Szerződéskezelő rendszer

Folyamatban a szerződések - folyamatban az üzlet.

Szerződések folyamatai

Minden szerződés tartalmaz valamilyen, a felek által tett vállalást, azaz aláírásával bizonyos feladatok keletkeznek - gyakran mindkét félnél. A szerződések felek általi jóváhagyása ennek megfelelően elindít bizonyos tevékenységláncokat, melyek gyakran sok szervezeti egységen keresztül valósulnak meg. A legtöbb dokumentum vagy szerződéskezelő rendszer nem biztosít megfelelő folyamattámogatást, ami biztosíthatná, hogy a szerződéseinkben tett vállalások konzisztensen magas színvonalon valósuljanak meg. Az xFLOWer erre a problémára is megoldást kínál - a rendszerben szerkesztett szerződések minden adatára kereshetünk vagy akár bizonyos adatok alapján különféle üzleti folyamatok indulhatnak automatikusan vagy zárulhatnak le ugyanígy. Kattintson és tudjon meg többet!

Szerződéstár - folyamatokkal

Amennyiben szerződéseit digitálisan tárolja, úgy minden bizonnyal keresett már egy - egy dokumentum nevére és meg is találta azt. De mi történik, ha nem név alapján keresne, hanem a dokumentum valamely tulajdonsága vagy adattartalma alapján szeretné megtalálni a szerződést? A fájlkezelő típusú szerződéstárak erre már nem képesek. Az xFLOWer szerződéskezelő rendszere minderre képes, sőt, szerződéseit még folyamatokba is foglalhatja segítségével. Így minden, a dokumentumok archiválásával vagy további kezelésével kapcsolatos feladat kötött üzleti folyamatok mentén valósulhat meg, melyeket az xFLOWer felügyel.

Szerződések szerkesztése

Szerződéseink szerkesztése általában több résztvevős feladat, mely során üzleti és jogi vagy akár marketing, esetleg technológiai oldalakról is szükséges szakértelem. Ennek megfelelően a szerződések szerkesztése a szervezet több funkcionális egységének együttműködését követeli meg, amely szervezési feladatokat is von maga után. Az xFLOWer workflow szerződéskezelés modulja nem csupán a szerkeszthetőséget, hanem az együttműködés szervezését is elvégzi jól kialakított, kötött munkafolyamatok mentén. Tudjon meg többet!


Szakterületek szerinti szerződésszerkesztés

Az xFLOWer lehetőséget biztosít szerződés sablonok tárolására és folyamat szintű kezelésére. Mit jelent ez a gyakorlatban? Például egy szolgáltatási szerződés esetében, ahol több fix tartalmi elem mellett bizonyos részek változnak, a rendszer képes a dokumentum igény szerinti "feldarabolására" majd újbóli "összerakására". Mire jó ez a funkció? Az xFLOWer a folyamatmotorral közösen kiosztja ezen "darabokat", mint szerződésszerkesztési feladatokat az adott szakterületek illetve felelősök részére. Ennek megfelelően minden érintett szakterület párhuzamosan dolgozhat saját részén, nem szükséges megvárni, amíg a dokumentum egyes részeinek szerkesztése befejeződik. Így a szerződések szerkesztése felgyorsul, illetve a rendszer a szerkesztést követően akár automatikusan is továbbíthatja jóváhagyásra - mely szintén igény szerint meghatározható: soros, párhuzamos, 2-4-X szemes, N/M jóváhagyás szükséges, stb. A jóváhagyási folyamatot szintén teljes körűen kezeli a rendszer sőt, amennyiben egy bizonyos szakasz nem kerül jóváhagyásra, úgy a rendszer akár az adott "darabot" küldi vissza további áttekintésre, szerkesztésre a jóváhagyó megjegyzéseivel kiegészítve. A szerződések "élete" azonban nem érhet véget elfogadásukkal - több különféle üzleti folyamat kapcsolódik hozzájuk jóváhagyást követően - az xFLOWer, szemben más szerződéskezelő rendszerekkel - még ezen üzleti folyamatok kezelésére is képes. Tekintse meg az xFLOWert akár személyesen egy bemutató keretében, és tegyen egy próbát!

 

Vállalások, projektek, kivitelezés. - minden tevékenység folyamatokban!

