Egyszerű példával élve projekt lehet például egy ház építése. Mint minden más projekt esetében itt is bizonyos feltételek együttállása szükséges a sikeres megvalósításhoz. A „projektvezető” – jelen esetben a kivitelező – felelőssége, hogy minden feltétel teljesüljön, egyébként a projekt nem lesz sikeres.

Ebben az esetben a projekt vége egyértelmű: amikor minden munkálat befejeződött, a ház kulcsrakészen átadható állapotban van, a projekt véget ér.

Mi a workflow?

Az angolból átvett megfogalmazás itt kissé csalóka, nem olyan egyértelmű, mint a projekt esetében. Angolban a „workflow” és „business process” kifejezések nagy átfedést mutatnak. Magyarban azonban a „business process” jelentése üzleti folyamat, míg a „workflow” kifejezést az üzleti folyamatokat kezelő informatikai rendszerek gyűjtőneveként használjuk. Azaz a workflow egy olyan informatikai eszköz – szoftver – amellyel üzleti folyamatainkat kezelhetjük. Eltérően a projektektől, az üzleti folyamatok olyan több lépésből álló, ismétlődő tevékenységláncok, amelyek a napi ügyvitelben, azaz a vállalat életében folyamatosan jelen vannak. Az üzleti folyamatok is lépésekre bonthatók – ebben hasonlítanak a projektekhez – és ezen lépéseket, tevékenységeket kezeli a workflow rendszer. Ilyenek lehetnek például a számlakezelési folyamatok, postázási, iktatási folyamatok, szerződéskészítési folyamatok, panaszkezelési és értékesítési folyamatok, és így tovább.

Mi a különbség?

A fentieket összegezve a workflow és a projektek közötti különbségről az alábbi tényezők döntenek:

● Állandó vagy eseti-e a tevékenység?

● Minden esetben egyazon, vagy átmenetileg különböző kollégák végeznek bizonyos feladatokat?

● Egy adott célt kell elérni kitűzött időpontra vagy ismétlődő feladatok összessége jellemzi a vállalatot?

Az előző példához, a házépítéshez kapcsolódóan a workflow – avagy folyamatok – kezelése is megvilágítható. Amikor felépül a ház, tehát a projekt véget ér, különféle folyamatok indulnak el a házzal kapcsolatban: közmű és egyéb számlák kifizetése, kapcsolódó adók időközönkénti befizetése, rendszeres takarítás, rendszeres karbantartás, a kert rendszeres ápolása, időközönként ablaktisztítás és még sok más. 

Látható, hogy míg a projekt lezárul és eredménye lesz – azaz elkészül a ház – annak fenntartása folyamatos, ismétlődő tevékenységek elvégzését igényli.

Ezeket pedig értelmezhetjük folyamatokként, hisz amíg a ház áll és benne lakunk a fentieknek sosincs vége. Például nem mondhatjuk két év elteltével, hogy a „villanyszámlák kifizetése projekt” elkészült és többet nem kell vele foglalkoznunk, ehelyett minden hónapban kénytelenek vagyunk végig csinálni ugyanazt a tevékenységet újra és újra.

Mit jelent mindez egy vállalat számára?

Gyakran találkozunk olyan helyzettel, amikor a cégvezető kijelenti: nincs szükségünk workflow rendszerre, kiválóan tudjuk kezelni a projektjeinket, megvan hozzá minden eszközünk. Ekkor bizony probléma megértetni az illetővel, hogy a kettő bár távolról nézve hasonlíthat egymásra mégis teljesen más a felhasználás célja, módja és más típusú problémákra adnak megoldásokat az eltérő rendszerek.

Ahogy azt az előző példában is láthattuk, az élet minden területén találkozunk folyamatokkal (sokszor projektekkel is) ugyanígy a vállalatok napi működése is folyamatokra épül – akkor is, ha ez nem tudatosan kerül megnevezésre, kialakításra.