xFLOWer Enterprise Edition

Nagyvállalati szintű ügy- és munkafolyamatkezelő (workflow) megoldás,
amely már bizonyított

 

Az xFLOWer Enterprise Edition tartalmaz minden olyan funkciót, ami sok felhasználó és magas rendelkezésre állási idő, valamint biztonsági elvárások mellett is megvalósítást ad a munkafolyamatok kezelésére, automatizálására.

Üzleti problémák megoldása: workflow rendszer használata

Minden vállalkozás üzleti folyamatok, azaz munkaköri leírások, szabályzatok, szokásjogok szerint működik, viszont nagyon kevés cégnél van ezt megfelelően támogató munkafolyamattámogató, workflow alapú informatikai eszköz.
Ön tudja min dolgoznak munkatársai? Milyen nyitott feladatai vannak ez egyes kollegáknak / szakterületeknek? Egy-egy ügy kapcsán meg tudja nézni mi történt, mi a következő lépés?
xFLOWer olyan munkafolyamattámogató (workflow) rendszer, amely átfogóan kezeli mindazon vállalati tevékenységsorozatokat, amelyek szükségesek a több földrajzi helyen, nagyszámú ügyfél kiszolgálása során felmerülő ügyviteli problémák kezelésére.

 

xFLOWer Enterprise Edition

Az XFLOWER – EE egy olyan megoldást nyújt, ahol a humán, azaz emberek vezérelte üzleti munkafolyamatokon túl, a különböző informatikai eszközök / rendszerek tevékenységeit is egy workflow rendszerként fogja össze.
Igen: Ez azt jelenti, hogy üzleti munkafolyamatok akár emberi beavatkozás nélkül indulhatnak, továbbléphetnek, lezáródhatnak, közben dokumentumokat fogadnak vagy állítanak elő. Természetesen a munkafolyamatokba beiktathatók olyan ellenőrzési pontok, ahol emberi beavatkozás (jóváhagyás, adatbevitel, stb.) szükséges.

xFLOWer képes kapcsolódni bármilyen informatikai rendszerhez, meglévő interface-ekkel rendelkezik számos ismert alkalmazához. Munkafolyamatkezelő eszközként képes együttműködni a legmodernebb SOA architektúrákkal éppúgy, mint akár csak egy adatbázis vagy off-line interface-t nyújtó megoldással.
xFLOWer-t elsősorban felhőszolgáltatásként áruljuk, de számos olyan installáció letétezik, ahol az ügyfél által biztosított saját infrastruktúrájáról történik a használat.

 

Kik és mire használják?

Az xFLOWer Enterprise Edition jelenleg a gazdaság szinte valamennyi szektorában és államigazgatási szerveknél is munkafolyamatkezelő megoldásként működik. Több mint 5000 felhasználó kb. 800 folyamattípust futtat és végzi napi munkáját a rendszerben, így évente összesen nagyságrendileg 100 millió munkafolyamat (workflow) fut le, körülbelül 200 millió dokumentum kezelésével egyidejűleg.
Az xFLOWer Enterprise Edition immár 15 éve teljesít a legnagyobb multinacionális vállalatoknál, az ipar, a kereskedelem és a szolgáltatások piacán egyaránt. Ügyfeleink a telekommunikációs, pénzügyi, FMCG szektorokban is az xFLOWer megbízható teljesítményére alapozzák vállalataik működését sőt, a közigazgatásban is jelentős szervezetek használják a szoftvert a napi ügyviteli munkafolyamatok támogatására.
Létezik olyan xFLOWer ügyfél, ahol csak 1-1 üzleti munkafolyamat kezelésére használják megoldásunkat, de a legtöbben különböző (akár több száz) üzleti munkafolyamatot modelleztek le és azokat napi szinten működtetik az xFLOWer segítségével.

 

