xFLOWer Platform – A folyamatvezérlő és dokumentumkezelő keretrendszer

Az xFLOWer Platform segítségével megvalósítható a funkcionális szervezeti egységeken átívelő üzleti folyamatok kialakítása. A rugalmas keretrendszer lehetőséget biztosít arra, hogy a meglévő vállalati szoftverek egymással együttműködve illetve egymás adatait felhasználva támogassák a meghatározott folyamatok végig vitelét. Ennek köszönhetően nem szükséges az egyes funkcionális vagy háttérrendszerek cseréje, így nincs szükség teljesen új, nagy beruházás igényű informatikai környezetek megvásárlására ahhoz, hogy a szervezet folyamatai egységesen, átláthatóan kezelhetővé váljanak.

Folyamatszerkesztő eszközök

Folyamatok xFLOWer előtt

A munkafolyamatkezelő rendszer teljes működése paraméterezhető folyamatszerkesztő eszközök segítségével.
A munkafolyamatok kialakítása és módosítása – megfelelő jogosultsággal – grafikus felületen történik, így nem szükséges programozói tudás a módosítások elvégézéshez.
Képzelje el, hogy egy klasszikus rajzolóprogramban vagy papíron filctollal lerajzol egy munkafolyamatot…..és ez azonnal külön IT varázsszavak vagy külsős beszállító nélkül 1 másodpercen belül az összes munkatársa eléri és eszerint kapja a feladatait, végzi munkáját.

Hihetetlennek tűnik, de így van: ha például kitalálja, hogy túl bonyolult kezelni a cégnél a fizetés előlegeket, akkor 20 perc alatt megrajzolja xFLOWer-ben a munkafolyamatábrát az igénylő és jóváhagyó űrlapot és az esetleg kinyomtatásra kerülő word file-t és többet nem lesz ezzel a tevékenységsorral problémája. Munkatársaknak csak az igényléssel, vezetőknek csak a jóváhagyással vagy elutasítással, pénzügynek csak a kifizetéssel kell foglalkoznia.

Az üzleti munkafolyamatok kialakításánál a IT és az üzleti elemző feladat teljesen szétválik. Mindenki azzal foglalkozhat, amihez ért: IT összeköti az egyes rendszereket, üzleti folyamatgazda pedig megrajzolja a munkafolyamatokat. 

A munkafolyamatok kialakításához sablonok és a tesztelés támogató eszközök állnak rendelkezésre.
Az egyes munkafolyamatok automatizálhatók, ehhez SOA architektúrában is működő webservice réteg, közvetlen adatbázis vagy off-line interface kapcsolaton alapuló munkafolyamat-lépések hozhatók létre.

xFLOWer Platform összefoglaló

 

xFLOWer Platform építőkockák

xFLOWer Plarform

további rendszerelemek

TIPP - Calendar
TIPP - Calendar

Ügyek kezelése standard naptárakban: Outlook, Gcalendar, Iphone....

TIPP - Dashboard
TIPP - Dashboard

Csempéken átláthatóvá válhatnak a napi feladatok: riportok, mentett keresések és gyors-ügyindító linkek kihelyezésével 

TIPP - Workflow editor
TIPP - Workflow editor

Folyamatszerkesztő eszközünk segítségével IT tudás nélkül készthető működő üzleti folyamat

TIPP - Timeline
TIPP - Timeline

Azonnal követhető és átlatható egy-egy ügy teljes története

TIPP - E-mail linkek
TIPP - E-mail linkek

Képzeljen el olyan e-maileket, amelyben aktív folyamatvezérlő linkek vannak: jóváhagyom / elutasítom.

TIPP - Mobil app
TIPP - Mobil app

Minden vállalat életében vannak olyan üzleti döntések / feladatok, melyeket nem egy számítógép monitora előtt ülve kell meghozni.

 

regFLOWer – Dokumentumok elektronikus iktatása

A beérkező dokumentumok iktatása - legyenek azok elektronikusak vagy papír alapúak – a teljes körű dokumentum menedzsment alapját képzi. Nagy mennyiségű beérkező dokumentum esetén az elektronikus érkeztetés megvalósítása kritikus, hiszen az üzleti folyamatok szinte minden esetben valamilyen dokumentumhoz kapcsolódnak, indulásuk többnyire valamilyen dokumentum beérkezéséhez köthető.

