Workflow platform

szervez

Egy kisebb vállalatnál is legalább 50 féle üzleti folyamatot kell háttérembereknek elvégeznie. Ha ezek nincsenek rendben, akkor a cég is működésképtelen.

Végrehajt

Ismerős? Panaszlevélre kapott válaszban az én nevem és címem van, de a tartalma nem nekem szól. Miért is: copypaste hozta létre az ügyintéző, de nem minden mezőt cserélt le! Az Ön cégénél ez nem történhet meg!

Automatizál

Ha egynél több ember dolgozik egy területen, akkor már könnyen összekeverednek a feladatok? Ki a felelős? Ki folytassa? Mi a határidő? Kit kell bevonni? Ki hagyja jóvá? Ugye Ön ezeket a tevékenységeket nem e-maillel és Excel-lel szervezi?

xFLOWer Platform - folyamat és dokumentumkezelő keretrendszer

Az xFLOWer Platform segítségével megvalósítható a funkcionális szervezeti egységeken átívelő üzleti folyamatok kialakítása. A rugalmas keretrendszer lehetőséget biztosít arra, hogy a meglévő vállalati szoftverek egymással együttműködve illetve egymás adatait felhasználva támogassák a meghatározott folyamatok végig vitelét. Ennek köszönhetően nem szükséges az egyes funkcionális vagy háttérrendszerek cseréje, így nincs szükség teljesen új, nagy beruházás igényű informatikai környezetek megvásárlására ahhoz, hogy a szervezet folyamatai egységesen, átláthatóan kezelhetővé váljanak.

FOLYAMATSZERKESZTŐ ESZKÖZÖK
A munkafolyamatkezelő rendszer teljes működése paraméterezhető folyamatszerkesztő eszközök segítségével.
A munkafolyamatok kialakítása és módosítása – megfelelő jogosultsággal – grafikus felületen történik, így nem szükséges programozói tudás a módosítások elvégézéshez.
Képzelje el, hogy egy klasszikus rajzolóprogramban vagy papíron filctollal lerajzol egy munkafolyamatot…..és ez azonnal külön IT varázsszavak vagy külsős beszállító nélkül 1 másodpercen belül az összes munkatársa eléri és eszerint kapja a feladatait, végzi munkáját.

  • Hihetetlennek tűnik, de így van: ha például kitalálja, hogy túl bonyolult kezelni a cégnél a fizetés előlegeket, akkor 20 perc alatt megrajzolja xFLOWer-ben a munkafolyamatábrát az igénylő és jóváhagyó űrlapot és az esetleg kinyomtatásra kerülő word file-t és többet nem lesz ezzel a tevékenységsorral problémája. Munkatársaknak csak az igényléssel, vezetőknek csak a jóváhagyással vagy elutasítással, pénzügynek csak a kifizetéssel kell foglalkoznia.

Az üzleti munkafolyamatok kialakításánál az IT és az üzleti elemző feladat teljesen szétválik. Mindenki azzal foglalkozhat, amihez ért: IT összeköti az egyes rendszereket, üzleti folyamatgazda pedig megrajzolja a munkafolyamatokat.

A munkafolyamatok kialakításához sablonok és a tesztelés támogató eszközök állnak rendelkezésre.
Az egyes munkafolyamatok automatizálhatók, ehhez SOA architektúrában is működő webservice réteg, közvetlen adatbázis vagy off-line interface kapcsolaton alapuló munkafolyamat-lépések hozhatók létre.

Előnyök

Dokumentumok és folyamatok

Kétségtelen, hogy üzleti környezetben minden dokumentum valamilyen ügyintézési feladatot, tevékenységet tesz szükségessé. Hiszen minden érkező, vagy éppen kiküldött dokumentum tartalmaz valamilyen, a vállalatra vonatkozó megállapítást, döntést, illetve további lépést indikál. Éppen ezért a dokumentumok kezelése folyamatok mentén praktikus, hiszen a dokumentumokhoz kapcsolódó tevékenységeket célszerű meghatározott üzleti folyamatok mentén kezelni. Éppen ezért az xFLOWer nem csupán workflow, hanem dokumentumkezelő motorral is rendelkezik, így átfogó megoldást kínál az üzleti dokumentumok kezelése tekintetében.

Legyen minden megszervezve

A workflow olyan szoftver – rendszer – amely a napi tevékenységeket vezérli előre definiált, kötött üzleti folyamatok futtatásán keresztül. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy minden munkatársa mindig pontosan tudni fogja mi a teendője, milyen határidővel, mely dokumentumokat kell használnia, a rendszer pedig betartatja a határidőket, felügyeli a tevékenységeket. Ezen túlmenően tetszőleges jelentéseket készít a munkatársak teljesítményéről vagy egyéb releváns adatokról is. Egy workflow rendszer mindezeken túlmenően képes automatizálni az egyes tevékenységeket, döntéseket, így időt és pénzt spórol vállalata számára.
A felhő alapú információs technológiák lehetővé teszik akár nagyvállalati szintű szoftverek és rendszerek használatát havidíj ellenében anélkül, hogy magas beruházási költségű hardver vagy szoftverberuházást igényelnének. A mai igényeknek megfelelően kialakított, rugalmas megoldások lehetővé teszik, hogy minden olyan feladatot, amelyet korábban például csak a vállalat irodájából lehetett elkészíteni, immár szabadon, helyhez kötöttség nélkül lehessen elvégezni. 