IT környezet

A rendszer illeszkedik a vállalat informatikai környezetébe; middleware megoldást tartalmaz annak érdekében, hogy többféle adatbázist és alkalmazást elérve is végig vihessen minden ügyviteli munkafolyamatot anélkül, hogy az egyes alrendszerek cseréje szükségessé válna a bevezetéssel.
xFLOWer-t munkafolyamatkezelő rendszerként elsősorban felhőszolgáltatásként értékesítjük, így nincs szükség informatikai eszközberuházásra, a működtetési, üzemeltetési feladatok is a szállítóra hárulnak. Felhőszolgáltatások kapcsán lehetőség van különböző szolgáltatók közt választani, alapértelmezésben az Amazon infrastruktúráját kínáljuk.
Amennyiben a felhőszolgáltatást jelentős előnyeivel Ön nem szeretne élni, akkor az Ön vállalatának IT környezetében is futhat az alkalmazás. Ez esetben xFLOWer munkafolyamat és dokumentumkezelő szerver oldali komponenseinek nincsenek különleges igényei. A legelterjedtebb Windows, Linux és nagyvállalati Unix környezetekben is működőképes mind a folyamatmotor mind a dokumentumszerver, mind az alkalmazáscsomag egyéb kiszolgálói.
Speciális esetben Hybrid megoldást is tudunk kínálni, ahol az workflow motor, az alkalmazásszerver és adatbázis felhőszolgáltatásként működik, a dokumentumszerver pedig lokálisan az Ön vállalata IT környezetében. A felhasználók ebből semmit nem vesznek észre, minden az xFLOWer felhasználói felületén egy képernyőről érnek el.
A felhasználók azonosítására xFLOWer képes kapcsolódni meglévő authentikációs, authorizációs eszközökhöz, így Single Sign On bejelentkezés is létrehozható. (nem kell külön felhasználónév a különböző rendszerekhez)

 

Munkafolyamatok automatizálása

Az egyes munkafolyamat-lépések automatizálása lehetőséget biztosít arra, hogy a szervezeten belül munkaerő szabaduljon fel, így több idő marad a megrendelt projektek teljesítésére illetve új ügyfelek megszerzésére, ami hatékonyan támogatja az üzleti eredmények elérését.
Akár teljesen automatikus tevékenységláncok is felépíthetőek (pl.: kintlévőség kezelés), de íme néhány példa hol javítható és gyorsítható egy munkafolyamat és dokumentumkezelő rendszerrel a vállalati munkavégzés: 

  • pénzügyi mutatók automatikus ellenőrzése,
  • testreszabott ajánlatok,
  • automatikus eszkalációk (pl.: határidő lejárta előtt),
  • párhuzamos munkafolyamatok kezelése (pl. 3 vezetőből 2 jóváhagyás szükséges)
  • műszaki rendszerekkel való automatikus kapcsolat során automatikus hiba ellenőrzés és ennek megfelelő ügyfél-kommunikáció (tudjuk, hogy Önnél hiba van)
  • Kiegészítő termékek ajánlása (cross-sales, up-sales)
  • személyes ügyfélkiszolgálás
  • stb.

Automatikus munkafolyamat léptetések

Képzelje el, hogy több tízezer olyan nyitott munkafolyamata van amely várakozik valamire:

  • Lejárt-e a szerződés?
  • Van-e még tartozása?
  • Kaptunk-e választ?
  • 2 hét múlva ismét hívni kell!
  • Elhárult már a hiba?
  • Beérkezett az áru?
  • Meggyógyult már a kapcsolattartó?
  • stb.

Ezeket a munkafolyamat-lépéseket a folyamatkezelő motor képes automatán ellenőrizni, egyes feltételek függvényében a munkafolyamatokat továbbvinni, riasztást küldeni, lezárni egy ügyet vagy kezelőhöz / vezetőhöz továbbítani, priorizálni, összekapcsolni, csoportosítani....

 

Dokumentumok automatizálása

Sokak számára a dokumentumkezelés egy file manager-hez hasonló felületet jelent, ahol fastruktúrába szervezve elérhetőek a szkenelt dokumentumok és a word file-ok.

xFLOWer dokumentumkezelő modulja ennél sokkal többet nyújt. Egyrészt dokumentumként értelmez minden digitálisan értelmezhető anyagot, így akár egy telefonbeszélgetés eredménye (hang file), egy SMS vagy is e-aktába csomagolt digitálisan aláírt számla is azonos módon kezelhető. 
Legfontosabb, hogy a dokumentumok nem önmagukban, hanem minden esetben üzleti munkafolyamatok mentén keletkeznek, az workflow-k vezérlik az elintézési, tárolási archiválási, jóváhagyási, előállítási, törlési, indexelési folyamataikat is. A dokumentumokhoz kapcsolódó munkafolyamatok során állnak elő azok az keresési információk, amelyek során később minden megtalálható, ennek eredménye az, hogy nem csak 1-1 fastruktúra levelén, hanem komplex címke mátrix alapján tesz a folyamatmotor és dokumentumtárból minden elérhetővé. 
Pl.: egy dokumentumra ragasztott címkék: Plastic Kft, szerződés, lejárat dátuma 2020. január, Szigorúan titkos, Irattár: A polc / 19-es dosszié, VIP ügyfelek, pénzügy, beruházás, állandó beszállító, rendelési érték: >1M EUR


Az összes dokumentum sablonokból generálható, így az SMS-ek, E-mail-ek, Word / PDF dokumentumok olyan módon állhatnak elő, hogy a munkatársnak ne kelljen feleslegesen a már meglévő adatok bemásolásával foglalkoznia. Egy visszaigazoló e-mail, csatolmányként egy PDF dokumentummal, rajta az ügyintéző szkenelt aláírása, dátum, iktatószám, vonalkód, Tartozás összege, megrendelt szolgáltatások, ÁSZF akár emberi beavatkozás nélkül is elküldésre kerülhet.

