Workflow rendszer a szervezetfejlesztésben

A szervezetfejlesztés nem a multik “játéka”

Amikor szervezetfejlesztési kérdések merülnek fel, sokan hajlamosak úgy tekinteni ezekre a módszerekre és eljárásokra, mint a legnagyobb cégek “játékszereire”, amelyek lehet, hogy abban a környezetben működnek, de “nálunk” – tetszés szerint: cégünkben, iparágunkban, piacunkon vagy országunkban – biztosan nem fognak eredményt hozni. Fentiek néhány esetben igaznak is bizonyulhatnak, azonban több olyan területen is fejleszthetjük vállalkozásunk szervezetét, amelyek biztosan hatékonyabbá és takarékosabbá teszik a működést. Ezen megoldások közül gyűjtöttünk össze néhányat.

Szervezés és tervezés

A KKV – k életében tipikusnak mondható általános a munkaszervezés hiánya vagy alacsony szintű megvalósítása a multikhoz képest. Ennek oka egyrészt, hogy ilyen típusú képzés nem áll rendelkezésre – még HR és kapcsolódó szakokon is inkább multi környezetre készítik fel a hallgatókat, más szakmák esetén még kevesebb vagy nulla az ilyen irányú tárgy, képzés – másrészt, hogy a tulajdonos/ügyvezető általában szakember, aki valamilyen oknál fogva vállalkozásba kezdett. Ugyanígy általában nincs szakembergárda, aki rendelkezne ezekkel a készségekkel. A tulajdonosok többnyire maguk keresnek válaszokat, megoldásokat bizonyos problémára. Ennek megfelelően aztán nincs ilyen típusú – szervezeti – innováció, hanem elkezd “így szoktuk” módon működni a cég. Ezekre a problémákra megoldást kínálnak a workflow rendszerek. Amennyiben olyan rendszer kerül bevezetésre, amely eleve tartalmaz bizonyos típus folyamatokat, példákat, működő megoldásokat, úgy a szervezet működése már a bevezetést követően azonnal érezhetően javulni fog. Az xFLOWer ezt is kínálja ügyfeleinknek, így a rendszer bevezetésével kisebb cégek is hozzájuthatnak azokhoz a – plusz költséget nem jelentő – módszerekhez, amik nemzetközi szinten, a “nagyoknál” már beváltak.

Ügyvitel és automatizáció

Egy magyar KKV általában nem rendelkezik olyan erőforrásokkal, mint egy multinacionális nagyvállalat. Éppen emiatt, KKV – k ügyviteli folyamatai esetében még hangsúlyosabb az automatizáció, racionális kialakítás, hiszen kevesebb a mozgástér. Ugyanakkor a megvalósítható előrelépés nem okoz arányosan nagyobb költséget, a folyamatok kezelése és automatizálása így megfizethető marad. Ez magyarul annyit tesz, hogy amit egy multinál “nagyban” jóval több erőforrással lehet csak megoldani, azt egy KKV esetében gazdaságosabban is működhet “kicsiben”. Fontos viszont, hogy a workflow rendszer és a benne lévő folyamatok skálázhatók, tehát a növekedéshez alkalmazkodik. És ne feledjük, azt se, hogy sok KKV esik “növekedési csapdába”, ahol az alulfinanszírozottság vagy az egyéb erőforrások hiánya miatt nem tud több munkát vállalni, pedig a piac lehetőséget biztosítana rá. Ebben az esetben a workflow – különösen az automatizáció – költségcsökkentő és termelékenységet is növelő eszközként is értelmezhető, ami adott esetben segítheti a vállalkozást az ilyen típusú korlátokon.

Szokások és paradigmák

Egy szervezetfejlesztési projekt, különösen amennyiben a folyamatkezelésre fókuszál, komoly paradigmaváltást jelenthet egy szervezet életében. Egy kedves ügyfelünk esetében konkrétan kimondásra került a tulajdonos által, hogy a rendszer bevezetésével egészen másképpen fognak működni, hiszen eddig nem voltak lefektetve a szabályok, pontos feladatok, felelősségi körök és dokumentumok.

Ennek megfelelően ez egy nagy munka, de csak egyszer kell elvégezni, és ekkor is van lehetőség a rendszer inkrementális bevezetésére – szemben pl. egy ERP bevezetéssel – azaz a munkafolyamatok akár egyesével is bevezethetők, nem szükséges “ráborítani” a cégre egy teljes működési átalakítást egyszerre. Való igaz, hogy egy KKV esetében sokszer nem lehet olyan pontosan meghatározni az egyes területeket és élesen elkülöníteni az egyes szakterületek feladatait, ugyanakkor célszerű törekedni a funkciók, feladatok elosztására, tervezésére, racionalizálására. Ennek lényeges eleme a feladatkiosztás, amit az xFLOWer akár automatikusan elvégez.

Kisebb vállalatok esetében is érdemes…?

Természetesen, ugyanakkor fontos, hogy minél nagyobb egy szervezet általában annál jobban megéri workflow rendszert bevezetni. Ugyanakkor vannak speciális területek, mint pl. a munkaerő közvetítés, vagy még inkább a kölcsönzés, ahol lehet, hogy 2-3-5 fős cég használja a rendszert, viszont havi szinten akár többezer oldalnyi dokumentumot kezelnek a folyamataikban. Tehát ha nagy mennyiségű repetitív feladat kerül elvégzésre, akkor egy workflow rendszer bevezetése garantáltan komoly eredményeket hoz: költségcsökkenés, hatékonyság növekedés, több profit.

Összegzés

Először is célszerű végiggondolni folyamatainkat és leírni, rögzíteni azokat, bármilyen formában. Már ez a tevékenység önmagában is sokat segíthet. Érdemes szakértőhöz fordulni, aki segít optimálisan kialakítani üzleti folyamatokat, segíthet azok implementációjában, illetve a belső ellenállás leküzdésében is. Mindezeken túlmenően kiemelten lényeges, hogy élőben is láthassunk egy ilyen rendszert akár napi működés közben – így – szó szerint – megláthatjuk, hogy milyen eredményeket érhetünk el a rendszer bevezetése által saját cégünknél is!