xFLOWer

Dokumentumkezelés

Átlátható folyamatokra épülő dokumentumkezelés

Az üzleti dokumentumok teljes köre ügyintézést igényel, emiatt ezen dokumentumokhoz kevés kivételtől eltekintve mindig üzleti folyamatok, tevékenységláncok kapcsolódnak – ezeket vezérli az xFLOWer.
01

Dokumentumok kezelése, rendszerezése és összekapcsolása - automatizáltan

Minden olyan feladat, amit egy dokumentum érkezése indít el, határidőre és minden szükséges lépést betartva valósul meg.
02

Felesleges adminisztráció helyett automatikus létrehozás sablonokból

Legyen szó belső információcseréről vagy ügyfél kommunikációról, sablonszerkesztő felületünk megszünteti a felesleges másolásokat.
03

Közös szerkesztés verziókezeléssel - a csapatmunka magasabb szintre emelése

A dokumentumok közös létrehozását és szerkesztését Word bővítményünk és verziókezelésünk emeli magasabb szintre.

Hogyan lesz egy komplex folyamatból

optimalizált digitális megoldás?

Az alábbi példában pár kattintással digitalizálunk egy több szereplős, bonyolult hétköznapi problémát. Vágjunk bele!

Monster Inc a szerződéseit Microsoft Onedriveban tárolja, Péternek pedig az a feladata, hogy a különböző szerződéses folyamatokat a lehető leghatékonyabbra fejlessze.

Mikor megkérdezte Juditot, aki az adminisztrációs folyamatokért felel, a következővel szembesült: A szerződések a “Szerződések” mappában először az “Előkészítés” almappában találhatóak, majd a konkrét szerződést először el kell küldeni a jogi részlegre jóváhagyásra.

Az ottani asszisztens e-mailben értesíti Juditot, aki a szerződést az “Aláírandó” almappába teszi, majd további e-mailt küld a cégvezető számára, hogy aláírhassa.

Amennyiben a cégvezető nem írja azt alá 24 órán belül, úgy Judit ismét mailben jelez neki.

A sikeres aláírás után a dokumentum manuálisan (Judit kezei által) átkerül az “Aláírva” mappába, amennyiben pedig a cégvezető erről e-mailt küld Juditnak, Judit azonnal elküldheti azt a megfelelő partnernek, akinek az elérhetőségét a CRM rendszerükből kell kikeresnie.

Miután megvan a kívánt e-mail cím, Judit szélsebesen kézbesíti azt ügyfelüknek, majd a CRM rendszerükbe visszatérve rögzíti, hogy az adott szerződés kiküldésre került.

Dokumentumok alapján elinduló folyamatok

Az üzleti dokumentumok gyakorlatilag teljes köre valamilyen ügyintézést igényel. Emiatt az üzleti dokumentumokhoz kevés kivételtől eltekintve mindig üzleti folyamatok, tevékenységláncok kapcsolódnak – ezeket vezérli az xFLOWer platform.
Eltérő típusú – pl. számla, szerződés, megrendelés, stb. – dokumentumokhoz eltérő ügyintézési folyamatok rendelhetők, így mindenféle dokumentum ügyintézése a megfelelő protokoll alapján történhet, amit a rendszer minden esetben konzisztensen végigvisz.

Létrehozás sablonokból, széles körű felhasználásra

Sablonok cégen belüli felhasználásra

Az összes dokumentum sablonokból generálható, így az SMS-ek, E-mail-ek, Word / PDF dokumentumok olyan módon állhatnak elő, hogy a munkatársnak ne kelljen feleslegesen a már meglévő adatok bemásolásával foglalkoznia.

Sablonok az ügyfélkommunikációban

Rendszerünk képes az ügyfelek felé küldendő egyedi dokumentumokat is elkészíteni, sablonszerkesztő felületünk segítségével. Legyen szó akár egyenleginformációkról, személyre szabott kimutatásokról - lényegében bármely olyan adat felhasználható, amely megtalálható a platformon belül.

Döntéshozatal egyetlen kattintással, e-mailből

Tudjuk milyen az, mikor a böngésző különböző ablakai közötti váltás megtöri az adott munkafolyamatot. Éppen ezért egy olyan megoldást kerestünk, mellyel akár levelezőkliensünkből sem szükséges kilépni fontos döntések meghozatalához.
Az e-mail törzsébe olyan linkeket helyezünk el, amelyek esetén mindössze egyetlen kattintással indítható el például egy-egy folyamat, hagyható jóvá vagy utasítható el egy számla vagy kérés.
Ezen funkció jól hasznosítható az ügyfél kommunikációban is, így jelentősen meggyorsíthatóak akár a szerződések és megrendelések elfogadásának adminisztratív folyamatai.

Vegye fel velünk a kapcsolatot!

Beszéljünk a folyamataidról

Írd le röviden, milyen folyamatot automatizálnál – 1 munkanapon belül jelentkezünk.