Összetett, több szereplőt igénylő árajánlatok készítésénél óriási nehézséget jelent a hiánytalan információáramlás biztosítása minden szereplő között, továbbá a konzisztencia fenttartása a döntéshozatalok során. Ebben a cikkünkben körüljárjuk, hogy lehet kiszabadulni a köremailek, illetve a kézzel kitöltött és kiküldött word dokumentumok világából komplex árajánlatok készítése során.
Mit értünk komplex árajánlat alatt?
Az összes olyan árajánlat, melynek létrehozása több szervezeti egységen is átível, sok információt tartalmaz és számtalan egyeztetést kíván, jóváhagyást igényel. Az ilyesfajta árajánlatok a következő főbb lépésekből, illetve ezek különböző módon való ismétléséből állnak: ● Felmérés ● Árkalkuláció ● Összeállítás és szerkesztés ● Jóváhagyás ● Kiküldés ● Utánkövetés Mi okozza a gondot ezeknél az első látásra egyszerűnek tűnő lépéseknél?
A fő probléma: decentralizált működés
Többféle platform és fájlformátum esetén a számtalan résztvevő számára gyakran kérdéses egy státuszmódosítás megtörténte, tömeges kiállítás esetén pedig kimaradhat néhány lényeges részlet. A világért sem szeretnénk egyazon információt többször konkretizálni a különböző szervezeti egységek felelőseivel, rosszabb esetben pedig akár ügyfelekkel. Az ilyen jellegű nehézségek feloldásához mindenképpen szükséges egy robusztus, centralizált megoldás, amely generalizált formátumokkal és adatmezőkkel dolgozik, így garantálva a megfelelő adatokat, a megfelelő helyeken.
Teljes folyamatot lefedő funkcionalitás
Fontos, hogy az általunk választott rendszer funkciói lehetővé tegyék, hogy ne kelljen azt egyszerre használni más, külső megoldásokkal. Így munkavállalóink számára bőven elegendő, ha egy rendszerben kiismerik magukat, nem beszélve az egységes információ tárolás előnyeiről és az automatizációs lehetőségekről.
Validáció
Egy megfelelő rendszer képes arra, hogy ellenőrizze az egyes adatmezők főbb paramétereit és amennyiben azok eltérnek az előre várttól, figyelmeztetést jelenítsen meg. Ez rendkívül hasznos lehet sok tétel felsorolása esetén, hogy véletlenül se maradhasson ki egyetlen összeg vagy megjegyzés sem. A program szól akkor is, ha egy telefonszám formátuma nem megfelelő, vagy egy tulajdonnevet véletlenül kisbetűvel írtunk, ezzel megelőzve rengeteg kellemetlen helyzetet.
Személyes egyeztetések nyomon követése
Egy komplex árajánlat kiadásáig számtalan egyeztetésnek kell történnie, mely során rengeteg új információ hangzik el. Fontos nyomon követni a megbeszélések időpontját és a résztvevők elérhetőségét is. Mivel a megbeszélések során elhangzott információra a jövőben lesz szükségünk, egy előre nem meghatározott időpontban, fontos, hogy könnyen kereshető, jól átlátható módon bármikor megtaláljuk azt.
Ismétlődő feladatok
Ha minden kimenő és bejövő információt képesek vagyunk sikeresen nyilvántartani, hamar megfigyelhetjük a különböző sémákat és a részfeladatok ismétlődését. Szerencsére az ily módon ismétlődő feladatok automatizálása a legtöbb esetben lehetséges, sőt, kiemelten fontos! Az xFlower rendszerében többek között a következő feladatok automatizálására van lehetőségünk:
Automatikus dokumentum generálás
Egy dokumentum létrehozása során nehézséget okozhat az egységes és megfelelő formátum megtartása minden kimenő dokumentum esetén. Az xFlower egy hagyományos, tömeges kitöltést lehetővé tevő alkalmazással szemben sokkal egyszerűbb és hatékonyabb működést tesz lehetővé, hisz minden releváns információval rendelkezik, így semmilyen adatimportálás vagy egyéb adatfeldolgozás nem szükséges.
Automatikus jóváhagyások
Amennyiben lehetőség van egy jóváhagyást algoritmizálni, úgy mindenféle várakozás nélkül képes a program azonnal ellenőrizni a megadott adatokat és jóváhagyni az árajánlatot. Ha a jóváhagyás folyamata nem algoritmizálható, akkor is rengeteg időt nyerhetünk a kommunikáció meggyorsításával, és a pontos utánkövetéssel értesítések formájában.
Automatikus kiküldés
A jóváhagyást követően bármilyen dokumentum azonnal kiküldhető tetszőleges számú résztvevő számára, előre elkészített e-mail sablonok alapján. A sablonok segítségével garantálható, hogy elírások nélkül, minden szükséges részletet tartalmazva kerüljön kiküldésre egy-egy e-mail, egységes dizájnnal, pontos időpontban.
Összegzés
Ha egy vállalat hosszú évek óta rossz beidegződések alapján végzi az ajánlatadás folyamatát, nehéz lehet mindent egyszerre megreformálni és egységes rendszerbe rögzíteni.
Mi a ClickOn-nál már számtalan vállalkozásnak segítettünk szintet lépni a folyamatautomatizálás terén, mellyel nem csak a hatékonyságukat javítottuk, de a költségeiket is nagy mértékben csökkentettük.
