Blog

A hibabejelentéseket fogadó, az ügyfél számára visszajelzést adó, esetleg hiba státuszokat (pl. még nem foglalkoztunk vele, elkezdtük a javítást, elkészült, stb.) kezelő rendszereket általánosságban ticketing rendszereknek nevezzük. Egy hiba elhárításának, javításának folyamatai azonban messze túlmutatnak ezeken a funkciókon. Hogyan kezelhetünk minden, az egyes hibabejelentésekhez kapcsolódó tevékenységet egységesen, egy rendszeren belül? Erről szól mai posztunk.

Kintlévőségeink kezelése talán hálátlan, ám szükséges, és jó esetben megtérülő feladat. Ugyanakkor sok esetben nehéz lehet meghatározni, hogy milyen kintlévőségeink vannak pontosan, ezekhez milyen adatok kapcsolódnak, illetve, hogy melyiket hogyan kezeljük. De milyen segítséget nyújthat ebben workflow rendszerek használata? 

A be és kiléptetések kezelésén túlmenően egy sor olyan operatív feladatunk lehet a munkaerőkezelés terén, melyeket célszerű folyamat alapon elvégeznünk. ennek oka, hogy ily módon hatékonyabb, egyszerűbb, és sok esetben manuális munkát is kiváltó módon végezhetjük el ezeket a tevekénységeket. A teljesség igénye nélkül érintünk néhány területet, ahol hasznos lehet folyamatszinten is gondolkodni illetve célszerű folyamatkezelő rendszert használni.

Vajon miért lehet olyan lényeges - és érdekes - a jóváhagyások kezelése, hogy külön blogposztot szenteljünk neki? Hiszen a jóváhagyás egyszerű: szóban jelezzük, vagy emailben megírjuk igényünket felettesünknek, aki vagy jóváhagyja, vagy elutasítja, nem? Rövid válaszunk: nem. A jóváhagyások kezelése ennél jóval összetettebb és szervezeti szempontból lényegesebb tevékenység, így mai posztunk témája ez lesz.

Ügyfélszolgálati folyamatok alatt leginkább olyan front office típusú tevekénységeket szokás érteni, amelyek az ügyfelekkel való közvetlen kapcsolattartást hivatottak kiszolgálni, segíteni illetve valamilyen mértékig nyomon követni panaszaik, igényeik megoldását. Ezzel szemben az ügyfélszolgálati folyamatok értelmezése ennél jóval tágabban is elképzelhető, hiszen az egyes igények és problémák megoldási tevékenységei szervesen kapcsolódnak a front offce munkához. Erről lesz szó mai bejegyzésünkben.

Az utóbbi évtized a CRM rendszerek gyors és széleskörű terjedését hozta a kis és középvállalkozások körében. Ez mindenképpen örvendetes, hiszen sok vállalkozás értékesítése vált így hatékonyabbá, valamint rengeteg olyan értékesítési és marketing technikát is elsajátíthattak, alkalmazhattak a felhasználók, amelyek régebben kizárólag a nagyobb vállalatok számára voltak elérhetők.

Minden cég élete bevételek és költségek körül forog. Tervezés, allokáció, jóváhagyás, korrekció és így tovább, hogy csak néhány ehhez kapcsolódó tevékenységet említsünk. Ugyanakkor a költségek tervezése és a költségvetés tartása általában már nehezen valósítható meg a gyakorlatban, hiszen adódhatnak ad hoc kiadások, illetve sokszor kisebb költségeket könnyedén hagyunk jóvá, ugyanakkor ezek összeadódnak és így rombolják eredményünket. Hogyan kezelhetjük költségeinket hatékonyan és egységesen, megelőzve azok elszállását?

A számlázáshoz kapcsolódó üzleti folyamatok kimenő és bejövő számláinkat is érinthetik. Egy klasszikus számlakezelő rendszer általánosságban csak a bejövő számlákra fókuszál, ám képességei még ezesetben is limitáltak lehetnek. Workflow rendszerrel azonban bejövő és kimenő irányú számláinkat is egységes, testreszabott üzleti folyamatok mentén kezelhetjük, így biztosítva pénzforgalmunk átláthatóságát is.

