CRM szoftver - xFLOWer

xFLOWer áttekintés

Üzleti problémák megoldása: xFLOWer workflow rendszer használata

Üzleti folyamatok kezelése rendszerszinten

Minden vállalkozás üzleti folyamatok, azaz munkaköri leírások, szabályzatok, szokásjogok szerint működik, viszont nagyon kevés cégnél van ezt megfelelően támogató munkafolyamattámogató, workflow alapú informatikai eszköz.
Ön tudja min dolgoznak munkatársai? Milyen nyitott feladatai vannak ez egyes kollegáknak / szakterületeknek? Egy-egy ügy kapcsán meg tudja nézni mi történt, mi a következő lépés?
xFLOWer olyan munkafolyamattámogató (workflow) rendszer, amely átfogóan kezeli mindazon vállalati tevékenységsorozatokat, amelyek szükségesek a több földrajzi helyen, nagyszámú ügyfél kiszolgálása során felmerülő ügyviteli problémák kezelésére.

Üzleti előnyök

Munkafolyamatok

xFLOWer tartalmaz minden olyan funkciót, ami sok felhasználó és magas rendelkezésre állási idő, valamint biztonsági elvárások mellett is megvalósítást ad a munkafolyamatok kezelésére, automatizálására.

xFLOWer összeköt

xFLOWer olyan megoldást nyújt, ahol a humán, azaz emberek vezérelte üzleti munkafolyamatokon túl, a különböző informatikai eszközök / rendszerek tevékenységeit is egy workflow rendszerként fogja össze.
Igen: Ez azt jelenti, hogy üzleti munkafolyamatok akár emberi beavatkozás nélkül indulhatnak, tovább léphetnek, lezáródhatnak, közben dokumentumokat fogadnak vagy állítanak elő. Természetesen a munkafolyamatokba beiktathatók olyan ellenőrzési pontok, ahol emberi beavatkozás (jóváhagyás, adatbevitel, stb.) szükséges.

xFLOWer képes kapcsolódni bármilyen informatikai rendszerhez, meglévő interface-ekkel rendelkezik számos ismert alkalmazásához. Munkafolyamatkezelő eszközként képes együttműködni a legmodernebb SOA architektúrákkal éppúgy, mint akár csak egy adatbázis vagy off-line interface-t nyújtó megoldással.
xFLOWer-t elsősorban felhőszolgáltatásként áruljuk, de számos olyan installáció letétezik, ahol az ügyfél által biztosított saját infrastruktúrájáról történik a használat.

xFLOWer felhő alapú vállalatirányítási rendszer

Kik és mire használják?

 xFLOWer a gazdaság szinte valamennyi szektorában  működik munkafolyamatkezelő megoldásként. Több ezer felhasználó sokszáz folyamattípust futtat és végzi napi munkáját a rendszerben, így évente összesen nagyságrendileg 100 millió munkafolyamat (workflow) fut le, körülbelül 200 millió dokumentum kezelésével egyidejűleg.
Létezik olyan xFLOWer ügyfél, ahol csak 1-1 üzleti munkafolyamat kezelésére használják megoldásunkat, de a legtöbben különböző (akár több száz) üzleti munkafolyamatot modelleztek le, és azokat napi szinten működtetik xFLOWer segítségével.

Felhő alapú vállalatirányítási rendszer

IT környezet

xFLOWer elérhető felhőszolgáltatásként és on-premise megoldásként is.
A rendszer illeszkedik a vállalat informatikai környezetébe; különböző API eszközökön képes kapcsolódni a már meglévő IT rendszerekhez.
Felhőszolgáltatások választása esetén alapértelmezésben az Amazon infrastruktúráját kínáljuk.
Amennyiben a felhőszolgáltatás jelentős előnyeivel Ön nem szeretne élni, akkor az Ön vállalatának IT környezetében is futhat az alkalmazás. Ez esetben xFLOWer munkafolyamat és dokumentumkezelő szerver oldali komponenseinek nincsenek különleges igényei. A legelterjedtebb Windows, Linux és nagyvállalati Unix környezetekben is működőképes mind a folyamatmotor mind a dokumentumszerver, mind az alkalmazáscsomag egyéb kiszolgálói.
A felhasználók azonosítására xFLOWer képes kapcsolódni meglévő authentikációs, authorizációs eszközökhöz, így Single Sign On bejelentkezés is létrehozható. 

