Szerződéseink szerkesztése általában több résztvevős feladat, mely során üzleti és jogi vagy akár marketing, esetleg technológiai oldalakról is szükséges szakértelem. Ennek megfelelően a szerződések szerkesztése a szervezet több funkcionális egységének együttműködését követeli meg, amely szervezési feladatokat is von maga után. Az xFLOWer workflow szerződéskezelés modulja nem csupán a szerkeszthetőséget, hanem az együttműködés szervezését is elvégzi jól kialakított, kötött munkafolyamatok mentén.
Minden szerződés tartalmaz valamilyen, a felek által tett vállalást, azaz aláírásával bizonyos feladatok keletkeznek - gyakran mindkét félnél. A szerződések felek általi jóváhagyása ennek megfelelően elindít bizonyos tevékenységláncokat, melyek gyakran sok szervezeti egységen keresztül valósulnak meg. A legtöbb dokumentum vagy szerződéskezelő rendszer nem biztosít megfelelő folyamattámogatást, ami biztosíthatná, hogy a szerződéseinkben tett vállalások konzisztensen magas színvonalon valósuljanak meg. Az xFLOWer erre a problémára is megoldást kínál - a rendszerben szerkesztett szerződések minden adatára kereshetünk vagy akár bizonyos adatok alapján különféle üzleti folyamatok indulhatnak automatikusan vagy zárulhatnak le ugyanígy.
Amennyiben szerződéseit digitálisan tárolja, úgy minden bizonnyal keresett már egy - egy dokumentum nevére és meg is találta azt. De mi történik, ha nem név alapján keresne, hanem a dokumentum valamely tulajdonsága vagy adattartalma alapján szeretné megtalálni a szerződést? A fájlkezelő típusú szerződéstárak erre már nem képesek. Az xFLOWer szerződéskezelő rendszere minderre képes, sőt, szerződéseit még folyamatokba is foglalhatja segítségével. Így minden, a dokumentumok archiválásával vagy további kezelésével kapcsolatos feladat kötött üzleti folyamatok mentén valósulhat meg, melyeket az xFLOWer felügyel.
Az xFLOWer lehetőséget biztosít szerződés sablonok tárolására és folyamat szintű kezelésére. Mit jelent ez a gyakorlatban? Például egy szolgáltatási szerződés esetében, ahol több fix tartalmi elem mellett bizonyos részek változnak, a rendszer képes a dokumentum igény szerinti “feldarabolására” majd újbóli “összerakására”. Mire jó ez a funkció? Az xFLOWer a folyamatmotorral közösen kiosztja ezen “darabokat”, mint szerződésszerkesztési feladatokat az adott szakterületek illetve felelősök részére. Ennek megfelelően minden érintett szakterület párhuzamosan dolgozhat saját részén, nem szükséges megvárni, amíg a dokumentum egyes részeinek szerkesztése befejeződik. Így a szerződések szerkesztése felgyorsul, illetve a rendszer a szerkesztést követően akár automatikusan is továbbíthatja jóváhagyásra – mely szintén igény szerint meghatározható: soros, párhuzamos, 2-4-X szemes, N/M jóváhagyás szükséges, stb. A jóváhagyási folyamatot szintén teljes körűen kezeli a rendszer sőt, amennyiben egy bizonyos szakasz nem kerül jóváhagyásra, úgy a rendszer akár az adott “darabot” küldi vissza további áttekintésre, szerkesztésre a jóváhagyó megjegyzéseivel kiegészítve.
A szerződések “élete” nem ér véget elfogadásukkal – több különféle üzleti folyamat kapcsolódik hozzájuk jóváhagyást követően – az xFLOWer, szemben más szerződéskezelő rendszerekkel, ezen üzleti folyamatok kezelésére is képes.
Mi történhet egy szerződéssel:
Szerződés szerinti vállalásaink teljesítése talán a legfontosabb, sőt meghatározó üzleti tevékenység. A szolgáltatás, illetve kivitelezés minősége meghatározza vevőink cégünkről alkotott képét, így kiemelten fontos, hogy e tevékenységek mindig magas minőségben és lehetőleg konzisztens üzleti folyamatok mentén kerüljenek megvalósításra. Ugyanez igaz termelő, vagy kereskedő vállalkozások esetén is: a pontos kiszállítás, a megrendelések határidőre való teljesítése komoly szervezési feladatok elé állítja a vállalkozásokat. Megfelelő támogató rendszerek hiányában a kivitelezés vezénylése, a megrendelések pontos leszállítása nehézkes és körülményes lehet, ennek megfelelően különféle problémák adódhatnak, amelyek akár a vállalások teljesülését is veszélyeztethetik. Az xFLOWer workflow rendszer azonban minden üzleti folyamatot kezel, így képes teljes körűen vezényelni a szervezési, kivitelezési és projekt tevékenységeket is.
Miben más az xFLOWer, mint egy projektmenedzsment – rendszer? Egyrészt minden dokumentumot kezel, ami az adott üzleti folyamathoz vagy projekthez tartozik (és ezeken túlmenően is gyakorlatilag minden dokumentumot) valamint előre meghatározott, kötött üzleti folyamatok mentén kezeli a kivitelezési feladatokat, projekteket egyaránt. Így minden projekt összes irata egy helyen lesz elérhető, valamint minden – azonos típusú – projekt mindig ugyanúgy, adott határidőkkel és tevékenységeken keresztül fog megvalósulni, így biztosítva konzisztenciát a kivitelezési projektek szintjén is. Ezzel szemben egy projektkezelő rendszerben a határidők akár felhasználók által is módosíthatók és általában nem definiálható előre, hogy mi történjen például egy adott feladat elmaradása vagy egy határidő csúszása esetén. Az xFLOWer felhő alapon érhető el, így bármikor, bárhol hozzáférhetők a projekt dokumentumai, nyomon követhető az ügy előrehaladása. Használatához így csupán egy böngészőre van szükség, minden mást biztosítunk.