Avagy hogyan előzhetünk meg elterjedt csalási módszereket protokollok és szabályozott működés segítségével?

A panaszkezelési tevékenységről - jogosan - leginkább az ügyfélszolgálati munka juthat eszünkbe, ahol az ügyfelekkel való kommunikáció, problémáik rögzítése illetve a számukra adott visszajelzések kezelése történik. De mitől oldódnak meg az ügyfelek panaszai, a kommunikáción kívül mire lehet még szükség a megoldáshoz? Folyamat alapon sorozatunk mai részében a panaszkezelés háttérfolyamataival foglalkozunk.

Sorozatunk mai részében a szerződések kezelését vizsgáljuk meg az üzleti folyamatok szempontjából. Miért nem statikusak szerződéseink és milyen folyamatokon keresztül kezelhetjük őket? Mi a teendőnk meglévő szerződéseinkkel? Hogyan archiváljunk digitálisan? Posztunkból kiderül!

Sorozatunk előző részében alaposan elemeztük a bejövő dokumentumok folyamat alapú kezelésének lehetőségeit. Ugyanakkor a szervezeten belül is keletkeznek dokumentumok, amiket ugyanígy kezelni szükséges - erről lesz szó most!

A Folyamat alapon sorozat előző részében áttekintettük az ajánlatadási folyamatokhoz kapcsolódó egyes tevékenységeket és megvizsgáltuk, miért fontos folyamatok alapján felépítenünk ajánlatadási tevékenységeinket. Jelen bejegyzésben pedig a dokumentumok kezelését igyekszünk a folyamatok oldaláról bemutatni, mivel gyakorlatilag minden dokumentumhoz kapcsolódnia kell valamilyen ügyintézésnek - azaz üzleti folyamatnak.

Új sorozatunk első részében az ajánlatkezelés folyamatát tekintjük át. Fontos felhívnunk a figyelmet, hogy a bemutatott folyamatok csupán egy lehetséges utat jelentenek, amit értelemszerűen módosítani, testre szabni lehet szükséges annak függvényében, hogy vállalkozásunkban pontosan hogyan végezzük ezt a tevékenységet. A lényeg, hogy lássuk: az ajánlatadás is folyamatokra épül és követhető, egységes tevékenységláncot érdemes felépíteni erre a célra is.

Új sorozatunkban arra vállalkozunk, hogy a napi rutinok, operatív tevékenységek nagy részét bemutassuk egy kissé talán más nézőpontból, mint a megszokott.

A napokban robbant a hír, miszerint az amerikai Amazon óriásvállalat raktári dolgozóit, azok munkavégzését egy olyan rendszer figyeli folyamatosan, ami képes akár figyelmeztetéseket küldeni vagy munkaviszonyokat megszüntetni, akár teljesen automatikusan is. Mivel a rendszer kifejezetten a munkaidő és a szünetek figyelésére kihegyezve került bevezetésre, a dolgozók arról panaszkodnak, hogy már szükségleteiket sem merik munkaidőben elvégezni, nehogy a rendszer - érzékelve "léhaságukat" - megszüntesse munkaviszonyukat vagy figyelmeztetést kapjanak emiatt. 

Az ipar 4.0 kifejezés az elmúlt években szinte minden ipari innováció kapcsán felmerült. Nagyjából ugyanez elmondható a digitalizáció és digitális transzformáció kifejezések kapcsán. Mindhárom kifejezés középpontjában - az automatizálás mellett - az adatok gyűjtése, értelmezése és az eredmények alklamazása áll, melyek alapján jobb, megalapozottabb üzleti döntések hozhatók.

