-mailen körbeküldött belső dokumentumokat is elfelejthetjük használatával!

 

Számlázó / ERP rendszerek

xFLOWer tucatnyi számlázó / pénzügyi / ERP rendszerrel képes együttműködni, függetlenül attól, hogy ezek nagyvállalati (pl.: SAP, Libra, Navision, SmartBiz) vagy KKV szektorra pozícionált megoldások (pl.: Szamlazz.hu, Billzone.eu).