Magas szintű biztonsági kockázaton kívül a vállalati erőforrások fölösleges pazarlását is okozhatja a nem megfelelően kezelt jóváhagyások. A jóváhagyások kezelése során garantálnunk kell, hogy minden jóváhagyást igénylő művelet valóban jóváhagyáshoz legyen kötve, azt pedig csak az erre jogosult személyek végezhessék. A biztonságon túl az is fontos, hogy ne teljen el sok idő a jóváhagyási folyamattal, hiszen az képes hátráltatni a szervezet konstruktív működését.
Rendszerezés hiánya
Számtalan típusú tevékenység vagy dokumentum igényelhet jóváhagyást, mely előfordulhat szervezeten belül és kívül egyaránt. Mivel a döntéshozatal felelősséggel jár, mindenképpen szeretnénk, ha a jóváhagyásoknak nyoma maradna, hiszen, ha ez például telefonon vagy levelezésen keresztül történik, később jelentősen megnehezítheti a részmunkafolyamatokban való továbblépést. Az ilyen jellegű folyamat során felmerülő egyéb probléma, hogy egy nagyobb szervezetnél nem feltétlenül ismert a szervezet minden tagjának, hogy kihez kell fordulniuk jóváhagyásért, ezért kering az információ, amíg el nem jut a megfelelő személyhez. Ha minden jóváhagyás egy egységes rendszerben lenne tárolva, ráadásul a rendszer automatikusan a megfelelő személyhez rendelné, teljes egészében elkerülhető lenne minden nehezen követhető kommunikáció általi fennakadás.
Jóváhagyás típusai
Egyszerű, egykörös jóváhagyás
Az egykörös jóváhagyásban két szereplő vesz részt és általában mindkettőjük szerepe tisztázott. A jóváhagyást igénylő tudja kihez kell fordulnia, a jóváhagyó pedig megfelelő jogosultsággal rendelkezik a jóváhagyáshoz. Habár ez az eset egyszerűnek és hatékonynak tűnik, több száz esetleg ezer ilyen jóváhagyás során egyetlen percet sem szeretnénk hozzáadni a jóváhagyási folyamathoz, ha nem muszáj.
Két- vagy többkörös jóváhagyás
Többkörös jóváhagyás esetén minimum 3 szereplőről beszélhetünk. A beosztott igényli a jóváhagyást, a közvetlen felettes pedig vagy elutasítja, vagy továbbítja az igényt a többi jóváhagyóhoz. Több szereplőnél már a személyek elérhetősége és reakcióideje is változó, illetve a felelősség kérdése is bonyolódik.
Többkörös jóváhagyásoknál beszélhetünk soros jóváhagyásról, mely során csak akkor kerül felsőbb jóváhagyási szintre az igény, ha az alsóbb szinten már jóváhagyták azt, illetve párhuzamos jóváhagyásról, mely során az azonos jóváhagyási szinten lévőknek egyöntetűen kell döntést hozniuk az igény felett.
Folyamatautomatizáció szerepe
Automatikus jóváhagyások
Ha a jóváhagyás elkerülhetetlen, de mégis szeretnénk időt nyerni, automatikus jóváhagyásokra van szükségünk. Jól körülhatárolható műveletek esetén, amelyekről a rendszer rendelkezik információval (például, hogy ki van éppen szabadságon, vagy milyen összeghatár felett igényel egy számla jóváhagyást) a jóváhagyás folyamata részben vagy egészben automatizálható, előre meghatározott szabályok szerint. Az automatizációnak hála nem csak felgyorsul a folyamat, de a döntések helyessége is teljes egészében garantálható.
Megfelelő szereplők
Egy megfelelő folyamatautomatizációs megoldásban megadható, hogy kinek kihez kell jóváhagyásért fordulnia, ráadásul jóváhagyás igénylése esetén a rendszer automatikusan kiválasztja a megfelelő személyeket.
Könnyebb kezelhetőség
Miután értesítést kaptunk egy jóváhagyási igényről, egyetlen gombnyomással jóváhagyhatjuk, vagy elutasíthatjuk azt, elutasítás esetén pedig a megjelenő mezőbe indoklást is írhatunk.
Archiválás és visszakereshetőség
A felelősségvállalás fontossága miatt sok esetben szükséges lehet a döntés pontos részleteinek visszakeresésére, hisz egy nem megfelelően meghozott döntés pénzügyi veszteséget, reputációs károkat, esetlegesen munkavállalóknak az elbizonytalanítását is okozhatja. Egy folyamatkezelő megoldás pontosan nyilvántartja az igénylés és a döntéshozatal időpontját, a kapcsolódó dokumentumokat és a szereplőit, mindezt kereshető és visszakutatható módon.
Összegzés
Jól látható, hogy már az egyszerűbb jóváhagyások esetén is jelentős mennyiségű idő és erőforrás takarítható meg, egy megfelelő rendszer segítségével, illetve a kockázatok is jelentősen csökkenthetőek. A jóváhagyások pontos folyamatának felépítése több tényezőből áll, ezért mi a Click On-nál lépésről-lépésre, gondos szakmai hozzájárulással segítjük a folyamat megtervezésétől a saját folyamatkezelő megoldásukig.