A munkafolyamatok nem csak létrehozzák, de akár a workflow-k során változtathatják is a dokumentumokat. Például egy pont után tiltják a módosítást, konvertálják wordből pdf-be, feliratozzák (watermark: confidental), sorszámot helyeznek el alnyomatként (X. számú példány) vagy épp zárolják bizonyos típusú munkatársak elől. 

xFLOWer DMS modulja teljes körű megoldást ad a dokumentumok érkeztetésére. A funkció archiváló (szkennelő) modult és a papír és digitális dokumentumokhoz (e-mail) tartozó érkeztető / iktató funkciót tartalmaz, mely az e-maileket például manuálisan beavatkozás nélkül emeli át xFLOWer dokumentumtárába, akár automatikusan rendeli ügyfélhez, küld auto-reply-t vagy épp rendeli előzmény ügyekhez.

E-mail linkek: Képzelje el, hogy a workflow motor és a dokumentumkezelő együttesen állít elő olyan e-maileket, amelyben aktív linkek vannak. Tehát a megtervezett workflow alapján automatikusan ki tud küldeni egy munkahelyi vezetőnek egy olyan e-mailt, melynek csatolmánya a jóváhagyandó irat, a levél törzse tartalmaz két linket: jóváhagyom vagy nem. De ugyanezzel a módszerrel az ügyfeleknek is küldhet levelet (például egy ajánlatot) az alábbi linkekkel: elfogadom az ajánlatot, nem kérem, további telefonos egyeztetést kérek, stb. A linkekre történő kattintás továbbviszi a workflow-t és akár emberi beavatkozás nélkül hajt végre további lépéseket. Egy jóváhagyott számla esetén megy a pénzügyre a kifizetést végző kollegához, egy elfogadott ajánlat esetén pedig az ügyfélmenedzser kap erről visszajelzést…. vagy ahogy Ön megálmodja.

 

Feladatok elosztása

Sok vállalatnál megfigyelhető, hogy tudásszigetenként külön koordinátor munkatárs(ak) foglalkoznak a beérkező feladatok munkatársakra történő szétosztásával. Ez a legtöbb esetben egy automatizálható tevékenység, ahol a munkafolyamat-kezelő rendszer munkaelosztó modulja feladattípusonként különböző algoritmusok alapján végzi az egyes feladatok kiosztását tekintettel a feladatot elvégző munkatárs terheltségére és szaktudására is, tehát nem fordulhat elő, hogy egy egyébként is leterhelt kolléga olyan feladatot kapjon, aminek elvégzése nem az ő kompetenciája. Emellett a rendszer a manuális vagy félig automatizált munkaidő beosztás használatát is igény szerint támogatja.

Képzelje el, hogy van tízezernyi nyitott feladat van a cégben és ezek közül meg kell mondani, hogy XY mivel kezdjen el dolgozni! Egy hagyományos környezetben ezt nem szokott működni. xFLOWer viszont képes arra, hogy ezt megoldja, tizedmásodpercek alatt egyesével (PULL) kiad egy feladatot, vagy akár az összes feladatot előre nevesítve (PUSH) munkatársakhoz rendeli.
Az ügyek elosztása történhet 1-1 alapon (mindenki kap egyet-egyet egyenlően), terheltség alapon (mindenki nevén ugyanannyi legyen: darabra vagy nehézség [súlyok] alapján), kapacitás alapon a munkaidő-nyilvántartás (erőforrás-tervezés) figyelembe vételével.
Az ügyek priorizálása komplexen állítható és a folyamatkezelő motor állandóan újraszámolja az egyes ügyek értékét. Súlytényezőkből összesített pontszámok különböző tulajdonságoból gyűlnek. Például a határidők (1 napja lejárt a fontosabb vagy ami 1 hónapja vár), az ügy típusa alapján (mi a fontosabb a reklamáció vagy a megrendelés), az ügyfél tulajdonsása szerint (VIP ügyfél előre, hátralékos ügyfél hátra) és még rengeteg egyéb tulajdonság szerint.

