Bármilyen profilú vállalatról legyen szó, a beszerzés – a logisztika egyik alappilléreként – nélkülözhetetlen része a zökkenőmentes és hatékony működésnek. A különböző eszközök, berendezések, alapanyagok, termékek vagy egyéb inputok rendelkezésre állása és elérhetősége nem ütközhet akadályba, hiszen az komoly problémát okozhat a vállalat működésében, és a költségeket is jelentősen megemelheti. Egy professzionális beszerzési rendszer alkalmazásával átláthatóvá, gördülékennyé és költséghatékonnyá tehető a beszerzés folyamata.
A beszerzés gazdasági vállalkozásoknak, legyenek azok ipari, mezőgazdasági, kereskedelmi vagy más gazdasági ágazatban működő cégek, széles körű erőforrásokra van szükségük a hatékony működéshez. Ezek az erőforrások lehetnek alapanyagok, félkész vagy késztermékek, gépek, berendezések, eszközök, energia, és még számos más elem. Az összes szükséges erőforrás beszerzése, vagyis azok rendelkezésre állítása, komoly kihívást jelent a vállalatok számára.
A hatékony beszerzési rendszer egyik kulcsa az előkészítés és az utókövetés
Amennyiben a beszerzés teljes ciklusa szoftveres támogatást élvez, vagyis az előkészítésre és az utókövetésre is kiterjed, sokkal könnyebb a folyamatot a vállalat igényeire szabni, ami különösen abban esetben játszik jelentős szerepet, ha ezek az igények folyamatosan változnak. A szoftveres beszerzési rendszer gondoskodik róla, hogy az előre tervezett eredmények megvalósuljanak, hiszen nyomon követi, átláthatóvá teszi, és adott esetben automatizálja a folyamatokat, jóváhagyásokat.
A beszerzési rendszer alapvető céljai:
Költségminimalizálás: Korábban a beszerzés a lehető legalacsonyabb beszerzési árat célozta meg, de ma már ezt a szemléletet a teljes költség minimalizálása irányába terelik, beleértve az egész ellátási láncot.
Beszállítók kiválasztása és értékelése:
A beszerzési gyakorlat a tranzakció-orientált megközelítéstől a kapcsolatorientált beszerzés felé mozdult el, ami azt jelenti, hogy fontos a beszállítók kiválasztása, értékelése és hosszú távú kapcsolatok kialakítása velük.
Készletszint csökkentése és folyamatos termékáramlás:
A magas készlet költségekkel jár (pl. raktározás) és leköt működő tőkét (készletérték), ezért a beszerzésnek hozzá kell járulnia a készletszint optimalizálásához és a zavartalan termékáramláshoz az ellátási láncban.
Kooperáció és integráció más szervezeti egységekkel:
A beszerzési egységnek együtt kell működnie és integrálódnia kell más szervezeti egységekkel az optimális eredmények eléréséhez, akár az egész ellátási láncban. Ez az együttműködés és integráció kulcsfontosságú a hatékony működéshez, még informatikai támogatás nélkül is.
Automatizmus és rugalmasság
A beszerzési rendszer automatikusan végzi el a rutinfeladatokat, ugyanakkor bármikor rugalmasan alakítható, igazítható az aktuális körülményekhez, ha a folyamatossághoz éppen erre van szükség. Ezzel nemcsak időt, hanem költségeket is megtakaríthatnak a vállalatok, továbbá a humán-erőforrásra is kevesebb teher rakódik. A logisztika akkor működik megfelelően, ha az áru (illetve eszközök, alapanyagok vagy egyéb inputok), az idő, a hely, a mennyiség, a minőség és a költség pont megfelelő, és ehhez elengedhetetlen egy rugalmas, az állandó mellett a változó tényezőkhöz maximálisan igazodó korszerű, digitális háttér, ami egy komplex rendszerben nyomon követhetővé és használhatóvá válik.