Szerződés szerinti vállalásaink teljesítése talán a legfontosabb üzleti tevékenység. A szolgáltatás, illetve kivitelezés minősége meghatározza vevőink cégünkről alkotott képét, így kiemelten fontos, hogy e tevékenységek mindig magas minőségben és lehetőleg konzisztens üzleti folyamatok mentén kerüljenek megvalósításra. Megfelelő támogató rendszerek hiányában a kivitelezés vezénylése nehézkes és körülményes lehet, ennek megfelelően különféle problémák adódhatnak, amelyek akár a vállalások teljesülését is veszélyeztethetik. Az xFLOWer workflow rendszer azonban minden üzleti folyamatot kezel, így képes teljes körűen vezényelni a kivitelezési és projekt tevékenységeket is. Miben más, mint egy projektmenedzsment - rendszer? Egyrészt minden dokumentumot kezel, ami az adott üzleti folyamathoz vagy projekthez tartozik (és ezeken túlmenően is gyakorlatilag minden dokumentumot) valamint előre meghatározott, kötött üzleti folyamatok mentén kezeli a kivitelezési feladatokat, projekteket egyaránt. Így minden projekt összes irata egy helyen lesz elérhető, valamint minden - azonos típusú - projekt mindig ugyanúgy, adott határidőkkel és tevékenységeken keresztül fog megvalósulni, így biztosítva konzisztenciát a kivitelezési projektek szintjén is. Sőt, mindezt felhő alapon nyújtja, így bármikor, bárhol elérhetőek a projekt dokumentumai, nyomon követhető az ügy előrehaladása. Tekintse meg élőben is egy személyes bemutató keretében!

 

Archivált szerződésekhez is tartozhatnak folyamatok? Igen!

Archivált szerződéseink esetében is lehetnek olyan tevékenységek, melyeket a bennük tárolt adatok, esetlegesen lejáró határidők generálnak. Például nemzetközi menetlevelek esetében - melyek az adott fuvar tekintetében szerződésekként is funkcionálnak - jogszabályi előírás és céges szabályzat alapján is szükséges lehet az archívum kezelése. Jó példa erre a dokumentumok áthelyezése vagy megsemmisítése, ebben az esetben az iratok egy része irattárba helyezhető, míg más részük megsemmisíthetővé válik. Nagyban megkönnyíti az ilyen iratok kezelését, ha olyan rendszerben kerültek archiválásra, mely figyeli ezeket a határidőket és nem csupán jelzést ad a határidő leteltéről, hanem minden irat esetében automatikusan elindítja a szükséges folyamatokat is. Azaz egy egyszerű értesítés helyett, miszerint valamely dokumentum megsemmisíthető, minden feladatot kioszt, határidőkhöz köt és elvégzésüket is nyomon követi egészen a megsemmisítési jegyzőkönyvek beérkezéséig. Így biztosított, hogy minden archivált irat további kezelése úgy valósuljon meg, ahogy azt a jogszabályok vagy a véges szabályzatok előírják. Mindezeken túlmenően szükséges lehet olyan adatokra, amelyek az archivált iratokban találhatóak meg. Ezek visszakeresése fájlkezelő típusú archiváló szoftverekkel is lehetséges, xFLOWer - ben azonban azonnal indíthatóak üzleti folyamatok is a dokumentumok adatai alapján, így ha egy adatot megkeresett, azonnal az adott adathoz tartozó üzleti folyamat indulhat el. Hihetetlen? Győződjön meg a saját szemével is, tekintsen meg egy bemutatót akár személyesen is!

 

SZERZŐDÉSKEZELŐ RENDSZER

Minden vállalkozás működését, partneri, beszállítói, munkavállalói és ügyfélkapcsolatait a megkötött szerződések határozzák meg. Mivel gyakorlatilag minden lényeges és meghatározó egyezség ezen dokumentumokban kerül rögzítésre, így iktatásuk, tárolásuk és elérhetőségük kiemelten fontos, továbbá bizonyos szerződések esetében törvényi kötelezettség is ezek megőrzése, bemutatása, illetékes szervek felé való eljuttatása.
 

MIÉRT EZT A SZERZŐDÉSKEZELŐ ESZKÖZT VÁLASSZA?

Az xFLOWer egy magyar fejlesztésű munkafolyamatkezelő, ügykövető rendszer, melynek szerződéskezelő modulja magyar cégvezetők tapasztalatai alapján nyerte el mai funkcionalitását. A legtöbb szerződéskezelést támogató rendszerrel ellentétben ez nem csak egy szerződés-nyilvántartó, hanem egy sokkal összetettebb, de mégis egyszerűen használható megoldásrendszer, melyben a szerződésekkel kapcsolatos munkafolyamatatok, jogosultságok és naplóinformációk is fontos szerephez jutnak.