Lorem ipsum dolor sit amet makbet dükben incsom du a haventuritom.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam eget viverra nibh, ut facilisis arcu. Sed vehicula consectetur ante ut molestie. Aliquam euismod nunc quis consequat luctus. Morbi eu congue sem, id varius mi. Donec placerat feugiat leo, sed fermentum nibh. Proin non elit vel nisl tristique lacinia. Nulla varius est et odio vestibum. quis mollis dui mattis. Sed tristique varius purus fermentum rutrum. Pellentesque augue lacus, pellentesque sit amet.
Minden vállalkozás működését, partneri, beszállítói, munkavállalói és ügyfélkapcsolatait a megkötött szerződések határozzák meg. Mivel gyakorlatilag minden lényeges és meghatározó egyezség ezen dokumentumokban kerül rögzítésre, így iktatásuk, tárolásuk és elérhetőségük kiemelten fontos, továbbá bizonyos szerződések esetében törvényi kötelezettség is ezek megőrzése, bemutatása, illetékes szervek felé való eljuttatása.
Archivált szerződéseink esetében is lehetnek olyan tevékenységek, melyeket a bennük tárolt adatok, esetlegesen lejáró határidők generálnak. Például nemzetközi menetlevelek esetében – melyek az adott fuvar tekintetében szerződésekként is funkcionálnak – jogszabályi előírás és céges szabályzat alapján is szükséges lehet az archívum kezelése. Jó példa erre a dokumentumok áthelyezése vagy megsemmisítése, ebben az esetben az iratok egy része irattárba helyezhető, míg más részük megsemmisíthetővé válik. Nagyban megkönnyíti az ilyen iratok kezelését, ha olyan rendszerben kerültek digitálisan is archiválásra, mely figyeli ezeket a határidőket és nem csupán jelzést ad a határidő leteltéről, hanem minden irat esetében automatikusan elindítja a szükséges folyamatokat. Azaz egy egyszerű értesítés helyett, miszerint valamely dokumentum megsemmisíthető, minden feladatot kioszt, határidőkhöz köt és elvégzésüket is nyomon követi egészen a megsemmisítési jegyzőkönyvek beérkezéséig. Így biztosított, hogy minden archivált irat további kezelése úgy valósuljon meg, ahogy azt a jogszabályok vagy vállalati szabályzatok előírják. Mindezeken túlmenően szükség lehet olyan adatokra, amelyek az archivált iratokban találhatóak meg. Ezek visszakeresése fájlkezelő típusú archiváló szoftverekkel is lehetséges, xFLOWer – ben azonban azonnal indíthatóak üzleti folyamatok is a dokumentumok adatai alapján, így ha egy adatot megkeresett, azonnal az adott adathoz tartozó üzleti folyamat indulhat el. Mindezt a határidők figyelésével automatikusan is elvégezheti a rendszer, amennyiben erre van igény.
Az alábbi, értékesítés zárási példán keresztül láthatjuk a szerződéskezelő modul működését:
A workflow bevezetés haszna sorozatunk jelen, utolsó bejegyzésében a workflow bevezetések egy olyan hasznát taglaljuk, ami operatív és vezetői szinten is könnyíti a folyamatok fejlesztését, bevezetését, illetve segít kímélni a fejlesztési projektekbe bevonandó IT erőforrásokat is. Hogyan? Bejegyzésünkből kiderül.
A workflow bevezetés haszna sorozatunk jelen, negyedik részében megvizsgáljuk, hogy hogyan csökkenti a workflow – BPM – rendszerek bevezetési a napi működéssel összefüggő üzleti kockázatokat.
A workflow bevezetés haszna sorozatunk jelen, harmadik részében a workflow bevezetés által kínált mérhető és gyakorlati versenyelőnyt kínáló attribútumokra fókuszálunk.
A workflow bevezetés haszna cikksorozatunk első részében megvizsgáltuk, hogy milyen, elsőre talán nem evidens haszna lehet egy ilyen rendszer alkalmazásának a munkavállalók szempontjából. Sorozatunk jelen, második részében ügyféloldalról szemléljük ugyanezt a témakört: ügyfeleink vajon érzékelik valamilyen módon az új rendszer használatát?
A workflow rendszerek bevezetésére szánt komoly idő, energia és pénzügyi befektetés jelentős megtérüléssel kecsegtet. Ugyanakkor, ha még nincs szervezetünknél workflow rendszer vagy nincs személyes tapasztalatunk az ilyen megoldásokkal, jogosan merülhetnek fel további kérdések is. Ezekre keresünk választ jelen, és sorozatunk következő bejegyzéseiben.
A COVID-19 koronavírus hazai megjelenésével soha nem látott mértékben növekedett az otthoni munkavégzés aránya. Értelemszerű, hogy egy ilyen súlyosságú járványügyi helyzet esetében, aki csak teheti, elkerüli a személyes érintkezést, különösen az egy légtérben történő, huzamos idejű tartózkodást.
