Amint előző bejegyzésünkben láttuk, a cégnél futó folyamatok meghatározása, a lépések, felelősök, határidők azonosítása nem triviális feladat. Ugyanakkor nem is lehetetlen, valamint szükséges ahhoz, hogy a cég valóban jól működhessen és az operatív feladatok ne váljanak „pénztemetőkké”, hanem gazdaságosan megvalósíthatóak legyenek. Ugyanígy az ügyvitel eredményességére is hatással lehetnek, javítva vagy rossz esetben akár rontva a hatékonyságot, az ügyvitel támogatóképességét.
Mi a folyamatábra?
A folyamatábra egy olyan eszköz, amellyel meghatározott elvek alapján grafikusan ábrázolhatóak a cég folyamatai. A folyamatmodellek sztenderd ábrázolási módjáról a Workflow Management Coalition ad ki szabványokat, melyek alapján a folyamatmodellezést és vezérlést támogató szoftverek és rendszerek működnek. A szabványok általános mintákat és sztenderd jelzéseket kínálnak a folyamatok lényeges elemei és az azok közti kapcsolat tekintetében. Erre azért van szükség, hogy ha egy folyamat egyszer modellezésre, grafikusan ábrázolásra került, akkor az mindenki számára legyen érthető, sok esetben akár nemzetközi szinten is. Így elkerülhető, hogy félreértések történjenek az egyes alakzatok, ábrák jelentését tekintve. A folyamattámogató szoftverek szempontjából az is lényeges, hogy egységes grafikus megjelenítés alapján dolgozhassanak, hiszen így akár egy adott szoftverben készült ábra egy másik számára is értelmezhetővé válik. (A gyakorlatban erre elenyésző példa lelhető fel, ugyanakkor elvi szinten régóta lehetséges megoldásról beszélhetünk.)
Mire való a folyamatmodell, folyamatábra
A folyamatábra abban segít, hogy a meghatározni kívánt folyamat átlátható maradjon. Előző posztunkban a folyamatok leírását szövegesen végeztük el, ami – különösen összetettebb folyamatok esetében – hamar dagályossá és nehezen átláthatóvá válhat. Ugyanakkor jó alapot biztosít a folyamatok későbbi modellezéséhez. Így a folyamatok ábrázolását, a grafikus modellek elkészítését értelmezhetjük a leírásukat követő lépésként. A folyamatábra egyes elemei más – más események megtörténtét jelentik – elkülönül a végrehajtandó feladat, döntés és még egy sor más folyamatelem ábrázolása is. Ezekről később lesz szó, most csak a jelen folyamathoz szükséges ábrákat mutatjuk be, de mindenképpen hangsúlyozni szeretnénk a sztenderd jelölések használatát, mint a folyamatábrák készítésének egyik leglényegesebb sarokkövét. Az ábra a feladatok sorrendje szerint vertikálisan, felülről lefelé haladva értendő. Ennek megfelelően, ha a múltkori, számlajóváhagyási folyamat példájánál maradunk, akkor azt grafikusan így is ábrázolhatjuk, hogy áttekinthetőbb legyen:
- Mariann vagy Erzsébet e-mailben elküldi a jóváhagyandó számlát Gábor számára.
Ez grafikusan, rövid szöveggel együtt ábrázolva így néz ki, a jóváhagyó szemszögéből:
A folyamatlépést a téglalap alakzat jeleníti meg a folyamatábrában.
- Gábor megvizsgálja, hogy a számla jogosan lett–e kiállítva, megfelelő volt-e a kapcsolódó teljesítés. Ha a számla kiállítása nem bizonyult jogosnak, akkor Gábor elutasítja a számla jóváhagyását és jelzi a küldő felé, hogy a számlát nem tudja elfogadni.
Másképp fogalmazva, ez egy vizsgálati lépés majd egy igen/nem döntés a folyamatban. A döntés rombusz alakzatként jelenik meg:
Azaz, ha a számla nem jogosan került kiállításra, akkor a folyamat nem léphet tovább, hanem a pénzügy felé kerül visszaküldésre. Ha a folyamat továbbhaladhat:
- Gábor ellenőrzi a számlán szereplő összeget. Ha szükséges, megkeresi a szerződést, ami alapján a számla készült, és ellenőrzi a végösszeget.
Megint csak egy döntés: helyes-e az összeg. Az ábra itt is pontosan mutatja, mi történik, ha helyes az összeg és mi történik, ha nem az.
Az egész folyamat ábrája pedig így néz ki:
Most kapcsoljuk össze a kettőt: A folyamatábra mellett feltüntethető, hogy mely folyamatlépést jelenítik meg az adott ábrák vagy egy adott szekció, így a példánk lépései pontosan látszanak az ábrán:
Látható, hogy a folyamatábra megmutatja a lépések egymásutániságát, a döntések helyét és kimenetét, illetve azt is, ha egy adott lépést eltérő következő lépések követhetnek (a példában: a jóváhagyó utal vagy a pénzügy). Ezzel a módszerrel összetettebb folyamatok is ábrázolhatóak, melyek leírása nagyon hosszú és átláthatatlan lenne, illetve ami még nagyon fontos: megmutatja, hogy pontosan hol vannak olyan pontok a folyamatban, amelyek javíthatók, egyszerűsíthetők. Ez nagyban hozzájárul a folyamatok fejlesztéséhez, mivel a felesleges lépések, nem racionális feladatok vagy események könnyen kiszűrhetőek, egyúttal vizuálisan is meghatározható, hogy hogyan lehet hatékonyabb a folyamat, pontosan milyen változásokat érdemes megtenni. A grafikus ábrázolásra sok különféle – néhány fizetett, néhány ingyenes – eszköz áll rendelkezésünkre. Erről, illetve a különféle folyamat események, bonyolultabb folyamatok modellezéséről fog szólni következő bejegyzésünk.
Összegzés
Amennyiben szervezetünk folyamatainak felépítése és ábrázolása túlságosan nehéz feladatnak tűnik, mindenképpen érdemes tapasztalt szakemberek segítségét kérni, akik nem csak a folyamatok felépítésével, de a folyamatokat körülölelő kommunikációs nehézségekkel is könnyedén megbirkóznak.
Mi a Click ON-nál nagy hangsúlyt fektetünk arra, hogy szoftveres megoldásunk mögé minden esetben odategyük több évtizedes szakmai tapasztalatunkat ügyfeleink folyamatos támogatása formájában. Célunk, hogy ne csak szoftvert, de valóban optimálisan működő üzleti folyamatokat építsünk ki, jelentősen megnövelve a hatékonyságot és csökkentve a szükséges erőforrást.
