xFLOWer - számlázás

TICKETING rendszer

Workflow rendszer ikon

TICKETING BÁRHOL, BÁRMIKOR

Az xFLOWer felhő alapú Ticketing modulját bárhonnan, bármikor elérheti kedvenc böngészőjéből vagy akár mobil eszközeiről. Az xFLOWer Ticketing azonban sokkal több, mint egy felhő alapú ticketing megoldás - a hátterében futó workflow motor minden, a hibajegyekhez kapcsolódó üzleti folyamatot és dokumentumot képes kezelni és - részben - automatizálni. Ennek köszönhetően növekszik az ügyéligény - kiszolgálás hatékonysága, így akár 20% költségcsökkenést is megvalósítva a hibabejelentések kezelésében.

Workflow szoftver ikon

TICKETING ÉS WORKFLOW KEVESEBB KÖLTSÉG

Az xFLOWer Ticketing modul nem csupán a hibajegyek státuszait, hanem a hozzájuk kapcsolódó munkafolyamatokat is kezeli. Legyen szó belső vagy külső hibák elhárításáról, az xFLOWer Ticketing rendszerrel akár a jóváhagyott munkalapok érkeztetéséig vezérelheti üzleti folyamatait. Ennek köszönhetően gyorsabban, hatékonyabban és kevesebb költséggel kezelheti a beérkező ügyféligényeket.

Workflow ikon

GYORSABB KISZOGÁLÁS,
ELÉGEDETTEBB ÜGYFELEK

Az ügyféligények kezelése nem merül ki az igény rögzítésénél, státuszai követésénél. A javítási, kivitelezési folyamatoknak követhetően, minél gyorsabban és hatékonyabban szükséges megvalósulniuk úgy, hogy az ügyfél rendszeres tájékoztatást kapjon ügye állásáról. Az xFLOWer Ticketing a bejelentéstől a megoldásig minden üzleti folyamatot kezel, illetve biztosítja a határidők betartását és fejlett automatizációs lehetőségeket is kínál, gyorsítva a működést és a hibajavítást. Kattintson és tudja meg, hogyan segít az xFLOWer ticketing rendszer üzleti folyamatai optimalizálásában!

Workflow szoftver - xFLOWer

Felhő alapú ticketing gyors bevezetés

Az xFLOWer felhő alapú Ticketing rendszert bárhonnan, bármikor elérheti kizárólag böngésző használatával. Segítségével nem csupán az ügyfélszolgálati munka mobilitása növelhető, hanem vezetőként lehetőség nyílik az események valós idejű követésére akkor is, ha nem tartózkodunk az irodában.  A rendszer erre egyedi, akár nagy komplexitású riportok generálását és elemzését teszi lehetővé. Ugyanígy, akár minden kolléga számára elérhetővé tehető az irodán kívüli munkavégzés, bizonyos esetekben akár kizárólag mobil környezetben is (pl. kiszállítás, helyszíni értékesítés, utazó ügynöki tevékenységek vagy akár a bejelentett hibák, problémák dokumentálására, munkalapok kezelésére és így tovább).  Mivel a rendszer kezeli a ticketing tevékenységekhez kapcsolódó üzleti folyamatokat, minden társosztály működését hatékonyabbá és átláthatóbbá teszi azon túlmenően, hogy gyorsítja és költséghatékonyabbá teszi az ügyféligények kiszolgálását. Az xFLOWer azonban többet nyújt az átláthatóságnál – segítségével mindig, minden munkatárs tudni fogja mikor, milyen feladatot kell elvégeznie. Sőt, lehetőség szerint automatizálhatók bizonyos feladatok és ismétlődő tevékenységek is.

Munkafolyamat kezelő rendszer - workflow szoftver

Ticketing + workflow = kevesebb költség

Az xFLOWer workflow alapú Ticketing rendszer sokkal többet kínál, mint egy átlagos ticketing rendszer tudása. Segítségével a beérkező hibajegyek  kezelése új szintre emelkedik, hiszen a rendszer nem csupán a hibabejelentést, hanem a megoldás folyamatait is kezeli, vezérli. Mit jelent ez a gyakorlatban? Egy hibajegy érkezésekor  a rendszer azonosítja a hibát és akár automatikusan elindítja a megoldáshoz szükséges üzleti folyamatokat. Adott esetben már a hibajegy megérkezésekor jelezheti például a karbantartó csapat – vagy alvállalkozó – felé, hogy mely ügyfélnél, milyen hibát, milyen határidővel kell megoldani. Természetesen a feladatok delegálása nem elképzelhető a megvalósítás nyomon követése nélkül, így a rendszerben egyrészt különféle, előre definiált határidők állíthatóak be egy – egy ticketing folyamat megvalósítására illetve a javítást igazolni is szükséges lehet – ezért az xFLOWer Ticketing rendszer akár a hibajegyekhez kapcsolódó munkalapokat is kezeli, így igazolva a javítás elvégzését és ügyfél általi jóváhagyását egyaránt. A visszaérkezett munkalapok pedig érkeztethetők és archiválhatók, szintén a rendszerben. Ugyanakkor az ezekhez kapcsolódó például alvállalkozói számlák és kifizetések kezelése is megvalósítható xFLOWer-ben

