Igény, jóváhagyás, megrendelés, teljesítés, kifizetés - egy rendszerben, egységesen, kötött folyamatokkal.
Előfordult már, hogy valaki olyan számlát küldött önnek, amelyet nem tudott rendeléshez vagy teljesítéshez kapcsolni? Az xFLOWer Számlakezelő rendszerrel ilyen nem történhet.
Fizetett már ki számlát úgy, hogy csak később derült ki: a teljesítés hibás volt, nem felelt meg igényeinek? Ilyen többet nem fordulhat elő az xFLOWer Számlakezelő rendszerrel.
Az xFLOWer Számlakezelő folyamatai segítségével a beszerzési igény felmerülésétől a teljesítés igazolásán keresztül egészen a számlázás és a kifizetés ellenőrzéséig kezelheti beszerzési folyamatait. Minden lépéshez olyan jóváhagyási lépések rendelhetők, amelyek biztosítják, hogy kizárólag jóváhagyott rendelések kerülhessenek kifizetésre illetve a rendszer lehetőséget biztosít akár arra is, hogy beszállítóitól visszajelzést kapjon az átutalt összegek beérkezéséről. Ismerje meg az xFLOWer-t és kezelje biztonságosan beszerzéseit!
Tipikusan sok beszállító és nagyobb számlaforgalom esetén nehézkes egy erre a célra fejlesztett rendszer nélkül átlátni, hogy mely számla milyen megrendeléshez kapcsolódik illetve, hogy megfelelő volt-e a teljesítés. Ennek következtében befogadásra kerülhetnek olyan számlák is, amelyekhez nem tartozik megrendelés vagy a teljesítés nem történt meg… Ilyen számla kifizetése esetén a tévesen kifizetett összeget visszaszerezni szinte lehetetlen, éppen ezért ezt a módszert csalók is előszeretettel alkalmazzák. Ne essen áldozatul egy ilyen típusú csalásnak, ismerje meg az xFLOWer – t, hogy védve legyen a hasonló esetektől!
A számlakezelés fontos része, hogy kizárólag megfelelő teljesítés esetén kerülhessen befogadásra a kiállított számla azon összegekkel, melyek előzetesen – a megrendelés vagy szerződés során – jóváhagyásra kerültek. A teljesítés ellenőrzése történhet manuálisan, például az ellenőrzési feladat egy kollégának történő kiadásával, vagy automatikusan, például vonalkód technológiával – az xFLOWer mindkét típusú ellenőrzést támogatja. Ugyanakkor szintén fontos, hogy a számlán szereplő tételek és összegek, valamint a végösszeg tekintetében se legyenek eltérések. A rendszer mindemellett képes akár a szerződéseket, bankszámlaszámokat is kezelni, hogy minden beszerzés összes dokumentuma egy helyen álljon rendelkezésére.
Amennyiben az Ön meglévő informatikai környezetébe szeretne egy olyan workflow és dokumentumkezelő eszközt beiktatni, amely képes a különböző jóváhagyási igények feladására, a jóváhagyási igények dokumentált formában történő végig vitelére, eközben kapcsolódik különböző törzsadatokhoz, majd interface-eken keresztül más rendszerekkel is képes kommunikálni és a beérkező számlák feldolgozási folyamatát is kezeli, akkor az xFLOWer-t ajánljuk.
xFLOWer a legtöbb folyamatkezelő rendszerrel ellentétben nem csak egy „behuzalozott” folyamat szerint működik melyben néhány tevékenység követi egymást, hanem egy sokkal összetettebb, de mégis egyszerűen használható megoldásrendszer.
Ön bármilyen számlajóváhagyási folyamatot kialakíthat: értékhatár, szervezeti egység, számlatípus, küldő függvényében más személyekhez / csoportokhoz irányíthat egy számlát vagy épp szabályozhat 2/4/6 szemes jóváhagyásokat. Ha a rezsi típusú számlák kifizetését nem szeretné mindig jóváhagyni (annyi, mint múlt hóban és van rá pénzünk), akkor mehet automatikusan.
Minden vállalkozás működésének alapját képzik a pénzügyi tervezés és előrejelzés, ami számszerűsíti a költségeket, bevételeket, illetve ezek várható mértékét. A számlázási folyamatok határozzák meg a bevételek beérkezését és a kiadások ütemezését is, így pontos pénzügyi tervezéshez különösen lényeges, hogy optimálisan kialakított, hibalehetőségeket kizáró és automatizálható folyamatok kerüljenek bevezetésre. A teljes számlázási folyamat végig vitele a szervezet különféle szintjeiről igényel közreműködőket az adminisztrációtól a számlák jóváhagyásán keresztül az archiválásig.
A beérkező papír alapú és elektronikus számlák feldolgozására, manuális és automatikus jóváhagyására, majd archiválására és a már feldolgozott számlák elektronikus visszakeresésére ad megoldást az xFLOWer Számlakezelő modul.
Ön dönti el, hogy milyen számlakezelési logikát fog használni folyamataiban és ön tudja ezek működését tetszés szerint testre szabni xFLOWer eszközeivel.
Milyen lehetőségei vannak:
A következő számlakezelési folyamatok példáján keresztül láthatjuk a modul működését a gyakorlatban.
Érkező számla példa:
Kimenő számlázási példa:
E-szamla archívum:
A workflow bevezetés haszna sorozatunk jelen, utolsó bejegyzésében a workflow bevezetések egy olyan hasznát taglaljuk, ami operatív és vezetői szinten is könnyíti a folyamatok fejlesztését, bevezetését, illetve segít kímélni a fejlesztési projektekbe bevonandó IT erőforrásokat is. Hogyan? Bejegyzésünkből kiderül.
A workflow bevezetés haszna sorozatunk jelen, negyedik részében megvizsgáljuk, hogy hogyan csökkenti a workflow – BPM – rendszerek bevezetési a napi működéssel összefüggő üzleti kockázatokat.
A workflow bevezetés haszna sorozatunk jelen, harmadik részében a workflow bevezetés által kínált mérhető és gyakorlati versenyelőnyt kínáló attribútumokra fókuszálunk.
A workflow bevezetés haszna cikksorozatunk első részében megvizsgáltuk, hogy milyen, elsőre talán nem evidens haszna lehet egy ilyen rendszer alkalmazásának a munkavállalók szempontjából. Sorozatunk jelen, második részében ügyféloldalról szemléljük ugyanezt a témakört: ügyfeleink vajon érzékelik valamilyen módon az új rendszer használatát?
A workflow rendszerek bevezetésére szánt komoly idő, energia és pénzügyi befektetés jelentős megtérüléssel kecsegtet. Ugyanakkor, ha még nincs szervezetünknél workflow rendszer vagy nincs személyes tapasztalatunk az ilyen megoldásokkal, jogosan merülhetnek fel további kérdések is. Ezekre keresünk választ jelen, és sorozatunk következő bejegyzéseiben.
A COVID-19 koronavírus hazai megjelenésével soha nem látott mértékben növekedett az otthoni munkavégzés aránya. Értelemszerű, hogy egy ilyen súlyosságú járványügyi helyzet esetében, aki csak teheti, elkerüli a személyes érintkezést, különösen az egy légtérben történő, huzamos idejű tartózkodást.