A legterjedtebb nyelvek mellett az xFLOWer szerződéskezelő rendszer magyarul is használható.

 

SZERZŐDÉSKEZELŐ KERETRENDSZER

xFLOWer szerződéskezelő modulja egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatóak, bővíthetők!

Az xFLOWer szerződéskezelő egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer Cloud bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

xFLOWer a kisebb magyar vállalatoktól kezdve a nemzetközi nagyvállalatokig komoly referenciákkal rendelkezik.

 

SZERZŐDÉSKEZELÉSI FOLYAMATOK

xFLOWer szerződéskezelőben mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen szerződéshez kapcsolódó ügyintézési tevékenység.
A szerződéskezelési folyamatok nem érnek véget a szerződés aláírásánál. xFLOWer szerződéskezelő modulja a szerződések kezelésének folyamatán túl akár a tevékenységlánc teljes operatív életciklusát kezeli:

Ön dönti el, hogy milyen szerződéskezeléssel kapcsolatos folyamatokat fog használni: alapértelmezésben a szerződés jóváhagyás, lejáratkezelés, archívum lépéseket javasoljuk, természetesen az Ön igényeinek megfelelően paraméterezve.

SZERZŐDÉSKEZELÉS TÖRZSEK

Az xFLOWer szerződéskezelő alapkiépítésben is tartalmazza az ügyféltörzsek kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen adatokat szeretne kezelni. Így felveheti a partnerek lábméretét, nyelvtudását, árbevételét, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagy politikai kapcsolatait.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítani, így például az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie az ügyfeleket.

Ha Ön nem csak "sima" ügyféltörzset szeretne kezelni (név, cím, telefon), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható HR törzs, Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

 

HOGYAN MŰKÖDIK A SZERZŐDÉSKEZELŐ RENDSZER?

Az alábbi, értékesítés zárási példán keresztül láthatjuk a szerződéskezelő modul működését:

 

  1. Ajánlat elfogadása – amikor a kiadott árajánlat elfogadásra került, a modul automatikusan rögzíti az ajánlat adatait (az ajánlatkezelő modullal együttműködve)
     
  2. Szerződéstípus meghatározása – Az ajánlathoz tartozó szerződés típusának meghatározása, pl. ügyfélszerződés szolgáltatásról, ügyfélszerződés termék vásárlásáról, stb.
     
  3. Adatok kitöltése – Amennyiben a szükséges adatok rendelkezésre állnak (pl. számlázási cím, cégjegyzék szám, stb.) a rendszer automatikusan kitölti a dokumentum adatmezőit
     
  4. A szerződésgenerátor képes a sablonizálható formátumú dokumentumokat automatikusan előállítani, melyek vagy tovább módosíthatók vagy az ehhez illeszkedő üzleti területen akár automatikusan kikülhetőek (postán vagy elektronikus csatornán)
     
  5. Jóváhagyás – a modul továbbítja a kitöltött szerződéseket a meghatározott jóváhagyók, pl. a jogi osztály, felső vezetés felé
     
  6. Kiküldés – Jóváhagyást követően a rendszer automatikusan eljuttatja a szerződést az ügyfél számára a kívánt csatornán (email, posta)
     
  7. Ügyfél általi jóváhagyás – Amennyiben az ügyfél is jóváhagyja a szerződést, a modul iktatja és tárolja a szerződést, valamint (további modulok megléte esetén) elindítja a teljesítéshez szükséges folyamatokat
     
  8. Tárolás – a modul rendszerezi és központi adattároló egységben eltárolja a szerződést, mely ezt követően visszakereshető, nyomtatható, továbbítható
     
  9. A már meglévő szerződésekre automatikus figyelések állíthatóak be, így például a szerződés lejárta előtt a rendszer figyelmeztetést küld a változáskezelési folyamat megújításáról a felelősöknek.
 

AZONNAL HASZNÁLHATÓ SZERZŐDÉSKEZELŐ RENDSZER

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

 

Az xFLOWer Cloud szerződéskezelési megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül az ügyek, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára. A szerződések ezáltal mindig rendelkezésre állnak – amikor szükség van rájuk és kizárólag azon kollégáknak, akik a kapcsolódó folyamatban részt vesznek.

Az eredmény? Gyorsabb, hatékonyabb szerződéskezelési folyamat és automatizáció, ami csökkenti munkatársai terheltségét, munkaidőt takarít meg és biztosítja a folyamatok precíz kivitelezését.