Bejövő számlák
Nem megfelelően kezelt bejövő számlák esetén nem csak könyvelési gondjaink adódhatnak, hanem kifizetésre kerülhetnek olyan számlák is, amelyekhez nem tartozik megrendelés. A bejövő számlák mellett fontos, hogy nyilvántartsuk az összes hozzájuk kapcsolódó dokumentumot is és kezeljük a jóváhagyásokat.
Jóváhagyás kulcsemberek nélkül
A bejövő számlák jóváhagyása kulcsfontosságú feladat minden vállalkozás működésében, éppen ezért kiemelkedően fontos, hogy redundáns legyen, és az egyik döntéshozó esetleges kiesése esetén mindig maradjon valaki, aki a számlákat jóváhagyhatja. Egy ilyen folyamat létrehozásához szükség van egy folyamatkezelő rendszerre, amely automatikusan a meghatározott felelőshöz tudja továbbítani a számlát. Egy ilyen rendszer további előnye, hogy bizonyos összeghatár felett akár automatikusan is képes egy vezető jóváhagyását kérni, ráadásul a különböző tételsorok jóváhagyására akár külön személy által is van lehetőség.
A bejövő számlák elektronikus kezelésének előnyei
Csökkenti a papírmunkát
A számlakezelés hagyományos módszerei a cég működésének egyik leginkább papírigényes részét jelentik. A digitális számlakezelés egyik legnagyobb előnye, hogy segítségével elkerülhetjük az elkallódott számlák, illetve egyéb dokumentumok miatti félreértéseket, és megbizonyosodhatunk, hogy minden számla egy átlátható rendszerbe kerül.
Gátat szab a késedelmes kifizetéseknek
A számlakezelés (különösen, ha egy-egy kifizetést több szereplőnek is jóvá kell hagynia) időigényes feladat lehet. Amennyiben számlakezelését folyamatkezelő rendszerbe ágyazzuk, a többlépcsős jóváhagyás is leegyszerűsödhet, megkönnyítve mindenki munkáját és hatékonyabbá téve a cég működését.
Felesleges beszerzések elkerülése
Amennyiben nincs megfelelő kontroll a beérkező számlák kezelésének folyamatában, könnyen előfordulhat, hogy egyébként szükségtelen tételek is beszerzésre kerülnek. Amennyiben a számlakezelés egy rendszerben kapcsolódik össze az üzleti folyamat többi részével, biztosítható, hogy csak valóban szükséges tételek esetében történjenek kifizetések.
Segít felfedni az esetleges hibákat
A számlák adatait tekintve számos eltérés és pontatlanság lehet, amit egy digitális számlakezelő rendszer képes egyszerűen kiszűrni. A munkafolyamat-kezelő rendszer segítségével az esetleges elírások és más hibák gyorsan felfedezhetők, és könnyen kijavíthatók.
Segít átláthatóvá tenni a bejövő számlák kezelésének egész folyamatát
A hagyományos, papíralapú számlakezelés esetén előfordulhat, hogy az adott cég bizonyos pénzügyi folyamataira nem megfelelő a vezetés rálátása. Egy workflow-rendszer segítségével és a bejövő számlák egy helyen való, elektronikus kezelésével a vállalat pénzügyei átláthatóvá tehetők, így segítve a pénzügyi hatékonyságot.
Kivételek egyszerűbb kezelése
A hagyományos számlakezelési módszerekkel nehézkes lehet a számlakezelési folyamatoktól eltérő vagy valamilyen szempontból problémás esetek kezelése. Egy profi számlakezelő szoftver ugyanakkor segíthet rendszerezni a jóváhagyási kivételeket vagy éppen felfedni, ha a számla által tartalmazott adatok hiányosak.
Kimenő számlák
Az elkészült teljesítési igazolás beérkezése esetén a számla akár automatikusan is kiállítható egy folyamatkezelő rendszerrel. Az automatikus validálási funkcióknak köszönhetően az ÁFA tartalom, a tételsorok elnevezése, a határidők és a cégadatok is biztosan megfelelőek lesznek. Mivel a kifizetés teljesítése szintén ellenőrizhető automatikusan, lehetőség van a folyamat lezárására, vagy a kintlévőség kezelési folyamat elindítására.
Összegzés
A folyamatkezelő rendszerekkel tehát elkerülhető az alul vagy túlszámlázás, és a felesleges kifizetések, illetve lehetőség van bizonyos számlák automatikus jóváhagyására is. Folyamatkezeléssel kapcsolatos megoldásaink nem csak a számlázás területén, de bármilyen céges folyamat optimalizálása során kiemelkedőek, saját szoftverünk pedig lehetővé teszi a gondtalan átláthatóságot és rendszerezést.
Számlakezelés
A vállalat pénzügyi műveleteinek elengedhetetlen alappillérei a jól működő és átlátható számlázási folyamatok. A bejövő számlák érkeztetése, az új számlák automatikus kiállítása, valamint az összes számla archiválása pontos, könnyen nyomon követhető folyamatok mentén nem okoz több fejfájást.
BŐVEBBEN
