Társasházkezelési munkafolyamatokat támogató szoftver

Olyan társasházkezelő és közös képviseletet ellátó cégeknek ajánljuk megoldásunkat, ahol a napi operatív tevékenységek már meghaladják a fejben tartható mennyiséget.

A modul a társasházkezelő, közös képviseletet ellátó cégeknek jelent megoldást a beérkező hibabejelentések feldolgozásában és nyomon követésében. Az adminisztratív feladatok (pl. információadás egy kérdésre vagy egy műszaki bejelentés) sokkal gyorsabban kezelhetőek az xFLOWer rendszerben.

Az ilyen cégeknek több földrajzi helyen vannak ügyfeleik, az általuk kezelt albetétek száma akár több ezret is meghaladhatja. Rendszerünk megkönnyíti, olcsóbbá és átláthatóbbá teszi a bejelentések és a pályázatok kezelését, a közgyűlések összehívását.

xFLOWer könyvelésre nem alkalmas, de az igazán időigényes feladatokat xFLOWer bevezetése után már nem kell külön Excel táblázatok segítségével nyilvántartani és megoldani.

Cégünk megközelítésében a társasházkezelő rendszer nem csak abból áll, hogy adunk egy ügyfélnyilvántartást (név, cím, telefon) és minden ügyfélnél kezelünk egy státusz információt (aktív, visszahívásra vár, szerződésre vár, stb.). xFLOWerben minden egyes ügyféllel kapcsolatos tevékenység (pl. megkeresés, ajánlat, szerződés, reklamációk, stb.) egy folyamat szerint történik. A folyamatlépések egymás utániságát nem csak naplószerűen kell követni, hanem VEZÉRELNI is szükséges. Előre meg van határozva (melyet Ön bármikor módosíthat), hogy milyen lehetőségekből választhat egy kezelő egy telefonos kapcsolatfelvétel során (scriptek), egy back-office ügyintéző munkája például egy ajánlatadás, számlapanasz vagy egy felszólító levélre adott válasz során is lépésről lépésre támogatott.

Az ügyintézés során sok párhuzamosan futó folyamat pontos, precíz végig vitele szükséges ahhoz, hogy az ügyek kezelése sikerrel zárulhasson. A nagy mennyiségű folyamatban lévő feladat illetve ügyféladat nyilvántartása egy erre a célra fejlesztett rendszer nélkül nehézkes és alacsony hatékonyságú lehet. Mindemellett nem csupán az ügyintézést végző kollega hanem az egész vállalat jó hírnevét veszélybe sodorhatja a nem betartott határidők, elfelejtett, elmulasztott személyes találkozó vagy telefonhívások következtében.

Miért ezt a társasházkezelő szoftvert válassza?

Az xFLOWer egy magyar fejlesztésű folyamatkezelő, ügykövető rendszer, melynek Társasházkezelő modulja magyar cégvezetők tapasztalatai alapján nyerte el mai funkcionalitását. A legtöbb hasonló rendszerrel ellentétben ez nem csak egy ügyfélnyilvántartó, melyben státuszok és határidők állíthatóak, hanem egy sokkal összetettebb, de mégis egyszerűen használható megoldásrendszer.

Mikor ne az xFLOWer társasházkezelő rendszert válassza?

xFLOWer Társasházkezelő alkalmazás nem egy könyvelő program, nem kezel pénzügyi adatokat, nem számláz és nem készít a hatóság felé bevallásokat. Amennyiben ilyen alkalmazást keres, akkor rossz helyen jár.

Társasházkezelő keretrendszer

xFLOWer Társasházkezelő modulja egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatók, bővíthetők!

Az xFLOWer Társasházkezelő egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét.

Társasházkezelő APP – mobiltelefonon is

Ma már az összetett üzleti folyamatok jelentős része igényel olyan beavatkozást is, ahol az irodán kívülről egy egyszerű felületről van szükség döntéshozatalra. xFLOWer üzleti folyamatai már mobil applikáción keresztül is elérhetőek, így a vállalat tevékenységeiből kiemelt döntési pontok azonnal elérhetővé válhatnak a távoli munkatársak számára is. Lehet szó például egy számla vagy szerződés jóváhagyási folyamatról is, de kifejezetten társasházkezelő cégek számára készült mobil applikációnk lehetőséget biztosít a terepen dolgozó műszaki kollegák munkájának irányítására és követésére.