Zöld vállalat, fenntarthatóság

Ticketing folyamat alapon

Ügyfeleink, vásárlóink különféle magas elvárásokat támaszthatnak vállalkozásunkkal szemben. Egyvalami azonban biztosan közös minden ügyfél esetében: problémáikra minél hamarabb kívánnak kielégítő megoldást kapni kényelmesen, lehetőleg online felületen keresztüli, vagy telefonos ügyintézéssel. Az ügyféligények kezelése és a problémák megoldása azonban több szervezeti egység munkáját követelheti, ahol az egyes területek közötti belső együttműködés és gördülékeny, gyors munkavégzés meghatározó fontossággal bír. A legtöbb ticketing rendszer nem támogatja kellőképpen a hibajegyekhez kapcsolódó operatív tevékenységek vezérlését, folyamat szintű kezelését. Az xFLOWer azonban felhő alapon kínál folyamat szintű megoldást ticketing igényeire. Legyen szó bármilyen ügyféligényről, xFLOWer – ben előre meghatározott, kötött üzleti folyamatok mentén kerül megoldásra a probléma. Tetszőlegesen beállított rész és végső határidők, bármilyen komplexitású folyamat bárhány résztvevővel definiálható a rendszerben. Ezen túlmenően az xFLOWer fejlett automatizációs képességeinek köszönhetően csökkentheti az ügyfélszolgálat munkaterhelését illetve gördülékenyebbé, gyorsabbá teszi az adminisztrációt úgy, hogy az emberi hibák számát is minimalizálja. Mindezeken túlmenően megfelelő társrendszerek segítségével különféle kommunikációs csatornák kezelésére is képes: telefonközpont, SMS, fax, vagy akár postai levél is generálható és kiküldhető.

CRM rendszer - pénzügyi folyamatok

Ticketing rendszer folyamatvezérléssel

Megközelítésünkben egy ticketing rendszer nem csak abból áll, hogy kezelünk egy feladat nyilvántartást (ki, mikor, mit „akar”) és minden ügynél kezelünk egy státusz információt (mint például aktív, visszahívásra vár, kiszállásra vár, javításra vár, stb.). A bejelentés során sok párhuzamosan futó folyamat pontos, precíz végig vitele szükséges ahhoz, hogy egy-egy feladat megoldása sikerrel zárulhasson. A nagy mennyiségű folyamatban lévő projekt illetve ügyadat nyilvántartása egy erre a célra fejlesztett rendszer nélkül nehézkes és alacsony hatékonyságú lehet. Mindemellett nem csupán a folyamatban résztvevő munkatárs, hanem az egész vállalat jó hírnevét veszélybe sodorhatják a nem betartott határidők, elfelejtett, elmulasztott személyes találkozók, visszajelzések vagy telefonhívások is. Ezt megelőzendő célszerű olyan rendszert használni, ami képes minden üzleti tevékenységet egységesen, standard üzleti folyamatok mentén kezelni, így biztosítva, hogy egy adott tevékenység mindig azonos határidőkkel, egyazon lépések mentén valósuljon meg, ami minőségbiztosítás szempontjából is kiemelten fontos lehet.

xFLOWer felhő alapú vállalatirányítási rendszer

Miért xFLOWer-t válassza?

Az xFLOWer egy magyar fejlesztésű munkafolyamatkezelő, ügykövető rendszer, melynek ticketing modulja magyar cégvezetők tapasztalatai alapján nyerte el mai funkcionalitását. A legtöbb ticketing rendszerrel ellentétben ez nem csak egy ügynyilvántartó, melyben státuszok és határidők állíthatóak, hanem egy sokkal összetettebb, de mégis egyszerűen használható megoldásrendszer.