 

Folyamatszerkesztés

A munkafolyamatkezelő rendszer teljes működése paraméterezhető az xFLOWer folyamatszerkesztő eszközök segítségével.
A munkafolyamatok kialakítása és módosítása – megfelelő jogosultsággal – grafikus felületen történik, így nem szükséges programozói tudás a módosítások kivitelezéséhez.
Képzelje el, hogy egy klasszikus rajzolóprogramban vagy papíron filctollal lerajzol egy munkafolyamatot…..és ez azonnal külön IT varázsszavak vagy külsős beszállító nélkül 1 másodpercen belül az összes munkatársa eléri és eszerint kapja a feladatait, végzi munkáját.

Hihetetlennek tűnik, de így van: ha például kitalálja, hogy túl bonyolult kezelni a cégnél a fizetés előlegeket, akkor 20 perc alatt megrajzolja xFLOWer-ben a munkafolyamatábrát, az igénylő és jóváhagyó űrlapot és az esetleg kinyomtatásra kerülő word file-t és többet nem lesz ezzel a tevékenységsorral problémája. Munkatársaknak csak az igényléssel, vezetőknek csak a jóváhagyással vagy elutasítással, pénzügynek csak a kifizetéssel kell foglalkoznia.

Az üzleti munkafolyamatok kialakításánál a IT és az üzleti elemző feladat teljesen szétválik. Mindenki azzal foglalkozhat, amihez ért: IT összeköti az egyes rendszereket, üzleti folyamatgazda pedig megrajzolja a munkafolyamatokat. 

A munkafolyamatok kialakításához sablonok és a tesztelés támogató eszközök állnak rendelkezésre.
Az egyes munkafolyamatok automatizálhatók, ehhez SOA architektúrában is működő webservice réteg,közvetlen adatbázis vagy off-line interface kapcsolaton alapuló munkafolyamat-lépések hozhatók létre.

 

History: Ügy és irattörténet, naplók

Az xFLOWer Enterprise Edition bevezetésével egy teljesen zárt rendszer alakítható ki, amelybe minden olyan vállalati dokumentum és információ visszakereshetően és munkafolyamathoz kapcsolódóan kerülhet be, ami az ügyvitel vagy a vállalat szintjén fontos lehet. Így meggátolható a vállalati információk, dokumentumok elkallódása, illetéktelenekhez kerülése vagy véletlen megsemmisítése.

Egy-egy kattintással a munkafolyamatkezelő rendszer history modulja pillanatok alatt megmutatja, hogy egy adott partner milyen leveleket küldött (papíron vagy elektronikusan), mikor telefonáltunk vele, milyen válaszokat kapott, az ügyintézési procedúra során mikor, milyen döntések születtek.

Azonnal látszódnak egyes ügyek kapcsolatai, ismert ki mikor milyen döntést hozott, milyen egyéb iratokkal, ügyekkel van kapcsolatban (előzmények).

A Timeline funkció egy listában jelenít meg egy-egy ügyintézés teljes történetét: ki-mikor fér hozzá, mikor milyen döntés született, milyen dokumentumok mikor, ki által kerültek csatolásra, létrehozásra, ezekre mikor/ki jelenítette meg, ki/mikor milyen megjegyzést írt, mikor/milyen interface-en milyen adatok érkeztek más rendszerből, milyen egyéb külső rendszerek fértek hozzá az adott adatcsoporthoz…..

 

Integráció

  • Automatizálás

Az xFLOWer integrációs képességei segítségével képes akár más további háttérrendszerekből is rendszeres időközönként lekérdezéseket indítani és kezelni, így például automatikusan ellenőrizheti a pénzügyi rendszerben, hogy mennyi hátralékos ügyfél szerepel a nyilvántartásban és akár kintlévőség kezelési munkafolyamatot is indíthat a tartozások mielőbbi behajtása céljából. Rugalmasságának köszönhetően a rendszer képes eltérő ügyféltípusok eltérő behajtási munkafolyamatokat rendelni, így a rendszeresen nem fizető ügyfelek szigorúbb behajtási rend alá eshetnek, mint a például a kiemelt, vagy rendszeresen határidőre fizetők.

  • Front-End

xFLOWer felhasználói felülete és workflow motorja képes egyfajta vállalati Front-End-ként összefogni a vállalat különböző IT megoldásait. Például különböző ügyféltörzsek (ERP, műszaki nyilvántartás, Prospect törzs) vagy technikai eszközök (Call Center / ERP / CRM) vagy Pénzügyi törzsek (Biztosítási alrendszer, Marketing törzsek, Értékesítők tevékenységei).