Munkafolyamatok automatizálása

Munkafolyamatok automatizálása

Az egyes munkafolyamat-lépések automatizálása lehetőséget biztosít arra, hogy a szervezeten belül munkaerő szabaduljon fel, így több idő marad a megrendelt projektek teljesítésére illetve új ügyfelek megszerzésére, ami hatékonyan támogatja az üzleti eredmények elérését.
Akár teljesen automatikus tevékenységláncok is felépíthetőek (pl.: kintlévőség kezelés), íme néhány példa hol javítható és gyorsítható egy munkafolyamat és dokumentumkezelő rendszerrel a vállalati munkavégzés:

  • párhuzamos munkafolyamatok kezelése (pl. 3 vezetőből 2 jóváhagyás szükséges)
  • közüzemi számla automata jóváhagyása
  • cross sale
  • műszaki / pénzügyi adatok ellenőrzése
  • összességében legjobb ajánlat kiválasztása
Vállalati rendszer

Automatikus munkafolyamat lépések

Képzelje el, hogy több tízezer olyan nyitott munkafolyamata van amely várakozik valamire:

  • Lejárt-e a szerződés?
  • Van-e még tartozása?
  • Kaptunk-e választ?
  • 2 hét múlva ismét hívni kell!
  • Elhárult már a hiba?
  • Beérkezett az áru?
  • Meggyógyult már a kapcsolattartó?
  • stb.

Ezeket a munkafolyamat-lépéseket a folyamatkezelő motor képes automatán ellenőrizni, egyes feltételek függvényében a munkafolyamatokat tovább vinni, riasztást küldeni, lezárni egy ügyet vagy kezelőhöz / vezetőhöz továbbítani, priorizálni, összekapcsolni, csoportosítani…

Dokumentumok automatizálása - workflow szoftver

Dokumentumok automatizálása

Sokak számára a dokumentumkezelés egy file manager-hez hasonló felületet jelent, ahol fastruktúrába szervezve elérhetőek a szkennelt dokumentumok és a word file-ok.

xFLOWer dokumentumkezelő modulja ennél sokkal többet nyújt. Egyrészt dokumentumként értelmez minden digitálisan értelmezhető anyagot, így akár egy telefonbeszélgetés eredménye (hang file), egy SMS vagy e-aktába csomagolt digitálisan aláírt számla is azonos módon kezelhető. 
Legfontosabb, hogy a dokumentumok nem önmagukban, hanem minden esetben üzleti munkafolyamatok mentén keletkeznek, az workflow-k vezérlik az elintézési, tárolási,  archiválási, jóváhagyási, előállítási, törlési, indexelési folyamataikat is. 
Az munkafolyamatok mentén előkészítendő dokumentumokat (word, pdf, mail) xFLOWer előre kialakított sablonokból képes előállítani. 

Projekt menedzsment szoftver

Feladatok kiosztása

Sok vállalatnál megfigyelhető, hogy tudásszigetenként külön koordinátor munkatárs(ak) foglalkoznak a beérkező feladatok munkatársakra történő szétosztásával. Ez a legtöbb esetben egy automatizálható tevékenység, ahol a munkafolyamat-kezelő rendszer munkaelosztó modulja feladattípusonként,  különböző algoritmusok alapján végzi az egyes feladatok kiosztását, tekintettel a feladatot elvégző munkatárs terheltségére és szaktudására is, tehát nem fordulhat elő, hogy egy egyébként is leterhelt kolléga olyan feladatot kapjon, aminek elvégzése nem az ő kompetenciája. Emellett a rendszer a manuális vagy félig automatizált munkaidő beosztás használatát is igény szerint támogatja.

Képzelje el, hogy van tízezernyi nyitott feladat a cégben és ezek közül meg kell mondani, hogy XY mivel kezdjen el dolgozni! Egy hagyományos környezetben ez nem szokott működni. xFLOWer viszont képes arra, hogy ezt megoldja, tizedmásodpercek alatt egyesével (PULL) kiad egy feladatot, vagy akár az összes feladatot előre nevesítve (PUSH) munkatársakhoz rendeli.