A vállalati és egyéb hierarchikus rendszereket áttekintve az a benyomásunk alakulhat ki, - egyébként jogosan - hogy a szervezet csúcsán helyet foglaló szereplők mondják ki az utolsó szót lényeges kérdésekben illetve hoznak meg bizonyos döntéseket. Természetesen anélkül, hogy abba - hivatalos értelemben - komolyabb beleszólása lenne bárkinek is. Csakhogy a gyakorlat mást mutat, mivel az egyes kulcspozíciókat elfoglaló, a hierarchia szintjein lejjebb lévők kezében is komoly befolyás koncentrálódhat, hiszen a saját szakterületüknek adott esetben ők lehetnek a legfőbb ismerői, döntési jogkörökkel rendelkezhetnek, ennélfogva tevékenységük egy részét akár a magasabb szintek bevonása, jóváhagyása nélkül is végezhetik. 

Az élet minden területén igyekszünk a legjobb, vagy legalábbis számunkra legmegfelelőbb megoldásokat megtalálni. Legyen szó autó, ház, vagy éppen egy szoftver vásárlásáról. Ez természetes igény, ami teljesen érthető, ahogyan szintén logikusnak tűnik, hogy a megfelelő megoldást úgy választhatjuk ki, ha ismerjük az elérhető megoldásokat, lehetőségeinket. Ennek érdekében mit tehetünk? Össze kell hasonlítanunk a piacon elérhető termékeket, szolgáltatásokat! Erre a célra ma már számos eszköz áll rendelkezésünkre: online terméktesztek, összehasonlító oldalak, vagy akár a termékek gyártó általi leírása, állításai.

Napjainkban egyre többen foglalkoznak legalább hobbiszinten programozással, kvázi szoftverfejlesztéssel. Az elérhető képzések köre folyamatosan bővül, ezek hozzáférhetősége pedig egyre szélesebb. Ennek megfelelően mostanra kialakult egy bizonyos programozói réteg, amely leginkább saját igényeit kielégítő alkalmazásokat, programokat ír, amikor ideje és energiája engedi. Ugyanakkor programozókra hatalmas igény van a munkaerőpiacon, így a munkaadók is versengenek a kiváló munkaerő megnyeréséért vagy megtartásáért...

A szerződések kezelése minden cég életében meghatározó fontosságú, hiszen e dokumentumok tartalmazzák a leglényegesebb adatokat, teendőket, határidőket, amelyek ügyfeleink kiszolgálására vagy egyéb, "kötelező" tevékenységre vonatkoznak. Amennyiben szerződéseinket nem kezeljük megfelelően, úgy a bennük foglalt - általában igen fontos - vállalalások teljesülését kockáztatjuk.

Minden vállalkozás más és más. Máshogy működnek, más koncepciók alapján végzik tevékenységüket, ennek megfelelően teljesen eltérő, egyedi igényeik lehetnek a működésüket támogató szoftverek tekintetében is. Vajon lehetséges olyan dobozos terméket találni a piacon, amely teljes körűen kiszolgálja az egyedi igényeket?

Túl a "fejlett telefonkönyvön" ...

A következőkben néhány konkrét, alapvető cégműködés tervezési tevékenységről értekezünk, hiszen ahogy előző bejegyzésünkben kifejtettük, a jól működő, sikeres vállalkozás alapja a tervezett, később optimalizált működés kialakítása és fenntartása.
Kezdjük tehát az alapokkal, és vegyük szemügyre az operatív működést, jelenleg nem a szakmai kivitelezésre, hanem az ügyvitelre fókuszálva!

Miért fontos, hogy cégünket szervezetten, rendszerekben gondolkodva működtessük? Hogyan tarthatjuk meg ügyfeleinket, ahelyett, hogy a konkurenciával harcolnánk értük? Mitől lesz igazán elégedett ügyfelünk és hogyan tarthatjuk fenn elégedettségét hosszú távon is? Erről szól mai bejegyzésünk.

Még alig múltak el az ünnepek, máris több vezető portál cikkez arról, hogy a tavalyi után az idei évben is béremelések várhatóak. Cégvezetőként mit gondolsz, amikor e híreket olvasod? Lehet, van költséghatékonyabb megoldás is? Olvasd el bejegyzésünket és ismerd meg tippjeinket a helyzet kezelésére!

