Kiinduló helyzet
Egy állami kutatóintézet munkatársai rendszeresen vesznek részt nemzetközi konferenciákon, workshopokon és szakmai tanulmányutakon. A kiküldetések engedélyeztetése és a költségek (útiköltség, napidíj, szállás, részvételi díj) elszámolása eddig Excel- és Word-alapú manuális folyamatokon keresztül történt, e-mailes jóváhagyásokkal. Ez időigényes volt, és gyakori volt a dokumentumok elvesztése, határidők túllépése.
A projekt célja
A cél egy olyan digitális rendszer bevezetése volt, amely
átláthatóvá és szabályozottá teszi a kiküldetés igénylését és jóváhagyását,
támogatja a költségek automatikus dokumentálását és visszakereshetőségét,
csökkenti a papíralapú adminisztrációt,
integrálható a meglévő szervezeti jogosultságokkal és felelősségi körökkel.
A bevezetett megoldás: xFLOWer workflow rendszer
A HUNREN-KRTK részére készült xFLOWer rendszer bevezetésével két fő folyamatot alakítottak ki: kiküldetés jóváhagyás és költségelszámolás.
Főbb funkciók:
Teljesen testre szabható űrlap az igényléshez, ahol az utazás célja, időpontja, résztvevők, költségek részletezhetők.
Jóváhagyási útvonal beállítása a szervezeti hierarchia alapján (pl. közvetlen vezető, gazdasági osztály, főigazgató).
Automatikus e-mail értesítések a döntési pontoknál.
Döntés után automatikusan generált dokumentum (PDF) a határozattal.
A kiutazás után költségelszámolási űrlap, melyet az utazó tölt ki, és amit szintén ugyanazon workflow szerint hagynak jóvá.
Riportkészítés és nyilvántartás a lezárt kiküldetésekről, költségsorokkal.
Megvalósítás és oktatás
A bevezetés 2-3 hónapot vett igénybe a konzultációkkal együtt. Az igényfelmérés során a meglévő papíralapú és digitális dokumentumokat feltérképezték, majd a folyamatot az xFLOWer low-code felületén modellezték. A felhasználókat oktatták a rendszer használatára, beleértve az űrlapkészítést, jóváhagyáskezelést és jogosultságbeállításokat.
Eredmények
Az engedélyezési idő 40%-kal csökkent.
A dokumentumok 100%-a elektronikusan és – a jogosultsági beállításoknak megfelelően - visszakereshető módon tárolódik.
A vezetők és pénzügyesek jól átlátható dashboardon látják az aktuális és lezárt kiküldetéseket.
A felhasználók körében a rendszer elfogadottsága magas: „végre nem kell e-maileket keresgélni”.
INFORMÁCIÓK A PROJEKTRŐL
Ügyfél:
HUN-REN KRTK
Projekt célja:
Utazások engedélyezése és a költségek elszámolása
Együttműködés kezdete
2025