Számlakezelési folyamatok

Teljes beszerzési folyamat kezelése

Igény, jóváhagyás, megrendelés, teljesítés, kifizetés - egy rendszerben, egységesen, kötött folyamatokkal.

MEGRENDELÉSEK ÉS SZÁMLÁK ÖSSZERENDELÉSE

Előfordult már, hogy valaki olyan számlát küldött önnek, amelyet nem tudott rendeléshez vagy teljesítéshez kapcsolni? Az xFLOWer Számlakezelő rendszerrel ilyen nem történhet.

SZÁMLÁK ÉS TELJESÍTÉSEK ELLENŐRZÉSE

Fizetett már ki számlát úgy, hogy csak később derült ki: a teljesítés hibás volt, nem felelt meg igényeinek? Ilyen többet nem fordulhat elő az xFLOWer Számlakezelő rendszerrel.

Teljes beszerzési folyamat kezelése

Az xFLOWer Számlakezelő folyamatai segítségével a beszerzési igény felmerülésétől a teljesítés igazolásán keresztül egészen a számlázás és a kifizetés ellenőrzéséig kezelheti beszerzési folyamatait. Minden lépéshez olyan jóváhagyási lépések rendelhetők, amelyek biztosítják, hogy kizárólag jóváhagyott rendelések kerülhessenek kifizetésre illetve a rendszer lehetőséget biztosít akár arra is, hogy beszállítóitól visszajelzést kapjon az átutalt összegek beérkezéséről. Ismerje meg az xFLOWer-t és kezelje biztonságosan beszerzéseit!

Megrendelések és számlák összerendelése

Tipikusan sok beszállító és nagyobb számlaforgalom esetén nehézkes egy erre a célra fejlesztett rendszer nélkül átlátni, hogy mely számla milyen megrendeléshez kapcsolódik illetve, hogy megfelelő volt-e a teljesítés. Ennek következtében befogadásra kerülhetnek olyan számlák is, amelyekhez nem tartozik megrendelés vagy a teljesítés nem történt meg… Ilyen számla kifizetése esetén a tévesen kifizetett összeget visszaszerezni szinte lehetetlen, éppen ezért ezt a módszert csalók is előszeretettel alkalmazzák. Ne essen áldozatul egy ilyen típusú csalásnak, ismerje meg az xFLOWer – t, hogy védve legyen a hasonló esetektől!

Számlák és teljesítések ellenőrzése

A számlakezelés fontos része, hogy kizárólag megfelelő teljesítés esetén kerülhessen befogadásra a kiállított számla azon összegekkel, melyek előzetesen – a megrendelés vagy szerződés során – jóváhagyásra kerültek. A teljesítés ellenőrzése történhet manuálisan, például az ellenőrzési feladat egy kollégának történő kiadásával, vagy automatikusan, például vonalkód technológiával – az xFLOWer mindkét típusú ellenőrzést támogatja. Ugyanakkor szintén fontos, hogy a számlán szereplő tételek és összegek, valamint a végösszeg tekintetében se legyenek eltérések. A rendszer mindemellett képes akár a szerződéseket, bankszámlaszámokat is kezelni, hogy minden beszerzés összes dokumentuma egy helyen álljon rendelkezésére.

Számlák jóváhagyása

Amennyiben az Ön meglévő informatikai környezetébe szeretne egy olyan workflow és dokumentumkezelő eszközt beiktatni, amely képes a különböző jóváhagyási igények feladására, a jóváhagyási igények dokumentált formában történő végig vitelére, eközben kapcsolódik különböző törzsadatokhoz, majd interface-eken keresztül más rendszerekkel is képes kommunikálni és a beérkező számlák feldolgozási folyamatát is kezeli, akkor az xFLOWer-t ajánljuk.

xFLOWer a legtöbb folyamatkezelő rendszerrel ellentétben nem csak egy „behuzalozott” folyamat szerint működik melyben néhány tevékenység követi egymást, hanem egy sokkal összetettebb, de mégis egyszerűen használható megoldásrendszer.

Ön bármilyen számlajóváhagyási folyamatot kialakíthat: értékhatár, szervezeti egység, számlatípus, küldő függvényében más személyekhez / csoportokhoz irányíthat egy számlát vagy épp szabályozhat 2/4/6 szemes jóváhagyásokat. Ha a rezsi típusú számlák kifizetését nem szeretné mindig jóváhagyni (annyi, mint múlt hóban és van rá pénzünk), akkor mehet automatikusan. 

 

Integrációk - API

xFLOWer képes adatokat automatikusan kiolvasni a NAV központi rendszeréből, így a számla adatokat nem kell begépelnie.

 

xFLOWer képes más külső számlázó vagy egyén nyilvántartó rendszereknek adatok átadni, így áttételesen számlázni is tud.

SZÁMLAKEZELÉSI FOLYAMATOK SZOFTVERES TÁMOGATÁSA

Minden vállalkozás működésének alapját képzik a pénzügyi tervezés és előrejelzés, ami számszerűsíti a költségeket, bevételeket, illetve ezek várható mértékét. A számlázási folyamatok határozzák meg a bevételek beérkezését és a kiadások ütemezését is, így pontos pénzügyi tervezéshez különösen lényeges, hogy optimálisan kialakított, hibalehetőségeket kizáró és automatizálható folyamatok kerüljenek bevezetésre. A teljes számlázási folyamat végig vitele a szervezet különféle szintjeiről igényel közreműködőket az adminisztrációtól a számlák jóváhagyásán keresztül az archiválásig.

