xFLOWer

Blog

Üzleti folyamatautomatizáció lehetőségei

Milyen feltételei vannak az üzletifolyamat-automatizációnak, hogy az sikerrel záruljon?

Ma már minden vállalkozás vezetője tisztában van vele, hogy automatizáció nélkül nem maradhat versenyben. Ráadásul mindenhonnan azt hallani, hogy digitalizáció.
Az automatizációra legtöbb esetben a digitalizáció szinonímájaként tekintünk, miközben ez a két dolog messze nem azonos jelentésű.
Gondoljunk csak bele, automatizálni az analóg korban is kellett. Például 5 kupac papír elolvasása, értelmezése különböző módokon történhet. A titkárnő időrendben is leteheti azokat a vezető asztalára, de csoportosíthatja téma vagy fontosság szerint. Egy jól előkészített feldolgozás nagyságrendekkel csökkentheti a feladatokat.
Nincs ez másképp a digitális világban sem: Nem csak informatikai eszközt kell választani, hanem a külső és belső csapatot is megfelelően kell ehhez vezetni, edukálni, elszámoltatni.

A legtöbb automatizációs projekt sikere vagy sikertelensége már a kiválasztási folyamat során eldől. Ma már megszoktuk, hogy másodpercek alatt telepítünk egy appot, ha nem tetszik nem használjuk. Ez a fajta mentalitás kezd teret nyerni a vállalati szektorban is, pedig tudomásul kell venni, hogy néhány tízperces munkával nem lehet sem eszközt, sem módszertant választani. 
Egy jól előkészített automatizációs projekt a felmérésnél kezdődik és kis lépésenként haladva tulajdonképpen sosem ér véget.

Ember / Idő / Pénz ?

Bármilyen, az üzleti folyamatokat támogató rendszer bevezetésének – tehát nem kizárólag az automatizációra gondolok – több összetevője van. Ezek mindegyikére szükség van kisebb-nagyobb mértékben az elvárt siker eléréséhez, de talán a legfontosabb a vezetői elhivatottság. Ha már tudni lehet, hogy szükséges a változtatás, akkor ez alapvető. Hasonlóan fontos a munkavállalók, a folyamatok szereplőinek is a pozitív hozzáállása, mert ők is meg tudnak akadályozni egy ilyen fejlesztést. Az idő szintén fontos tényező, hiszen nem mindegy, hogy 3-4 hónap vagy másfél év múlva lehet kipróbálni az új rendszert. Az anyagiak furcsa módon a lista végén szerepelnek, mivel egy jól bevezetett folyamat-automatizáció később megtérül, és anyagi előnyt fog jelenteni

Ember, idő, pénz

Milyen méretű és típusú cégeknek ajánlott az üzleti folyamatautomatizáció?

Mit is lehet automatizálni? Tulajdonképpen mindent, de általában az ismétlődő típusú tevékenységek azok, amelyekhez először érdemes hozzányúlni. A jó hír az, hogy ilyenek minden cégnél vannak. Gondoljunk csak bele, hogy egy céges beléptetési folyamat, egy panaszkezelés, egy szerződési folyamat, egy számla jóváhagyása vagy épp egy teljesítés igazolást követően egy számla kiállítása mennyi emberi erőforrást igényel. Hány cégnél látni, hogy „tákolt” excelekkel próbálják a klasszikus vállalati rendszereket kiegészíteni. Ki nem halott már arról, hogy egy adott munkatárs munkaidejének jelentős része copy-paste tevékenységgel zajlik.
Ne higgyük azt, hogy ezt csak nagyvállaltoknál lehet költséghatékonyan megoldani. Ma már rengeteg olyan eszköz áll rendelkezésre (beleértve módszertant és vagy szoftvereket), amelyek akár egy néhány főt foglalkoztató cégnél is eredményesen tudnak használni. Vegyünk például egy néhány fős ügyvédi irodát, ahol havi szinten több tíz vagy száz adásvételi szerződés bonyolítanak le, amely folyamat tulajdonképpen több ponton sablonszerűen automatizálható lehet egy megfelelően kiválasztott workflow rendszerrel. Elképzelhetünk egy építőipari vagy szervíz céget is, ahol egy adott pozícióban dolgozó beszerzési munkatársnak semmi más dolga nincs, mint minden nap rákeresni a nemzetközi webshopokban, hogy hol a legolcsóbb az éppen szükséges alkatrész.

Hol jöhet szóba az automatizálás és mennyi idő alatt térül meg?

Tapasztalataink szerint az összes olyan vállalatnak, ahol tíznél több munkatárs dolgozik irodai munkakörnyezetben, érdemes automatizációval foglalkozni, valamilyen folyamattámogató / munkafolyamat kezelő rendszert (workflow) bevezetnie.

