Szerződéskezelő rendszer

Minden vállalkozás működését, partneri, beszállítói, munkavállalói és ügyfélkapcsolatait a megkötött szerződések határozzák meg. Mivel gyakorlatilag minden lényeges és meghatározó egyezség ezen dokumentumokban kerül rögzítésre, így iktatásuk, tárolásuk és elérhetőségük kiemelten fontos, továbbá bizonyos szerződések esetében törvényi kötelezettség is ezek megőrzése, bemutatása, illetékes szervek felé való eljuttatása.
 

 

 

Miért ezt a szerződéskezelő eszközt válassza?

Az xFLOWer egy magyar fejlesztésű munkafolyamatkezelő, ügykövető rendszer, melynek szerződéskezelő modulja magyar cégvezetők tapasztalatai alapján nyerte el mai funkcionalitását. A legtöbb szerződéskezelést támogató rendszerrel ellentétben ez nem csak egy szerződés-nyilvántartó, hanem egy sokkal összetettebb, de mégis egyszerűen használható megoldásrendszer, melyben a szerződésekkel kapcsolatos munkafolyamatatok, jogosultságok és naplóinformációk is fontos szerephez jutnak.

A legterjedtebb nyelvek mellett az xFLOWer szerződéskezelő rendszer magyarul is használható.

Szerződéskezelő keretrendszer

xFLOWer szerződéskezelő modulja egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatóak, bővíthetők!

Az xFLOWer szerződéskezelő egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer Cloud bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

xFLOWer a kisebb magyar vállalatoktól kezdve a nemzetközi nagyvállalatokig komoly referenciákkal rendelkezik.

Szerződéskezelési folyamatok

xFLOWer szerződéskezelőben mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen szerződéshez kapcsolódó ügyintézési tevékenység.
A szerződéskezelési folyamatok nem érnek véget a szerződés aláírásánál. xFLOWer szerződéskezelő modulja a szerződések kezelésének folyamatán túl akár a tevékenységlánc teljes operatív életciklusát kezeli:

Ön dönti el, hogy milyen szerződéskezeléssel kapcsolatos folyamatokat fog használni: alapértelmezésben a szerződés jóváhagyás, lejáratkezelés, archívum lépéseket javasoljuk, természetesen az Ön igényeinek megfelelően paraméterezve.

Szerződéskezelés törzsek

Az xFLOWer szerződéskezelő alapkiépítésben is tartalmazza az ügyféltörzsek kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen adatokat szeretne kezelni. Így felveheti a partnerek lábméretét, nyelvtudását, árbevételét, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagy politikai kapcsolatait.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítani, így például az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie az ügyfeleket.

Ha Ön nem csak "sima" ügyféltörzset szeretne kezelni (név, cím, telefon), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható HR törzs, Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

Miért hasznos a szerződéskezelő rendszer?

A szerződések elkészítésének, jóváhagyásának és ellenjegyzésének folyamatait követően a biztonságos tárolás, archiválás, visszakereshetőség vagy esetleges módosítás lehetősége egyaránt megvalósítandó.

Az xFLOWer Cloud mindezt elvégzi a vállalat folyamataiba integrált módon. Azaz, ha egy folyamat végig viteléhez szükséges egy adott szerződés, akkor a rendszer a megadott folyamatlépéshez rendeli a tárolt (aláírt, elfogadott) vagy létrehozandó (még nem elfogadott) szerződéseket, melyeket jóváhagyást követően iktat, tárol és indexel.

Hogyan működik a szerződéskezelő rendszer?

Az alábbi, értékesítés zárási példán keresztül láthatjuk a szerződéskezelő modul működését:

 

  1. Ajánlat elfogadása – amikor a kiadott árajánlat elfogadásra került, a modul automatikusan rögzíti az ajánlat adatait (az ajánlatkezelő modullal együttműködve)

  2. Szerződéstípus meghatározása – Az ajánlathoz tartozó szerződés típusának meghatározása, pl. ügyfélszerződés szolgáltatásról, ügyfélszerződés termék vásárlásáról, stb.
     
  3. Adatok kitöltése – Amennyiben a szükséges adatok rendelkezésre állnak (pl. számlázási cím, cégjegyzék szám, stb.) a rendszer automatikusan kitölti a dokumentum adatmezőit
     
  4. A szerződésgenerátor képes a sablonizálható formátumú dokumentumokat automatikusan előállítani, melyek vagy tovább módosíthatók vagy az ehhez illeszkedő üzleti területen akár automatikusan kikülhetőek (postán vagy elektronikus csatornán)
     
  5. Jóváhagyás – a modul továbbítja a kitöltött szerződéseket a meghatározott jóváhagyók, pl. a jogi osztály, felső vezetés felé
     
  6. Kiküldés – Jóváhagyást követően a rendszer automatikusan eljuttatja a szerződést az ügyfél számára a kívánt csatornán (email, posta)
     
  7. Ügyfél általi jóváhagyás – Amennyiben az ügyfél is jóváhagyja a szerződést, a modul iktatja és tárolja a szerződést, valamint (további modulok megléte esetén) elindítja a teljesítéshez szükséges folyamatokat
     
  8. Tárolás – a modul rendszerezi és központi adattároló egységben eltárolja a szerződést, mely ezt követően visszakereshető, nyomtatható, továbbítható
     
  9. A már meglévő szerződésekre automatikus figyelések állíthatóak be, így például a szerződés lejárta előtt a rendszer figyelmeztetést küld a változáskezelési folyamat megújításáról a felelősöknek.

Azonnal használható szerződéskezelő rendszer

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

 

Az xFLOWer Cloud szerződéskezelési megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül az ügyek, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára. A szerződések ezáltal mindig rendelkezésre állnak – amikor szükség van rájuk és kizárólag azon kollégáknak, akik a kapcsolódó folyamatban részt vesznek.

Az eredmény? Gyorsabb, hatékonyabb szerződéskezelési folyamat és automatizáció, ami csökkenti munkatársai terheltségét, munkaidőt takarít meg és biztosítja a folyamatok precíz kivitelezését.