A beérkező papír alapú és elektronikus számlák feldolgozására, manuális és automatikus jóváhagyására, majd archiválására és a már feldolgozott számlák elektronikus visszakeresésére ad megoldást az xFLOWer Számlakezelő modul.

SZÁMLAKEZELÉSI FOLYAMATOK AUTOMATIZÁLÁSA

Ön dönti el, hogy milyen számlakezelési logikát fog használni folyamataiban és ön tudja ezek működését tetszés szerint testre szabni xFLOWer eszközeivel.

Milyen lehetőségei vannak:

  • Soros jóváhagyás: egymás után több személy
  • Párhuzamos jóváhagyások: egyszerre többen is részt vesznek a jóváhagyásban
  • 2-4-6-X szemes jóváhagyás: legalább N meghatározott képességű munkatárs jóváhagyása szükséges
  • N/M: M személy közül legalább N jóváhagyása szükséges (pl. 5 vezetőből legalább 2 hagyja jóvá)
  • Automatizálhat döntéseket: 
  • VIP ügyfél másként,
  • Személyes ügyfélmenedzserrel rendelkező ügyfél másként
  • Akinek keretszerződése van azt másként
  • Automatizálhat jóváhagyásokat:
  • Pl.: ha  az ügyfélnek van rendszeres havi számlája (pl.: rezsi számla) és ebben a hónapban még nem volt számlája és a  számla összege nem tér el 10%-nál nagyobb mértékben az előző havitól, akkor emberi beavatkozás nélkül is jóváhagyódik…

HOGYAN MŰKÖDIK Az xFLOWer SZámlakezelés?

A következő számlakezelési folyamatok példáján keresztül láthatjuk a modul működését a gyakorlatban.

Érkező számla példa:

  1. Szállítói számla érkezése emailben – a modul rögzíti a számla adattartalmát, beérkezésének időpontját
  2. Számlakezelési folyamat indítása – a modul továbbítja a beérkezett számlát az illetékes (jóváhagyó) részére
    Elkülöníthető akár személyek szintjén a formai ellenőrzés, pénzügyi ellenőrzés, költséghelyhez rendelés
  3. Hiba (pl. formai hiba) esetén automatikusan generálódik válaszlevél, mely automatikusan elektronikusan vagy papír alapon kerül visszaküldésre a feladónak
  4. A jóváhagyás megtörténte a folyamat további futásának feltétele
  5. Jóváhagyást követően a modul továbbítja a jóváhagyott számlát az átutalást elvégző rendszer vagy kolléga részére
  6. Az átutalás megtörténtét a rendszer rögzíti, értesíti a jóváhagyót és igény szerint a számlát kiállító partnert is
  7. Megfelelő beállítások esetén a jóváhagyott adatok egy interface kapcsolaton kerülhetnek átadásra a pénzügyi rendszerek felé

Kimenő számlázási példa:

  1. Számla kiállítása – a számlázó rendszerben kiállított számlát a modul automatikusan vagy manuálisan iktatja
  2. Folyamat indítása – a modul elindítja a meghatározott számlázási folyamatot
  3. Számla kézbesítése – a modul igény szerint postai úton vagy emailben továbbítja a számlát az ügyfél felé
  4. A modul figyeli a számla teljesítését (a számlázó programmal együttműködve) illetve a fizetési határidő lejártát
  5. Amennyiben a számla kiegyenlítésre került, a modul rögzíti ennek megtörténtét és lezárja a folyamatot. Ellenkező esetben beállítástól függően emlékezteti az ügyfelet a fizetésre vagy továbbítja az ügyet a kintlévőség kezelő modul számára

E-szamla archívum:

  1. E-számla érkezik egy adott postafiókra (@ceg.hu)
  2. A számla automatikusan bekerül az elektronikus irattárba és indexelődik
  3. Amikor a későbbiekben szükség van a számlára, akkor egy egyszerű böngésző felületről indítható a visszakeresés (ügyfélnév, számlaszám, dátum, stb. adatok alapján)

VEGYE FEL VELÜNK A KAPCSOLATOT!

    További olvasmányok

    A workflow bevezetés haszna 2 – Javuló ügyfélélmény

    A workflow bevezetés haszna cikksorozatunk első részében megvizsgáltuk, hogy milyen, elsőre talán nem evidens haszna lehet egy ilyen rendszer alkalmazásának a munkavállalók szempontjából. Sorozatunk jelen, második részében ügyféloldalról szemléljük ugyanezt a témakört: ügyfeleink vajon érzékelik valamilyen módon az új rendszer használatát?

    Elolvasom

    A workflow bevezetés haszna 1 – Elégedettebb csapat

    A workflow rendszerek bevezetésére szánt komoly idő, energia és pénzügyi befektetés jelentős megtérüléssel kecsegtet. Ugyanakkor, ha még nincs szervezetünknél workflow rendszer vagy nincs személyes tapasztalatunk az ilyen megoldásokkal, jogosan merülhetnek fel további kérdések is. Ezekre keresünk választ jelen, és sorozatunk következő bejegyzéseiben.

    Elolvasom

    COVID-19 és a gazdaság – készüljünk fel időben!

    A COVID-19 koronavírus hazai megjelenésével soha nem látott mértékben növekedett az otthoni munkavégzés aránya. Értelemszerű, hogy egy ilyen súlyosságú járványügyi helyzet esetében, aki csak teheti, elkerüli a személyes érintkezést, különösen az egy légtérben történő, huzamos idejű tartózkodást.

    Elolvasom