A megtérülés ma már nagyon sok tényezőből áll össze, így nem csak a hagyományos értelemben vett munkaerőköltség spórolásra kell gondolni. Ennél ma már sokszor fontosabb tényező, hogy a munkatársak pótolhatóak legyenek. Ha valakitől bármilyen okból meg kell válnunk, akkor az új munkatárs betanítási ideje a lehető legrövidebb legyen, ne legyünk kiszolgáltatva céges kiskirályoknak, a cégvezetőknek ne az legyen a legnagyobb félelme, hogy hogyan viszik el a cég tudását a kilépő munkatársak. Megfelelően felépített és automatizált üzleti folyamatok mentén az automatizálásba fektetett energia és pénz extrém esetben akár néhány hónap alatt, de 1 éven belül biztosan megtérül.

Területek?

Minden olyan területen automatizálhatunk, ahol előre definiálható folyamatok vannak. Ez most úgy hangzik, mintha egy tankönyvből idéztünk volna, de a profán valóság az, hogy a munkavállalók is szeretik a feladataikat gyorsan és hatékonyan elvégezni. Ennek érdekében igyekeznek mindent egy rendszer szerint elvégezni, azaz folyamatokat találnak ki, ezek mentén dolgoznak. Ez különösen igaz akkor, amikor többen dolgoznak egy folyamatban, megvannak az adott feladatok és feltételek mellett az átadási pontok is. Egyszerűen fogalmazva a munkavégzésük lépéseit dokumentálni lehet egy folyamatábrán is. És ha ez a tudás megvan, le is tudjuk rajzolni, akkor a következő lépés az lehet, hogy felmérjük, mihez nem szükséges emberi döntés, mi az, amit egy automata is el tud végezni. Pl. melyik új munkavállalónak kell telefont adni, ki melyik alkalmazáshoz férhet hozzá, a pénzügyi munkatárs milyen számlákat hagyhat jóvá. 

Erőforrástervezés xFLOWer-rel

Milyen kihívásai vannak a folyamatautomatizálásnak, illetve mi a különbség a "hagyományos" és az intelligens folyamatautomatizálás között?

Folyamatautomatizálás hagyományos értelemben az üzleti folyamatok digitális átültetését és a manuális döntéshozatali pontok kiváltását jelenti (pl. 1000 Ft felett vezetői jóváhagyás kell), sok esetben ez is különböző informatikai rendszerek összekapcsolásával jöhet létre (pl. ERP szerint van-e tartozása az ügyfélnek). Ezen kapcsolatok kialakítása esetenként komoly IT erőforrásokat vesz igénybe, ami több projekt hatékony előrehaladásának a gátja (nincs elég IT tudás és erőforrás). Ezzel szemben terjed az intelligens folyamat-automatizálás ami több dolgot is jelent. Egyik használati értelemben szoftver robotok (RPA) segítenek a hagyományos copy-paste feladatokat kiváltani. Ennek technológiának a nagy előnye, hogy bármilyen két rendszer (felületi szinten) összekapcsolható, nincs szükség hagyományos értelemben vett IT fejlesztésre. A másik értelmezés az AI alapú technológiák alkalmazását jelenti, ahol a szoftver egy idő után magától tanulja meg a lehetőségeket és önmaga hoz döntéseket. Sokan legyintenek erre, hogy ilyen még nincs, de üzleti környezetben ez már rengeteg alkalmazási területen napi szinten bevett gyakorlat (pl. PO szám kiemelése számláról).

Sajtó - IT Business


Jelen blog átírata / kivonata megjelent az IT Business 2022 júliusi számában is. 

workflow szoftver blog cikk

SOP vagy workflow szoftver?

A vállalati back office folyamatok standardizálására népszerű megoldás a Standard Operating Procedure (SOP) dokumentumok használata, azonban egy workflow rendszerrel mindez még hatékonyabbá is tehető.

Elolvasom
Projekt menedzsment szoftver

Miért használjon projekt menedzsment szoftvert?

Minden sikeres cég számára elengedhetetlen a hatékonyság, ezért fontos, hogy olyan szoftveres megoldást használjon, amely megkönnyíti a napi munkát. Az xFLOWer projekt menedzsment szoftvere automatizált rendszerbe szervezi az elvégzendő feladatokat, és támogatja az együttműködést.

Elolvasom
beszerzési rendszer

Átlátható folyamatok a logisztikában beszerzési rendszerrel

Bármilyen profilú vállalatról legyen szó, a beszerzés – a logisztika egyik alappilléreként – nélkülözhetetlen része a zökkenőmentes és hatékony működésnek. A különböző eszközök, berendezések, alapanyagok, termékek vagy egyéb inputok rendelkezésre állása és elérhetősége nem ütközhet akadályba, hiszen az komoly problémát okozhat a vállalat működésében, és a költségeket is jelentősen megemelheti.

Elolvasom