Szerencsére mára igen sok szervezetnek sikerült túllépnie a papír vezérelte folyamatok széleskörű alkalmazásán. Természetesen e folyamat - utóbb már digitális transzformáció néven - még mindig tart, viszont már látszik, hogy sok vállalkozás felismerte milyen előnyökkel jár a papír alapú ügyintézés modernizálása.  De miért is lesz egy folyamat dokumentum vezérelt? Erről és ezen folyamatok automatizálásáról szól bejegyzésünk.

Ha egyetlen tevékenységet kellene említenünk, ami teljesen biztosan minden cég életében megjelenik, az egyértelműen a számlázás lenne. A jogi környezet honi fejlődése ma már lehetővé teszi elektronikus és online számlázószoftverek használatát (bár a papír alapú számlázás még mindig igen elterjedt) így lehetőségünk nyílt számlázásunkat is elektronikusan, akár online kezelni. Csakhogy az egyes számlák manuális kiállítása, küldése, után követése ettől még ugyanúgy időrabló, "felesleges" tevékenységek maradtak. Ezt felismerve - és ügyfeleink igényeire válaszul - megteremtettük az összeköttetést a Számlázz.hu és az xFLOWer workflow rendszer között - így a számlázás folyamata már akár teljességében is automatizálhatóvá vált!

A workflow (azaz folyamatkezelés) és a projektkezelés sok tekintetben hasonlóak. De mik a különbségek közöttük? Helyettesíthetik egymást? Hogyan lehet – akár együttesen – hatékonyan felhasználni ezen eszközöket vállalkozásunkban? Erről szól mai bejegyzésünk.

Az évek során több, kisebb – nagyobb informatikai rendszer esetében is megfigyelhetővé vált az üzenet miszerint „a mi termékünk mindent elvégez, ne vásárolj testreszabott vagy egyedi megoldást”. Ez amellett, hogy szép ígéret és nemes cél, a gyakorlatban nem megvalósítható – vagy csak fájdalmas kompromisszumok árán. Ez természetesen nem kedvez sem a felhasználóknak, sem az adott rendszer megítélésének. Jelen bejegyzésünkben a felhasználók számára szeretnénk segítséget nyújtani új rendszerei kiválasztásához vagy meglévő rendszerei „felturbózására”.

A médiában szinte napi gyakorisággal jelenik meg egy újabb ágazat, ahol a legnagyobb problémát és növekedési gátat a munkaerőhiány jelenti. Politikusok, szakértők, cégtulajdonosok igyekeznek valamilyen megoldást találni a helyzetre, az azonban már most látszik, hogy rövidtávon nincs kellő hatékonyságú gyógyír a kialakult helyzet kezelésére. Lehet, hogy néhány területen nincs is szükség munkaerőre, újabb kollégák felvételére?

Mai bejegyzésünkben megosztunk néhány hasznos és érdekes tippet, ami mindazon KKV vezetők számára hasznos, akik szeretnék, hogy cégük eredményesebben, hatékonyabban, több profitot termelve - azaz egy szóval: jobban - működjön

Nemzetközi felmérések alapján bebizonyosodott, hogy a dokumentumkezelésnek mekkora szerepe lehet a vállalat eredményességében. Több felmérés eredményei alapján is kijelenthető, hogy a dokumentumok kezelése olyan feladat, ami önmagában talán nem teremt hozzáadott értéket, ugyanakkor, ha nem megfelelő rendszert alkalmazunk erre a feladatra, komoly veszteségek érhetnek minket. De lássuk a számokat, tényeket!

Mai bejegyzésünkben igyekszünk átfogó képet adni a klasszikus ticketing funkciókon túlmutató, ám azokhoz igen szorosan kapcsolódó üzleti folyamatokról és azon integrációkról, melyek a ticketing tevékenységek hatékonyságát nagyságrendekkel megnövelik. Tartsanak velünk!