Munkafolyamat kezelő rendszer - workflow szoftver

Folyamatszerkesztés

A munkafolyamatkezelő rendszer teljes működése paraméterezhető folyamatszerkesztő eszközök segítségével.
A munkafolyamatok kialakítása és módosítása – megfelelő jogosultsággal – grafikus felületen történik, így nem szükséges programozói tudás a módosítások kivitelezéséhez.
Képzelje el, hogy egy klasszikus rajzolóprogramban vagy papíron filctollal lerajzol egy munkafolyamatot….. és azonnal külön IT varázsszavak vagy külsős beszállító nélkül 1 másodpercen belül az összes munkatársa eléri és eszerint kapja a feladatait, végzi munkáját.

Hihetetlennek tűnik, de így van: ha például kitalálja, hogy túl bonyolult kezelni a cégnél a fizetés előlegeket, akkor 20 perc alatt megrajzolja xFLOWer-ben a munkafolyamatábrát, az igénylő és jóváhagyó űrlapot és az esetleg kinyomtatásra kerülő word file-t és többet nem lesz ezzel a tevékenységsorral problémája. Munkatársaknak csak az igényléssel, vezetőknek csak a jóváhagyással vagy elutasítással, pénzügynek csak a kifizetéssel kell foglalkoznia.

Az xFLOWer története

History: ügy és irattörténet

xFLOWer bevezetésével egy teljesen zárt rendszer alakítható ki, amelybe minden olyan vállalati dokumentum és információ visszakereshetően és munkafolyamathoz kapcsolódóan kerülhet be, ami az ügyvitel vagy a vállalat szintjén fontos lehet. Így meggátolható a vállalati információk, dokumentumok elkallódása, illetéktelenekhez kerülése vagy véletlen megsemmisítése.
Egy-egy kattintással a munkafolyamatkezelő rendszer history modulja pillanatok alatt megmutatja, hogy egy adott partner milyen leveleket küldött (papíron vagy elektronikusan), mikor telefonáltunk vele, milyen válaszokat kapott, az ügyintézési procedúra során mikor, milyen döntések születtek.
Azonnal látszódnak egyes ügyek kapcsolatai: ki mikor milyen döntést hozott, milyen egyéb iratokkal, ügyekkel van kapcsolatban (előzmények).
A Timeline funkció egy listában jeleníti meg egy-egy ügyintézés teljes történetét: ki-mikor fér hozzá, mikor milyen döntés született, milyen dokumentumok mikor, ki által kerültek csatolásra, létrehozásra, ezeket mikor/ki jelenítette meg, ki/mikor milyen megjegyzést írt, mikor/milyen interface-en milyen adatok érkeztek más rendszerből, milyen egyéb külső rendszerek fértek hozzá az adott adatcsoporthoz…..

Workflow szoftver - xFLOWer

Integráció

xFLOWer integrációs képességei segítségével képes akár más további háttérrendszerekből is rendszeres időközönként lekérdezéseket indítani és kezelni, így például automatikusan ellenőrizheti a pénzügyi rendszerben, hogy mennyi hátralékos ügyfél szerepel a nyilvántartásban és akár kintlévőség kezelési munkafolyamatot is indíthat a tartozások mielőbbi behajtása céljából. Rugalmasságának köszönhetően a rendszer képes eltérő ügyféltípusokhoz eltérő behajtási munkafolyamatokat rendelni, így a visszatérően nem fizető ügyfelek szigorúbb behajtási rend alá eshetnek, mint a például a kiemelt, vagy rendszeresen határidőre fizetők.

a workflow rendszer bevezetése csökkenti a hibalehetőségeket és konzisztens működést kínál

Workflow rendszer bevezetésével elkerülhetők a manuális feladatvégzésből, valamint a strukturálatlan cégvezetésből adódó problémák. Mivel a rendszer a feladatok teljesülésén túlmenően a határidőket is vizsgálja, használatával a feladatok megvalósulási ideje is közel azonos.

VEGYE FEL VELÜNK A KAPCSOLATOT!

    Felhasználási esetek

    Kárbejelentések kezelése Workflow-val

    Ügyfelünk Magyarország egyik meghatározó biztosítótársasága. Lakásbiztosításra szerződött ügyfeleik számára assistance szolgáltatást is kínálnak a klasszikus biztosítási szolgáltatásokon túlmenően; azaz ha például egy ügyfélnél valamilyen káresemény történik, akkor a biztosító azonnal intézkedik a kár elhárítása érdekében.

    Elolvasom