Üzleti folyamatok automatizációja

A kompetitív piac és az új technológiai megoldások versenyképességük növelésére kényszerítenek minden vállalkozást. Ennek kézenfekvő módja a repetitív feladatok automatizálása, így jelentős megtakarításokat érhetünk el. Megfelelően kialakított automatizációs stratégia által alacsonyabb költségek mellett magasabb szinten szolgálhatjuk ki ügyfeleinket, legyen szó termelő, kereskedő vagy szolgáltató vállalkozásról.

Más automatizációs megoldásokkal szemben, melyek csak egy-egy területen tesznek lehetővé automatikus működést a workflow rendszerek átfogó megoldást nyújtanak az üzleti folyamatok automatizálására. Legyen szó döntésekről, adatmozgatásról, dokumentumok készítéséről, jóváhagyásáról, IT rendszerek összekötéséről vagy akár számlák iktatásáról és kezeléséről, e tevékenységek – egy része vagy akár egésze is – automatizálható workflow rendszer segítségével.

Futtatás: cloud vagy on-premise

Ma már minden vállalkozás maga dönti el, hogy egy szoftveres szolgáltatást felhőből vagy saját maga által üzemeltetett környezetben használ.

Amennyiben xFLOWer-t felhőszolgáltatásként veszi igénybe, akkor Önnek semmi más dolga nincs, mint használni. Mentésekről, üzemeltetésről, verziófrissítésről, biztonsági beállításokról az xFLOWer csapat gondoskodik.  

Ha bármilyen okból Ön saját informatikai környezetében szeretné a rendszert működtetni, akkor megteheti. xFLOWer csapat segít telepíteni,  az üzemeltetés az Ön dolga lesz, de ebben is kaphat támogatást.  

Automatizált dokumentumok

Egy üzleti környezetben nem csak a folyamatok, hanem a dokumentumok automatizációja is rengeteg előnyt jelent: kevesebb hiba, kevesebb emberi erőforrás.

El sem tudná képzelni mi minden automatizálható!

  • iktatás
  • elektronikus dokumentumok (e-mail, ügyfélkapu, e-számla) érkeztetése és sablonizált megválaszolása
  • sablondokumentumok (email, pdf, word) automatikus kitöltése (dátum, tartozás összege, anyja neve)
  • keresés, metaadatok kinyerése
  • szkennelés
  • printhouse
  • központi nyomtatás
  • vízjelzés
  • archiválás

xFLOWer API

xFLOWer-t legtöbb eseten nem önmagában használják, hanem más rendszerekkel összekötve.
Néhány egyszerű példa:

MAIL API: xFLOWer minden info@company.com címre érkező levelet érkeztet, tárol, folyamathoz rendel SSO API: xF összeköthető a központi authentikációs eszközökkel, így nem kell külön jelszó a kollegáknak ERP API: külbönböző ERP rendszerekhez egy vagy kétirányú adatkapcsolat (pl ügyféltörzs szinkronizációhoz) Állami API: NAV online, és Ügyfélkapu API Szamlazz.hu API

A fenti kész kapcsolatokon túl xFLOWer lehetőséget kínál külső fejlesztőknek standard üzleti tevékenységek API-n keresztül történő használatára. Néhány példa:
* ügyindítás * keresés  * dokumentum generálás * dokumentum letöltés * adatkitöltés * workflow léptetés *

xFLOWer anywhere

Az xFLOWer jelenleg a gazdaság szinte valamennyi szektorában és államigazgatási szerveknél is munkafolyamatkezelő megoldásként működik. Többezer felhasználó sok száz folyamattípust futtat és végzi napi munkáját a rendszerben, így évente 100 milliónyi munkafolyamat/ügy (workflow) fut le, több száz millió dokumentum kezelésével egyidejűleg.
Az xFLOWer ~20 éve teljesít a legnagyobb multinacionális vállalatoknál, az ipar, a kereskedelem és a szolgáltatások piacán egyaránt. xFLOWer telekommunikációs, pénzügyi, FMCG szektorokban is  megbízható teljesítményére alapozzák vállalataik működését sőt, a közigazgatásban is jelentős szervezetek használják a szoftvert a napi ügyviteli munkafolyamatok támogatására.
Létezik olyan xFLOWer felhasználó, ahol csak 1-1 üzleti munkafolyamat kezelésére használják, de a legtöbben különböző (akár több száz) üzleti munkafolyamatot modelleztek le és azokat napi szinten működtetik az xFLOWer segítségével.

Felhasználási esetek

Kárbejelentések kezelése Workflow-val

Ügyfelünk Magyarország egyik meghatározó biztosítótársasága. Lakásbiztosításra szerződött ügyfeleik számára assistance szolgáltatást is kínálnak a klasszikus biztosítási szolgáltatásokon túlmenően; azaz ha például egy ügyfélnél valamilyen káresemény történik, akkor a biztosító azonnal intézkedik a kár elhárítása érdekében.

Elolvasom

többet szeretne tudni? lépjen velünk kapcsolatba!