MIKOR NE AZ XFLOWER TICKETINGET VÁLASSZA? Amennyiben Önnek az a határozott elképzelése, hogy külső közreműködés nélkül letölt egy ingyenes szoftvert és azt saját maga vagy az informatikus kollegái telepítik, majd ezt ingyenesen használja, akkor nem xFLOWer a megoldás.

OPEN SOURCE RENDSZERT IS VÁLASZTHATOK – AZ INGYENESNÉL PEDIG NINCS OLCSÓBB! Igen, valóban vannak nagyon jó ingyenes és open source ticketing rendszerek is. Próbálja ki és nézze meg azokat is! Keressen olyan ismerőst aki ezeket használja és kérdezze meg mennyire elégedett. Vegye fontolóra mekkora belső erőforrás (“majd a rendszergazdánk felrakja” ) szükséges a bevezetéséhez! … és ami ennél sokkal fontosabb: mennyi pénz és energia a napi működtetéshez? Mérlegelje, hogy fél óra vagy 1 nap leállás mekkora károkat okozhat!
Persze vannak olyan open source megoldások amelyekhez support-ot is lehet igénybe venni, ezek közül nagyon sok jó termék létezik – ezek esetében azonban már az ingyenesség nem áll meg.

HOGYAN MŰKÖDIK A TICKETING RENDSZER?

PÉLDA EGY TICKETING FOLYAMATRA

  1. Érkeztetés: Megkeresés beérkezése – Bejelentés beérkezése emailben vagy telefonon vagy webform-on vagy személyes bejelentés alapján / keresztül
  2. Visszajelzés küldése: pl.: e-mail esetén autoreply egy ticket azonosítóval, kijelölt felelős nevével, személyes bejelentés esetén SMS-ben, stb.
  3. Bejelentés értelmezése / rögzítése – az ügy felvétele során megjelölésre kerül, hogy milyen szolgáltatással kapcsolatos a bejelentés, itt a szolgáltatási paletta függvényében törzsadatokból ügyféltörzs, terméktörzs, szolgáltatástörzs, helyszín, időpontok, szabályozott formában választ a kezelő. Ami automatizálható az automatikusan töltődik (pl. e-mail cím alapján szolgáltatások, ügyfelek listája). 
  4. Ügyintézési folyamat indítása – a rendszer az igényelt szolgáltatásnak megfelelő folyamatot indítja el és értesíti a résztvevő kollégákat keletkező feladataikról és ezek határidejéről.
  5. Kapcsolatos ügyek: Amennyiben már van nyitott ügy hasonló témában, akkor azok ellenőrzése. Az szolgáltatási folyamat függvényében csoportos hibák kezelése (ügyek összevont kezelése) vagy ha ugyanennek az ügyfélnek van már korábbi (nyitott vagy zárt) bejelentése, akkor ezen tevékenységek összevonása.
  6. Párhuzamos ágak – A kiválasztott szolgáltatási folyamat kialakításának függvényében akár párhuzamos ágak is indulhatnak (helyszíni felmérő kiküldése + ügyfélmenedzser értesítése + automatikus vizsgálatok indítása)
  7. Ügy követése – előre meghatározott időtartam és / vagy események alapján a rendszer követi az ügy életútját, melyben többek közt az alábbi események követik egymást: átszignálások, határidők kezelése, ügyfél felé visszajelzések, jóváhagyásokkal, eszkalációk, párhuzamos ágak összefogása.
  8. Elfogadás vagy elutasítás – rögzítésre kerül a folyamat eredménye. Elfogadás esetén a folyamat további lépései kerülhetnek indításra.
  9. Visszajelzés történik a bejelentő(k) felé: e-mail, sms, papír alapú levelek vagy/és telefonon
  10. Jelentéskészítés – a modul jelentést készít a folyamat megvalósulásáról, a feladatok határidőre való elkészüléséről illetve a folyamat során felmerült költségekről és a várható bevételekről egyaránt.

 Természetesen a fenti példa csak egy kis szeletét mutatja be az ügyintézési folyamatnak. xFLOWer Ticketing az ügyfél első bejelentésétől a reklamációs tevékenységeken keresztül a kintlévőség kezelésig minden ügyfélfolyamatot kezelhet.

VEGYE FEL VELÜNK A KAPCSOLATOT!

    További olvasmányok

    Folyamatautomatizáció

    Üzleti folyamatautomatizáció lehetőségei

    Milyen feltételei vannak az üzletifolyamat-automatizációnak, hogy az sikerrel záruljon? Ma már minden vállalkozás vezetője tisztában van vele, hogy automatizáció nélkül nem maradhat versenyben. Ráadásul mindenhonnan azt hallani, hogy digitalizáció.

    Elolvasom