Archivált szerződéseink esetében is lehetnek olyan tevékenységek, melyeket a bennük tárolt adatok, esetlegesen lejáró határidők generálnak. Például nemzetközi menetlevelek esetében – melyek az adott fuvar tekintetében szerződésekként is funkcionálnak – jogszabályi előírás és céges szabályzat alapján is szükséges lehet az archívum kezelése. Jó példa erre a dokumentumok áthelyezése vagy megsemmisítése, ebben az esetben az iratok egy része irattárba helyezhető, míg más részük megsemmisíthetővé válik. Nagyban megkönnyíti az ilyen iratok kezelését, ha olyan rendszerben kerültek digitálisan is archiválásra, mely figyeli ezeket a határidőket és nem csupán jelzést ad a határidő leteltéről, hanem minden irat esetében automatikusan elindítja a szükséges folyamatokat. Azaz egy egyszerű értesítés helyett, miszerint valamely dokumentum megsemmisíthető, minden feladatot kioszt, határidőkhöz köt és elvégzésüket is nyomon követi egészen a megsemmisítési jegyzőkönyvek beérkezéséig. Így biztosított, hogy minden archivált irat további kezelése úgy valósuljon meg, ahogy azt a jogszabályok vagy vállalati szabályzatok előírják. Mindezeken túlmenően szükség lehet olyan adatokra, amelyek az archivált iratokban találhatóak meg. Ezek visszakeresése fájlkezelő típusú archiváló szoftverekkel is lehetséges, xFLOWer – ben azonban azonnal indíthatóak üzleti folyamatok is a dokumentumok adatai alapján, így ha egy adatot megkeresett, azonnal az adott adathoz tartozó üzleti folyamat indulhat el. Mindezt a határidők figyelésével automatikusan is elvégezheti a rendszer, amennyiben erre van igény.