Őszi kihívások a cégépítésben – hogyan válik előnnyé a workflow és az automatizáció?

Problémafelvetés

Az ősz sok vállalat életében fordulópont. A nyári szabadságok után újraindul a teljes üzleti lendület, közeledik az év végi hajrá, miközben a következő évre is megkezdődik a tervezés. Ez az időszak számos kihívást hoz:

• a projektek felgyorsulnak, mert mindenki szeretné lezárni az éves célokat,
• a pénzügyi tervezés és költségoptimalizálás nagyobb hangsúlyt kap,
• az új stratégiák, termékek és szolgáltatások előkészítése elkezdődik,
• az éves tervezés és a jövő évi fejlesztések előkészítése is fókuszba kerül,
• a legtöbb cégben az év elején indult projekteket ősszel kell lezárni, lehetőleg sikeresen,
• a nyárról visszatérő kollégákat ilyenkor lehet motiváltabbá tenni, vagy engedni, hogy beleragadjanak az „ússzak meg a mai napot is” életérzésbe. Ha sikerült motiválni, és ezt egy workflow megoldással könnyű vezérelni és ellenőrizni, akkor nagyobb lendületet lehet venni,
• bármilyen iparágról is legyen szó, a legtöbb cégnél az ősz a megújulás időszaka,
• a munkatársak terhelése megugrik, hiszen egyszerre kell zárni és építeni.

Sok cég ilyenkor szembesül azzal, hogy az eddig kézzel, Excelben vagy e-mailekben menedzselt folyamatok már nem elég gyorsak, nem átláthatóak, és könnyen hibákhoz vezethetnek.

Megoldás – xFLOWer szemszögből

A workflow és az automatizáció ebben az időszakban nemcsak „szép-to-have”, hanem valódi versenyelőnyt jelent. Az xFLOWer rendszere képes arra, hogy:

• átlátható folyamatokat adjon a projektekhez és feladatokhoz,
• automatizálja a jóváhagyási köröket (pl. költségtervek, szerződések, ajánlatok),
• központi dashboardot biztosítson, ahol minden érintett azonnal látja az állapotot,
• csökkentse az adminisztrációs terheket, így az őszi hajrában a csapat az értékteremtő munkára koncentrálhat.

Egy jól bevezetett workflow rendszer biztosítja, hogy az év végi határidők ne káosszal, hanem gördülékeny együttműködéssel teljenek.

Ügyfélpélda / webes tanulság

Egy hazai biztosítónál az őszi időszak mindig kiemelten kritikus volt: rengeteg új termékbevezetést kellett előkészíteni, miközben a compliance- és pénzügyi folyamatok is zárás alatt álltak. Korábban ez rengeteg belső e-mailt és manuális ellenőrzést jelentett.

A workflow bevezetése után:

• az ajánlatok és szerződések automatikus ellenőrzési folyamaton mentek végig,
• a jóváhagyási körök digitális úton, határidőkkel zajlottak,
• a vezetőség napi szinten látta a státuszokat.

Ennek eredményeképp a cég az őszi hajrában 30%-kal gyorsabban zárta a projekteket, miközben a hibaarány jelentősen csökkent. Ez a megoldás nemcsak a hatékonyságot növelte, hanem a munkatársak stresszterhelését is érezhetően mérsékelte.

Három különböző céghelyzet és az xFLOWer előnyei

• A) Ha egy cég már régóta használ xFLOWer-t vagy ehhez hasonló rendszert: most van az ideje az optimalizálásnak. Az xFLOWer világosan mutatja a „gyenge” pontokat, ahol sok idő vész el. Itt lehet tovább automatizálni és finomítani a folyamatokat.
• B) Ha egy cég most vezeti be a workflow rendszert: ekkor kezdenek el igazán látszani az automatizációs előnyök. A szervezet teljesen új sebességre kapcsol, átláthatóbbá és gyorsabbá válik a működés.
• C) Ha egy cég még nem használ folyamattámogató eszközt: bár az is egy opció, ha nem változtatnak, de egy gyorsan változó üzleti környezetben kell egy eszköz, amely a változásokon biztonságosan átvezeti a szervezetet. Ez lehet az xFLOWer, vagy bármilyen olyan eszköz, amely átláthatóvá, mérhetővé és automatizálttá teszi a céges folyamatokat.