A hatékony és szabályozott iratkezelés alapja, hogy az iktatás hiba nélkül, a lehető leggyorsabban és költséghatékonyan történjen meg. A regFLOWer segítségével szabályozottan, akár automatizáltan és minimális emberi erőforrás igénnyel megvalósítható a dokumentumok érkeztetése úgy, hogy a feldolgozott adatokra épülve meghatározott üzleti folyamatok vagy részfolyamatok induljanak el és kerüljenek végig vitelre minden olyan szervezeti egységen keresztül, amelyik az adott tevékenységek és feladatok elvégzésében érintettek.

taskFLOWer – Munkafolyamatkezelés

Az egyes üzleti folyamatok során a feladatok kiosztása és határidőre való teljesülésük biztosítása kulcsfontosságú. A taskFLOWer olyan folyamatkezelő megoldás, amellyel a feladatok kioszthatóak, meghatározható fontosságuk és sürgősségük egyaránt, továbbá lehetővé teszi teljesülésük monitorozását is. Kiemelten fontos folyamatok és tevékenységek esetében biztosítja a szabályozott teljesülést, míg rendszeresen ismétlődő feladat – együttesek menedzselésében nélkülözhetetlen vezetői és koordinátori előnyökhöz juttatja felhasználóit.

A munkafolyamatok grafikusan tervezhetőek a szervezet igényeihez és belső szabályzataihoz igazodva, így nem szükséges programozói tudás a rendszer finomhangolásához vagy a folyamatok – jogosultság alapú – módosításához.

docFLOWer – Dokumentumkezelés

A docFLOWer segítségével megoldható a szervezet dokumentumainak egységes, az erre jogosult felhasználók által definiált feltételek szerinti létrehozása, tárolása és visszakeresése. Ennek megfelelően kizárólag az arra jogosult felhasználók juthatnak hozzá az egyes dokumentumokhoz illetve módosíthatják azokat. Így elkerülhető a dokumentumok jogosulatlan módosítása vagy törlése. Így meggátolható a bizalmas információk és üzleti titkok jogosulatlan felhasználása vagy a vállalati rendszerekből való kikerülése is.

A docFLOWer megfelel a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletben foglalt elvárásoknak is, amelyek az egyes közfeladatokat ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szembeni követelményeket rögzíti. Emiatt a docFLOWer több közigazgatási intézményben is felhasználásra került iratkezelési megoldásként, továbbá biztosítja, hogy a hivatalos vagy közhiteles iratok kezelése a felhasználó gazdálkodó szervezetek számára is a jogszabályban rögzítetteknek megfelelően történjen.

archiFLOWer – Dokumentum archiválás

Az archiFLOWer megoldást nyújt a papír alapú dokumentumok digitalizálására vagy akár hiteles dokumentumokként történő kezelésére is (megfelelő tanúsítványok beszerzése esetén). Ideális megoldást jelent, amennyiben a szervezet célja kifejezetten a papír alapú dokumentumok digitalizálása és nem azok munkafolyamatokban való kezelése.

A digitalizált iratok tárolása biztonságosan, elektronikusan történik, illetve az archiFLOWer képes a dokumentumok adattartalmának kinyerésére és adatként (objektumként) való tárolására is. Mivel az archiFLOWer támogatja a szkennelést, vonalkód felismerést és az indexelhetőséget egyaránt, használatával megvalósul a dokumentumok teljes visszakereshetősége is.

ccFLOWer - Ügyfélszolgálati keretrendszer

a ccFLOWer az angol Customer Care szavakból származik, ennek megfelelően az ügyfélkapcsolatok hatékony, folyamatszintű kezelését támogatja a szervezeten belül. A rendszer működésének alapja az ügyfélcentrikus szemléleten alapuló folyamat kialakítás ahol az egyes ügyfelekhez tartozó értékesítési valamint egyéb szolgáltatási feladatok kerülnek rögzítésre a teljesítéshez szükséges eszköz és munkaerő – igényekkel.