Magas hozzáadott értékű, összetett termék vagy szolgáltatás értékesítése esetében általában hosszabb, összetettebb értékesítési ciklus - és ennek megfelelően ugyanilyen értékesítési folyamat - szükséges a sikeres zárás eléréséhez. Mivel ilyen típusú értékesítés többnyire vállalkozások között zajlik, így jelen posztunkban ilyen, B2B típusú értékesítési folyamatok kezelésére fókuszálunk.

A napokban számolt be róla a Fortune, hogy a Google és a Facebook is bedőlt egy hatalmas csalásnak, aminek következtében összesen 100 millió dollárt csaltak ki tőlük. Az eset kapcsán három fontos tényre szeretnénk rávilágítani:

1. nem csak a tech-cégóriások, de bármely vállalkozás sérülékeny és célpont lehet e tekintetben;
2. a számlák befogadását érintő, folyamatszintű hibák okozhatták az átverés sikerességét;
3. az ilyen jellegű támadásokat egy jól működő folyamatkezelő (workflow) rendszer nagy eséllyel megakadályozhatja.

Hazánkban az ilyen rendszerek elterjedtsége sajnos globális és európai összehasonlításban is rendkívül alacsony.

Gyakran felmerülő kérdés, hogy pontosan milyen szempontok mentén célszerű ticketing rendszert választani? Ezen igény kielégításáre csokorba szedtük a megközelítésünkben illetve a gyakorlaban tapasztaltak alapján legfontosabb aspektusokat, amelyeket mindenképpen érdemes és célszerű figyelembe venni ticketing rendszer váalsztása esetén.

Mai bejegyzésünkben kilépünk az Így tedd rendbe a céged sorozatunk kereteiből és megvizsgáljuk a szolgáltatások kivitelezését, a rendszeresen végzendő, akár külső helyszíni munkák átláthatóvá tételét is

Hogyan előzd meg a költségek elszállását? Három lépéses útmutató vállalkozóknak.

Rendhagyó posztunkban ma olyan megoldást mutatunk be, ami a nagyban megnövekedett ügyféligények - garanciális igény, csere, panasz, reklamáció - kezelését teszi lehetővé úgy, hogy a cég erőforrásait ne merítse ki a megnövekedett kommunikációs teher.

Mi lehet rosszabb annál, mint mikor cégvezetőként átéljük, hogy bár szerződés szerint, megfelelően teljesítettünk, kiállított számlánkat mégsem fizeti ki ügyfelünk? Vagy éppen késedelmesen, esetleg nem megfelelő teljesítésre hivatkozva igyekszik a kialkudott árat csökkenteni, vagy akár a fizetést elkerülni? Minderre megoldás lehet, ha minden teljesítésünket dokumentáljuk és jóváhagyatjuk ügyfeleinkkel, partnereinkkel.

A mai témánk első ránézésre nem egyértelműen kapcsolódik jelen sorozat tematikájához. Azonban ha kicsit mögé nézünk az eseményeknek (vagy értékesítési adatoknak) és megpróbáljuk megfejteni, hogy mi lehet az oka annak ,ha vevőink csak egyszer vásárolnak, akkor jó eséllyel kétféle oka lehet annak, ha másodjára már nem minket választanak.

"Így tedd rendbe céged napi működését" sorozatunk eddigi részeiben már körüljártunk néhány ügyviteli szempontból is igen fontos kérdést, és megvizsgáltuk, hogy hogyan lehet hatékonyabban működtetni a cég operatív folyamatainak bizonyos részeit. Mai posztunkban az értékesítést és a már értékesített projektek kivitelezését vesszük górcső alá, hiszen bármilyen jól is működjön egy vállalkozás ügyviteli szempontból, az üzleti oldal gerincét mégiscsak az értékesítés, a vevők elégedettsége és a cég ebből származó hírneve jelenti.

Az operatív döntések meghatározzák a cég működését. Minden, a napi munka során felmerülő kérdéssel kapcsolatban valamilyen döntést kell hozni, hogy egy adott munkafolyamat tovább haladhasson. Lehetnek ezek "kis" dolgok is, például, ha elfogy valamilyen alapanyag, akkor a munka folytatásához be kell szerezni belőle és azután folytatható csak az adott munkafolyamat.

