A jelenkori workflow rendszerek egyik legfontosabb tulajdonsága A múltban a workflow – vagy BPM, business process management – rendszerekben leginkább programozással volt lehetséges új folyamatokat bevezetni, vagy a meglévőket módosítani. Ennek megfelelően az ilyen változások végigviteléhez szükséges volt az IT osztály és-vagy a szállító bevonására is, valamint külön IT projektet kellett generálni erre a célra. Az efféle megvalósítás erőforrás és időigénye is magasnak volt mondható, valamint a szállító felé való kitettség is magasabb szinten maradt.
Ma már viszont a workflow rendszerekben úgynevezett low code/no code módszerrel lehet létrehozni vagy módosítani az üzleti folyamatokat. E módszer lényege, hogy alapvetően egy grafikus szerkesztő felületen, minimális, vagy nulla programozással lehet létrehozni különféle üzleti folyamatokat, döntéseket vagy akár automatizálni ezeket. Ennélfogva nem szükséges minden módosításhoz vagy új folyamat bevezetéséhez az IT osztály bevonása, így nem csupán erőforrást, hanem időt is spórolhatunk. Mindemellett egy nagyon lényeges problémát is kiküszöbölhetünk ezzel a módszerrel: ez pedig a folyamatgazdákkal, azaz üzleti felhasználókkal való egyeztetés bármilyen programozást igénylő folyamatfejlesztés esetén. Az egyeztetések ilyen fajtája túlnyomó többségében félreértésekhez, nem megfelelő folyamatok elkészítéséhez, így pedig az erőforrások többszörös igénybevételéhez is vezethetnek.
Folyamatgazdák, mint folyamatfejlesztők
Az előbbiekben kifejtett probléma oka, hogy az üzleti folyamatok mély ismerete, illetve a leghatékonyabb munkavégzés paraméterei elsősorban az üzleti felhasználóknál, azaz folyamatgazdáknál lelhetők fel, az IT terület érintettsége ilyen esetekben alacsonyabb. Ennek megfelelően a folyamatok mély megértése és fejlesztése nem feltétlenül lehet az IT osztály feladata. A low code/no code megoldásokkal viszont a folyamatgazdák lehetnek a folyamatok szerkesztői, létrehozói. Megvan az üzleti tudás és a folyamatok mély ismerete, amiket egy grafikus felületen IT tudás nélkül is át lehet ültetni a workflow rendszerbe. Így a folyamatok implementációja lényegesen gyorsabbá válik amellett, hogy az IT erőforrások igénybevétele is lényegesen csökken vagy akár megszüntethető. Természetesen ezzel nem szeretnénk azt sugallni, hogy az IT osztály szerepe ne lenne jelentős, pusztán lehetőség nyílik az erőforrások optimális kihasználására.
Folyamatábra vagy folyamatszerkesztő?
Egy folyamatábra elkészítése workflow rendszertől függetlenül is általánosságban az üzleti területek feladata volt, ugyanakkor, egy folyamatábra elkészülte még messze nem jelenti, hogy a folyamat valójában működik, vagy valamilyen rendszer által értelmezhető. Épp emiatt, az ilyen ábrák elkészítése bár hasznos és adott esetben szükséges is, elkészítésük nyomán nem alakul ki működő, rendszerben futó üzleti folyamatmodell.
Ezzel szemben, amennyiben grafikus folyamatszerkesztő eszköz segítségével kerülnek modellezésre ugyanezen folyamatok, úgy minimális többletráfordítás mellett valóban működő, rendszerben kezelt üzleti folyamatokat kapunk. Következésképpen célszerű a folyamatok modellezését már a kezdetektől ilyen rendszerben végezni, így megtakarítható a kétszeres folyamatábra készítés.
Milyen esetekben lehet mégis szükség a szállító vagy az IT osztály bevonására?
A folyamatok implementációján, fejlesztésén túlmenően a legtöbb workflow bevezetési projekt elmaradhatatlan része a szükséges integrációk kialakítása. Az ilyen megoldások létrejötte minden esetben programozást, fejlesztést és többoldali egyeztetést igényel. Ennek megfelelően az üzleti terület már nem tudja megvalósítani a projektek e részét. Ilyenkor válik szükségessé az IT osztály vagy a szállító bevonása, ugyanakkor nem feltétlen a folyamatfejlesztés, hanem a rendszerek közötti interfészek kialakítása tekintetében.
Konklúzió
A fenti okfejtés alapja értelemszerűen a workflow rendszerek jelenkori fejlettsége, ami lehetővé teszi a hatékonyabb és gyorsabb folyamatmodellezést és implementációt. Így elkerülhető, hogy a meglévő folyamatok fejlesztésével vagy új folyamatok kialakításával kapcsolatban túlzottan hosszú vagy rengeteg iterációt igénylő, erőforrásigényes projekteket kelljen indítani. Ehhez szükséges, hogy az üzleti terület is értse, és kellő mélységben elsajátítsa a folyamatszerkesztő eszköz használatát, azonban mivel ez nem programozási feladat, általában felhasználói szintű IT tudással gond nélkül megvalósítható.