A ccFLOWer komplex megoldást nyújt az értékesítési és szolgáltatási ügymenet és tranzakciók ügyfélközpontú kezelésére így gyorsan és hatékonyan ugyanakkor precízen és a kellő körültekintéssel kerülhetnek kivitelezésre a feladatok.

crmFLOWer – Operatív CRM

A crmFLOWer folyamat alapon teszi lehetővé a teljes ügyfél – életciklus követését, középpontba helyezve az ügyfélkapcsolatokat és az ügyfelekkel történt interakciókat. A rendszerben pontosan követhető az értékesítési ciklus minden fázisa, szabadon meghatározható értékesítési, szerződéskötési és ügyfél megtartási folyamatok segítségével.

Az értékesítési szervezet munkája ennek köszönhetően nyomon követhető és tervezhető, valamint minden értékesítési projekt kivitelezése egységesen, rövid határidőkkel lehetséges. A rendszer további funkciókkal bővíthető a marketing illetve a projektmenedzsment támogatására egyaránt.

callFLOWer – Call Center folyamatok

A callFLOWer összehangolt, több szervezeti egységen keresztül végigvitt folyamatokban egyesíti a dokumentumkezelés és az ügyfél kezelés megoldásait, így az xFLOWer Platform egyik legteljesebb funkcionalitású tagja. Lehetőséget kínál a call center szervezetek összehangolt működtetésén túl arra is, hogy a telefonos interakciók az informatikai háttérrel integráltan legyenek megvalósíthatóak.

(CTI technológia segítségével) Ennek következtében minden ügyfél kommunikáció eredménye rögzíthető az egyes adatbázisokban (pl. CRM) illetve megvalósítható különféle telefonos menürendszerek alkalmazása is. Az automata menük segítségével jelentősen csökkenthető a call centerek munkaterhelése, mivel lehetőséget biztosítanak arra, hogy az ügyfél maga adja meg a szükséges adatokat így az ügyintézők számára már csak az adott ügyfélhez tartozó adatlapok és dokumentumok kerülnek amikor belép a beszélgetésbe.

Ugyanígy különféle telefonos kutatások, többpontos döntési rendszerek kialakítására is lehetőség van, hiszen a rendszer folyamatvezérlő motorja a kérdésekre adott válaszok függvényében módosíthatja a következő kérdést vagy reakciót.
Maga a callFLOWer nem tartalmaz CTI és IVR funkcionalitást, csak más gyártó ilyen temékeihez kapcsolódik.

collectFLOWer – Kintlévőségkezelés

A collectFLOWer lehetőséget biztosít a legtöbb kintlévőség kezelési folyamat automatizálására, figyelembe véve a fizetési határidőket, eltérő ügyféltípusokat illetve az ügymenet aktuális állását egyaránt. A rendszerben szabadon meghatározott folyamatok segítségével beállítható, hogy mely ügyfél számára milyen késedelem esetén induljon el behajtási eljárás vagy milyen összeghatár esetén szükséges külső követeléskezelő partner számára átadni az ügyet.

Kifinomult beállítási lehetőségek állnak rendelkezésére az egyes ügyféltípusok kezelésére, azaz meghatározható, hogy az egyes kategóriákba tartozó ügyfelekhez milyen kintlévőség kezelési folyamatokat és fizetési határidőket rendeljen a rendszer. Így könnyen kiszűrhetőek a rendszeresen nem fizető, problémás ügyfelek ugyanakkor a rendszeresen fizető, nagy mennyiségben megrendelő vagy „régi jó” ügyfelek számára ügyfélközpontú megoldást nyújt.

xFLOWer APP – Mobil informatika

Az xFLOWer APP segítségével mobilizálhatja vállalata ügyvitelét okostelefon vagy tablet környezetben egyaránt. A xFLOWer APP segítségével valós időben követheti nyomon az összes folyamatban lévő ügy haladását és értesítést kaphat az elvégzett, illetve lejáró határidejű feladatokról. A mobil hozzáférés segítségével azonnal információt kaphat minden olyan eseményről, ami az ügyvitelt befolyásolhatja vagy vezetői szintű döntést igényel.

A gyors információcsere következtében vállalata reakcióideje rövidül, a szervezet rugalmasabbá válik így ügyfelei igényeit gyorsabban, kényelmesebben szolgálhatja ki mint versenytársai. Ugyanakkor nem szükséges személyes jelenlét a vezetői szintű döntések érvényesítéséhez és megvalósításuk felügyeletéhez sem, ami növeli a vezetőség mobilitását is.