Számlák, megrendelések és teljesítések automatikus összepárosítása – így működik a 3-way matching az xFLOWer-ben
Hogyan működik ez az xFLOWer-ben?
-
A PO (Purchase Order) adatok automatikusan bekerülnek a rendszerbe a beszerzési folyamat során.
-
A TIG (teljesítési igazolás) a kivitelező vagy a belső felelős által kerül rögzítésre – akár mobilon, akár dokumentumfeltöltéssel.
-
A beérkező számlát az xFLOWer vagy automatikusan (pl. e-mailen keresztül, PDF-ből olvasva), vagy manuálisan rögzíti.
-
A rendszer ezután automatikusan ellenőrzi:
-
Megfelel-e a számlán szereplő tétel a PO-n szereplő rendeléseknek?
-
Megvalósult-e a TIG-ben igazolt teljesítés?
-
Összevágnak-e az árak, mennyiségek, dátumok, stb.?
-
Előnyök – mit nyer ezzel a vállalat?
-
✅ Automatikus ellenőrzés – gyorsabb, pontosabb jóváhagyás.
-
✅ Csökken a pénzügyi kockázat – nincs kifizetés nem teljesített szolgáltatásra.
-
✅ Teljes körű dokumentáltság – auditálható, átlátható folyamat.
-
✅ Kevesebb emberi hiba – szabályokon alapuló, rendszervezérelt jóváhagyás.
-
✅ Könnyen integrálható meglévő ERP vagy pénzügyi rendszerekkel.
Egy példa a való életből
A munkavédelmi és környezetvédelmi szolgáltató rendszeres, szerződéses feladatokat lát el ipari ügyfeleinél – például levegőminőség-mérést, hulladékgazdálkodási auditot és tűzvédelmi ellenőrzéseket. Szolgáltatásaihoz nagyban támaszkodik az xFLOWerre, ebből küldi ki az árajánlatokat, tárolja a szerződéseket és a TIG-eket, valamint ebben a rendszerben állítja elő a számlázási tételeket is, a TIG-ek alapján.
- Teljesítésigazolás (TIG): Minden elvégzett munka után digitális munkalap készül, amely tartalmazza a szolgáltatás típusát, idejét és helyszínét, valamint az ügyfél képviselőjének elektronikus aláírását. Ez a dokumentum TIG-ként kerül be a teljes folyamatba.
- Megrendelés (PO): A szolgáltatások keretszerződésben kerülnek rögzítésre, amely alapján az ügyfél ERP rendszere havi rendszerességgel automatikusan generálja a megrendeléseket, a pontosan definiált szolgáltatásokkal és egységárakkal.
- Számla: A szolgáltató kiállítja a számlát, amelyet a rendszer automatikusan összevet a TIG és PO adataival. Amennyiben minden egyezik – a szolgáltatás ténylegesen megtörtént, az ár megfelel a PO-nak, és a TIG is alátámasztja ezt –, a számla jóváhagyása emberi beavatkozás nélkül megtörténik.
⚠️ Tanulságos fordulat
Egy alkalommal, még a 3-way matching szolgáltatás bevezetése előtt a TIG dokumentumban tévesen szerepelt egy veszélyes hulladék elszállítása, amely nem volt része az adott hónapra vonatkozó PO-nak. A számla így nem kapta meg az automatikus jóváhagyást, és manuális ellenőrzésre került sor. A vizsgálat során kiderült, hogy az extra szolgáltatás szóban lett egyeztetve, de nem rögzítették hivatalosan. A következmény nem csupán adminisztratív fennakadás volt, hanem késedelem a számlafizetésben is. Ez ösztönözte a szolgáltatót és az ügyfelet arra, hogy automatizálják az üzleti folyamatot. ami segít elkerülni azt, hogy egy munkatárs csak későn vesz észre egy eltérést, ami késedelmes fizetést okoz.
✅ A tanulság
A történet jól mutatja, hogy a 3-way matching nem csak a számlák ellenőrzését segíti – hanem rendszert hoz a szóban forgó egyeztetésekbe is. A digitalizált, automatikus párosítás nem zárja ki a hibákat, de segít időben észlelni őket, és fenntartani az átláthatóságot a szolgáltatások világában.
Összegzés – Automatizált matching, emberi beavatkozás nélkül
A 3-way matching nem csupán egy pénzügyi ellenőrzési módszer – az xFLOWer rendszerben ez egy workflow alapú, skálázható és intelligens automatizmus, amely hatékonyabbá és biztonságosabbá teszi a számlakezelést minden olyan szervezetnél, ahol rendszeres megrendelés és teljesítés történik.
