xFLOWer

Blog

Milyen folyamataim vannak?

Mai bejegyzésünk egy hét részes sorozat második része, ami azzal a céllal jött létre, hogy lépésről lépésre rálátást biztosítson az üzleti folyamatokra az alapoktól egészen a kifinomult, komoly technológiai hátteret igénylő megoldásokig. Ebben a bejegyzésben megvizsgáljuk – a teljesség igénye nélkül – a legáltalánosabb, minden vállalkozásnál előforduló folyamatokat.

Vannak folyamataim?

Röviden: igen, vannak. Akkor is vannak, ha nem kerültek definiálásra vagy a tevékenységek nem folyamatokként vannak megfogalmazva. Elsőre furcsának tűnhet, de még a megszokott, bevált módszerek, gyakorlatok, rutinok is folyamatokat és részfolyamatokat képeznek, amik által bizonyos tevékenységláncok elvégzésre kerülnek. Az előző poszunkban bemutatott irodaszer beszerzési példára visszautalva: még egy ilyen, egyébként triviálisnak nevezhető tevékenység is értelmezhető folyamatként sőt, ha folyamat oldalról szemléljük, jóval kiforrottabb megoldást találhatunk a problémára.

Mi a megoldás?

Az ügyvitel és az ügyviteli folyamatok főleg a vállalkozás indulásakor állítják kihívás elé a vállalkozót. Aki először épít vállalkozást, talán csak most szembesül a könyvelés, az adózás, a jogi környezet és még egy sor egyéb terület adottságaival. Adott esetben ezek nehezebben átlátható, többféle képpen is értelmezhető teendők, amelyek mindegyike külön szakember bevonását igényelheti. Ugyanakkor a vállalkozás működése nem képzelhető el például könyvelés vagy szerződések szerkesztése nélkül. Külsős szakemberek – könyvelő, ügyvéd… – segíthetnek ebben, azonban a saját üzleti céljainkat értenünk kell és át is kell adnunk, hogy számunkra megfelelő végeredményt várhassunk el. Ilyenformán az ügyviteli feladatok, folyamatok átláthatóak kell, hogy legyenek a vállalkozó vagy a cégtulajdonos számára. Mivel az ilyen feladatok között időbeli és logikai összefüggések is vannak, érdemes e tevékenységeket folyamatszinten értelmezni (azaz nem csak egyesével megvizsgálni egy – egy teendőt, hanem rendszerezetten áttekinteni a működésüket). Hiszen a cégvezető elemi érdeke, hogy az ügyvitel a lehető legkisebb vízfejet jelentse a szervezeten belül, azaz minél hatékonyabban működjön. Ellenkező esetben a cég – és így annak tulajdonosa is – pénzt veszít, amit akár máshonnan lehet szükséges pótolni. Így azonban lefelé tartó spriálba kerül a vállalkozás és egyre nehezebb lesz visszatérni a hatékony cégműködéshez.

Íme egy példa, amelyben egy egyszerű árajánlatadás és szerződés folyamatot ábrázolunk:

Mi a megoldás?

Az ügyvitel és az ügyviteli folyamatok főleg a vállalkozás indulásakor állítják kihívás elé a vállalkozót. Aki először épít vállalkozást, talán csak most szembesül a könyvelés, az adózás, a jogi környezet és még egy sor egyéb terület adottságaival. Adott esetben ezek nehezebben átlátható, többféle képpen is értelmezhető teendők, amelyek mindegyike külön szakember bevonását igényelheti. Ugyanakkor a vállalkozás működése nem képzelhető el például könyvelés vagy szerződések szerkesztése nélkül. Külsős szakemberek – könyvelő, ügyvéd… – segíthetnek ebben, azonban a saját üzleti céljainkat értenünk kell és át is kell adnunk, hogy számunkra megfelelő végeredményt várhassunk el. Ilyenformán az ügyviteli feladatok, folyamatok átláthatóak kell, hogy legyenek a vállalkozó vagy a cégtulajdonos számára. Mivel az ilyen feladatok között időbeli és logikai összefüggések is vannak, érdemes e tevékenységeket folyamatszinten értelmezni (azaz nem csak egyesével megvizsgálni egy – egy teendőt, hanem rendszerezetten áttekinteni a működésüket). Hiszen a cégvezető elemi érdeke, hogy az ügyvitel a lehető legkisebb vízfejet jelentse a szervezeten belül, azaz minél hatékonyabban működjön. Ellenkező esetben a cég – és így annak tulajdonosa is – pénzt veszít, amit akár máshonnan lehet szükséges pótolni. Így azonban lefelé tartó spriálba kerül a vállalkozás és egyre nehezebb lesz visszatérni a hatékony cégműködéshez.

Íme egy példa, amelyben egy egyszerű árajánlatadás és szerződés folyamatot ábrázolunk:

ajanlatadas-egyszeru-2

Hogyan tovább?

Következő bejegyzésünkben áttekintjük, hogy melyek azok a leggyakoribb ügyviteli folyamatok, amik szinte minden vállalkozásnál biztosan megjelennek. Néhány egyszerűbb példán keresztül szemléltetjük, hogy alapvetően milyen folyamatokat érdemes mindenképpen átgondolni és a gyakorlatban alkalmazni.

workflow szoftver blog cikk

SOP vagy workflow szoftver?

A vállalati back office folyamatok standardizálására népszerű megoldás a Standard Operating Procedure (SOP) dokumentumok használata, azonban egy workflow rendszerrel mindez még hatékonyabbá is tehető.

Elolvasom
Projekt menedzsment szoftver

Miért használjon projekt menedzsment szoftvert?

Minden sikeres cég számára elengedhetetlen a hatékonyság, ezért fontos, hogy olyan szoftveres megoldást használjon, amely megkönnyíti a napi munkát. Az xFLOWer projekt menedzsment szoftvere automatizált rendszerbe szervezi az elvégzendő feladatokat, és támogatja az együttműködést.

Elolvasom
beszerzési rendszer

Átlátható folyamatok a logisztikában beszerzési rendszerrel

Bármilyen profilú vállalatról legyen szó, a beszerzés – a logisztika egyik alappilléreként – nélkülözhetetlen része a zökkenőmentes és hatékony működésnek. A különböző eszközök, berendezések, alapanyagok, termékek vagy egyéb inputok rendelkezésre állása és elérhetősége nem ütközhet akadályba, hiszen az komoly problémát okozhat a vállalat működésében, és a költségeket is jelentősen megemelheti.

Elolvasom