Társasházkezelési szoftver - folyamatok

xFLOWer-ben mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen ügyintézési tevékenység. Legyen szó akár karbantartás megszervezéséről, a lakók tartozásának behajtásáról, a közüzemi számlák kifizetésének ütemezéséről, a számvizsgáló bizottság tagjainak átadott eredeti számlák és egyéb dokumentumok kiadásáról és visszaszerzéséről vagy netán másik társasházkezelő számára történő átadásról. Minden ügy (bejelentés) telefonon, személyesen mailen vagy akár postán érkezik, bekerül a rendszerbe. Így később is gyorsan és könnyen elérhető lesz, nem kell füzetben vagy Excel táblában keresgélni, ha később rá akarnak pillantani a részletekre.

Társasházkezelési tevékenység: egy ügyfelünk példája alapján

"Az ügyfél oldalról érkező - főleg telefonos - bejelentéseket, kérdéseket az irodában ülő adminisztrátorok próbálták kezelni a rendelkezésre álló adatok alapján. Mivel ezek nem voltak frissek és naprakészek, több telefon kellett lebonyolítani egy-egy eset kezelésére. Mire egy bejelentést felülvizsgáltak, akár egy nap is eltelt, ami pl. egy csőtörésnél komoly kényelmetlenséggel járt, és a javítást még el sem kezdték. Az xFLOWer rendszer bevezetése után az irodában ülő kollégák kapják a bejelentést, azonnal rögzítik a rendszerben, a műszakis kolléga, vagy alvállalkozó azonnal automatikusan értesítést kap erről a mobil telefonjára, a helyszín és a probléma pontos leírásával. Az ő feladata, hogy a helyszínt ellenőrizze, szükség esetén fotót készítsen és döntsön a további munkákról. Ezt egy mobil felületen akár a telefonján is meg tudja tenni, az információ azonnal "visszatér" az ügyintézőhöz - mindez telefonálás nélkül. Az ügyintéző, és rajta keresztül a bejelentő tulajdonos vagy bérlő bármikor percre pontos felvilágosítást kaphat arról, hogy a javítás milyen fázisban van, így azt is megtudhatja, mikor kell otthon tartózkodnia, hogy a szerelőket fogadni tudja. Kevesebb papír, hatékony adminisztráció, gyorsabb ügyintézés - mindez telefonálás és a vele járó költségek nélkül."

Társasházi szoftver - dokumentumok

Az xFLOWer PMS modulja komoly segítséget jelent a közgyűlésekkel, pályázatokkal, műszaki fejlesztésekkel járó papír alapú anyagok nyomtatási és raktározási költségének csökkentésében. Amit lehet, elektronikus formában tárolunk nagy biztonságú rendszerünk segítségével. Nem jelenthet problémát egy csőtörés, ami tönkre teszi a raktáron lévő dokumentumokat. A vonalkódos azonosítást használó irattári modul segítségével mindig tudhatjuk, hogy mely dokumentumra van szükségünk, és azt hol találjuk attól függetlenül, hogy az eredeti példány az irattárban vagy netán egy peres ügy miatt valamely ügyvédnél található.

Társasházkezelő szoftver - törzsadatok

A rendszer megkülönböztet tulajdonost, bérlőt, családtagot, egyéb jogcímen az ingatlanban tartózkodó személyeket, valamint a partnerek között alvállalkozókat, önkormányzatot, biztosítót, hatóságot és közmű szolgáltatót. A hivatalos levelezés is a rendszerünkből történik, előre elkészített dokumentum sablonok segítségével.

Azonnal használható társasházkezelő szoftver

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Társasházkezelő modulja tartalmazza azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

Az xFLOWer társasházkezelő megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül az igények, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára.

Az eredmény? Transzparens, nagyrészt automatizált ügyfélkezelési folyamatok, amelyek csökkentik munkatársai terheltségét, munkaidőt takarítanak meg és biztosítják a precíz végrehajtást.