Előző posztunkban megvizsgáltuk a szerződések kezelésének lehetőségeit, mint első lépést a céges káosz felszámolásához vezető úton. Mai posztunkban kibővítjük a rendszerezés, tárolás és folyamatszemlélet szerződéseknél alkalmazott lehetőségeit minden, a cégnél előforduló dokumentumra!

Előző posztunkban körüljártuk azokat az okokat, amelyek káosz kialakulásához vezethetnek a cégedben. Ahogy akkor is ígértük, most elkezdjük a megoldásokat is sorra venni az „Így tedd rendbe céged napi működését” sorozatunkban. Első lépésként lássuk az alapokat és kezdjünk el rendet tenni a szerződéseink között, mivel ezek képzik a működés alapját.

Mai posztunkban megmutatjuk, hogy mi céged legnagyobb ellensége és azt is, hogy miért, valamint tippeket adunk, hogyan küzdheted le. 

 Előző posztunkban áttekintettük a folyamatok ábrázolásának alapvetéseit illetve megnéztünk néhány eszközt, amikkel ábrázolhatjuk folyamatainkat. Ma bemutatjuk az xFLOWer folyamatszerkesztő eszközét, amely túlmutat a megismert folyamatábra készítő eszközök képességein.

A folyamatok ábrázolásának alapvető áttekintése után most lássunk néhány eszközt és lehetőséget arra, hogy folyamatinkat ábrázolhassuk.

Előző posztjainkban már többször előkerült a folyamatok ábrázolási módja, a folyamatábra. Ez a széles körben ismert és elfogadott ábra nagy segítséget jelent, ha folyamatainkat szeretnénk valamilyen módon rögzíteni és átlátni, mikor pontosan mi történik.

Amint előző bejegyzésünkben láttuk, a cégnél futó folyamatok meghatározása, a lépések, felelősök, határidők azonosítása nem triviális feladat. Ugyanakkor nem is lehetetlen, valamint kifejezetten szükséges ahhoz, hogy a cég valóban jól működhessen és az operatív feladatok ne váljanak „pénztemetőkké”, hanem gazdaságosan megvalósíthatóak legyenek.

Ahogy előző posztunkban ígértük, bemutatjuk, hogy hogyan érdemes illetve lehetséges felmérni, elemezni azokat a tevékenység láncokat, amiket üzleti folyamatként értelmezhetünk a cégben.

Mai bejegyzésünkben néhány példán keresztül szemléltetjük azokat az üzleti folyamatokat, amelyek - nagy valószínűséggel - minden vállalkozásnál előfordulnak, ezek egyszerűsített elemzésével.

Előző posztunkban áttekintettük az üzleti folyamat egyes értelmezéseit és egy rövid példán keresztül láttuk, hogy a gyakorlatban szinte minden tevékenység jellemezhető folyamatként és gyakran összetettebb lehet, mint első ránézésre gondolnánk.

Előző posztunkban áttekintettük a folyamatok kialakulását és fejlődésük rövid történetét. 

Jelen bejegyzésünkben lépésről lépésre mutatjuk be az üzleti folyamatok felépítését az alapoktól, következő bejegyzéseinkben pedig  egészen a kifinomult, komoly technológiai hátteret igénylő megoldásokig mutatjuk be az üzleti folyamatok kezelését.  Lássuk először, hogy hogyan érdemes értelmezni az üzleti folyamat fogalmát!

Talán hihetetlennek tűnik, de termelési és egyéb gazdálkodási területeken már a 18. század közepétől kezdve írásos nyomok maradtak fenn az akkori folyamatok alkalmazásáról. Természetesen ezek a források nem konkrét, lépésekre bontott – főleg nem üzleti – folyamatokat írnak körül, hanem inkább különféle leírások egyes összetett tevékenységek (úgymint a gabona aratása és tárolása, a borkészítés, szerszám és eszközkészítés vagy a húsok tartósítása) esetén alkalmazott eljárásokról.