A folyamat indítása

A költségelszámolás folyamata egy digitális űrlappal indul, ahol a munkatárs feltölti a számlát vagy költségbizonylatot, és megadja az alapadatokat:

• összeg,
• dátum,
• költség típusa,
• kapcsolódó dokumentumok.

xFLOWer előny:

kötelező mezők és automatikus formátumellenőrzés, hogy ne indulhasson hiányos kérelem.

Projekt vagy belső felhasználás? – Döntési pont

A folyamat egyik legfontosabb lépése, hogy eldöntsük:

• Egy konkrét projekthez kapcsolódik a költség, vagy
• Belső felhasználást fedez (pl. irodaszer, képzés, csapatépítés).

Ez a döntés meghatározza a további jóváhagyási utat és a költséghely hozzárendelését.

xFLOWer előny:

automatikus útválasztás a megadott választás alapján – a projektköltségek például a projektvezetőhöz kerülnek ellenőrzésre, míg a belső felhasználás a gazdasági osztályhoz.

Költségkeret-ellenőrzés

Bizonyos területekre vagy munkatársakra eleve meghatározott havi költségkeret érvényes.
Ha az adott hónapra rendelkezésre álló keret kimerült, a rendszer automatikusan jelzi, és extra jóváhagyást kér.

xFLOWer előny:

valós idejű keretfigyelés, értesítés keret túllépés esetén, valamint integráció a pénzügyi rendszerrel.

Jóváhagyási folyamat

A jóváhagyási szabályok a költség típusától, összegétől és céljától függnek:

• Kisebb költségek – ha a kereten belül maradnak, automatikusan jóváhagyhatók.
• Nagyobb tételek – vezetői vagy pénzügyi vezetői jóváhagyás szükséges.
• Bizonyos területek – például marketing vagy IT – külön szakmai jóváhagyót is igényelhetnek.

xFLOWer előny:

előre beállított, rugalmas jóváhagyási szabályok, amelyek automatikusan érvényesülnek, manuális beavatkozás nélkül.

Archiválás és könyvelés

A jóváhagyott költség automatikusan bekerül a könyvelés előkészítésébe, és az összes kapcsolódó dokumentum egy helyen, auditálható módon elérhető.

xFLOWer előny:

teljes dokumentum- és jóváhagyási előzmény visszakereshetősége, integráció a könyvelési rendszerrel.

Összefoglalva

A költségelszámolás akkor működik igazán hatékonyan, ha:

• a folyamat szabályozott és átlátható,
• a döntési pontok (projekt vagy belső költség) egyértelműek,
• a költségkeretek automatikusan ellenőrizhetők,
• és a jóváhagyás csak ott történik, ahol valóban szükséges.

Az xFLOWer mindezt egyetlen, logikusan felépített folyamatban biztosítja – kevesebb hibával, gyorsabb feldolgozással és jobb pénzügyi kontrollal.