  • API

xFLOWer különböző standard API felületeket kínál más rendszerekkel való összekapcsolódáshoz. Ezen eszközök segítségével akár az xFLOWer-ben lévő adatok felhasználhatók más rendszerek számára vagy más rendszer indíthat / végezhet feladatokat xFLOWer munkafolyamataival vagy dokumentumaival.
A rendelkezésre álló eszközök a legmodernebb SOA architektúráktól kezdve az egyedi webservice integrációs át, hagyományos adatbázis-adatbázis kapcsolatokon (dblink, odbc, jdbc) keresztül az alkalmi offline integrációig mindenre ad megoldást.

xFLOWer egyes eszközei (pl.: ügyféltörzs kezelése, munkafolyamatindítás, ügyfél history) akár képernyő szinten is átemelhetőek egy másik felületre (például portál). Erre is különböző eszközöket kínálunk: pl.: portletekt vagy Iframe. Ezekkel az eszközökkel fordított irányú kapcsolat is kialakítható, azaz az xFLOWer egyes pontjaihoz (pl.: workflow folyamatlépés) is beilleszthető egy másik rendszer által nyújtott GUI részlet.

 

Riportok

A rendszer statisztikai képességei a munkafolyamatok minden szintjén lehetőséget biztosítanak az illetékes vezetőknek arra, hogy a szervezet működési hatékonyságáról átfogó és pontos képet kapjanak, akár valós időben is. Ugyanakkor, az egyes szervezeti egységek felső vagy középvezetői saját területük működését is részletes kimutatásokon keresztül elemezhetik és javaslatot tehetnek a működési hatékonyság növelésére. Rendszeresen ismétlődő lekérdezések (batch statisztikák) esetén beállítható, hogy a rendszer mindig adott időben hajtsa végre a lekérdezéseket, így a rendszeres időközönként elemzésre kerülő statisztikák mindig a kellő időben állnak rendelkezésre.

 

WWW

Legtöbb vállalat életében nagyon sok partner, munkatárs, beszállító, hatóság, társszerv, homeworking munkatárs vesz rész az üzleti munkafolyamatokban. A munkafolyamatok bizonyos esetekben közvetlen ügyfelekkel is kommunikálnak (weblapon megrendelő form, majd SMS/Email visszajelzés a szállítás / szerelő / stb. időpontjáról.)
A fenti pontok felé olyan kapcsolati pontokat kell kialakítani, amelyek lehetővé teszik, hogy a teljes üzleti munkafolyamatokból csak a nekik szánt részinformációkhoz, részfeléadatokhoz férjenek hozzá, de ahhoz biztonságos körülmények közt, ellenőrzötten. Erre is megoldást kínál xFLOWer workflow.

A rendszer kezeli továbbá a partneri és ügynöki értékesítési tevékenységeket, illetve szerviz és projekt kivitelezési igényeket, garanciális ügyeket egyaránt. Az online elérhető felületen a partnerek, ügynökök közvetlenül rögzíthetik a megrendeléseket, ügyfeleik igényeit, a munkalapokon keresztül a rendszer munkafolyamatkezelő modulja irányítja végig a belsős és külsős kollegák, partnerek esetleg ügyfelek közti információáramlást.

Ugyanitt lehetőség nyílik az e-learning modul használatára is, így az újonnan belépő ügynökök és partnerek számára könnyebbé válik a szükséges ismeretek elsajátítása, valamint az oktatási anyagokban való egyéni előrehaladásuk is mérhető, tesztek és kérdőívek segítségével ellenőrizhető.

 

Folyamatok mobiltelefonon is

Ma már az összetett üzleti munkafolyamatok jelentős része igényel olyan beavatkozást is, ahol az irodán kívülről egy egyszerű felületről van szükség döntéshozatalra. xFLOWer üzleti munkafolyamatai már mobil applikáción keresztül is elérhetőek, így a vállalat tevékenységeiből kiemelt döntési pontok azonnal elérhetővé válhatnak a távoli munkatársak számára is. Lehet szó például egy számla vagy szerződés jóváhagyási munkafolyamatról is, de van xFLOWer workflow applikáció  társasházkezelő cég számára is, mely például lehetőséget a terepen dolgozó műszaki kollegák munkájának irányítására és követésére.

A mobil applikáción keresztül a kezelők hozzáférhetnek a workflow-knak, üzleti munkafolyamatoknak azon lépésihez, melyet erre ki lettek jelölve. A mobil app direkt lehetőséget ad az xFLOWer workflow használatán túl a dokumentumtárban lévő adatok elérésére, új dokumentumok feltöltésére (pl.: műszaki problémák / feladatok helyszínen történő fényképezése).