Már idén is megjelentek a 2024-es hivatalos munkaszüneti napok, mindenki ütemezheti a szabdságát. Papíron? Excel táblázatban? Vagy van rá más eszköz?
Könnyű feladat, de vajon mennyi időt vesz igénybe?
Minden évben eljön az az időszak, amikor már tervezni lehet - és van, ahol kell is - a szabadságokat. Ez általában nem nehéz feladat egy munkavállalónak, de fejtörést okozhat a munkahelyi vezetőknek. Egyszerűbb megoldának tűnik egy Excel táblázatban vezetni, ki, mikor, hány napot venne ki, de később problémát jelenthet, ha ezt pontatlanul vezetjük, vagy akár csak egy-egy adat hiányzik a későbbiekben. Ilyenkor rengeteg időt kell a pontosításra, egyeztetésekre, újratervezésre szánni.
Az automatizmus hiánya
Néhány évvel ezelőtt egy autóipari beszállító cégnél jártunk, ahol sok kék galléros dolgozónak a szabadságok tervezése komoly feszültésgeket gerjesztett. Mivel több műszakba voltak beosztva, kőbe volt vésve, hogy egyidejűleg hány munkatárs mehet szabadságra, hiszen a termelés nem állhat le. Tovább nehezítette a dolgot, hogy néhány vezető egyfajta jutalmazási eszközként sokáig nem döntött az igénylések jóváhagyásáról, így többen nem tudtak időben szállást foglalni a nyaralásra vagy éppen a síelésre.
A döntési folyamat
A cégvezetés úgy döntött, hogy egy olyan alkalmazást vezet be, ahol a dolgozókat a beosztásuk szerinti csoportban jelezhetik a szabadság igényléseiket, tehát rendszer fogja "figyelni", hogy egy adott időszakban meglegyen a szükséges létszám a gépek mellett. Emellett szükséges volt folyamatként kezelni az igényléseket és jóváhagyásokat, ezzel lehetővé téve, hogy a közvetlen vezetőknek időkorlátot szabjanak a döntéseikhez. A döntés az xFLOWer rendszerre esett, ami túl azon, hogy a különböző jogcímeken adható szabadság napokat is nyilvántartja, a fent leírt feszültséget is fel tudta oldani. A rendszer egy automatikusan előállított e-mailt küldött a felettes vezetőnek, akinek 3 napja volt dönteni. Ha ez nem történt meg, az igény tovább ment a HR osztályra, ahonnan figyelmeztették a felettest, ezzel gyorsítva a folyamatot. A döntésről pedig a munkavállaló kapott e-mailt automatikusan. Egy látszólag egyszerű folyamat, ami több problémát feloldott, emellett például szolgál más üzleti igény informatikai támogatására is.
