Workflow alapú számlakezelő rendszer

Kezelje teljes beszerzési folyamatát egy rendszerben, előzze meg a számlázáshoz kapcsolódó csalásokat!

Megrendelések és számlák összerendelése

Előfordult már, hogy valaki olyan számlát küldött önnek, amelyet nem tudott rendeléshez vagy teljesítéshez kapcsolni? Az xFLOWer Számlakezelő rendszerrel ilyen nem történhet.

Számlák és teljesítések ellenőrzése

Fizetett már ki számlát úgy, hogy csak később derült ki: a teljesítés hibás volt, nem felelt meg igényeinek? Ilyen többet nem fordulhat elő az xFLOWer Számlakezelő rendszerrel.

Teljes beszerzési folyamat kezelése

Igény, jóváhagyás, megrendelés, teljesítés, kifizetés - egy rendszerben, egységesen, kötött folyamatokkal.


Teljes beszerzési folyamat kezelése

Az xFLOWer Számlakezelő rendszer segítségével a beszerzési igény felmerülésétől a teljesítés igazolásán keresztül egészen a számlázás és a kifizetés ellenőrzéséig kezelheti beszerzési folyamatait. Minden lépéshez olyan jóváhagyási lépések rendelhetőek, amelyek biztosítják, hogy kizárólag jóváhagyott rendelések kerülhessenek kifizetésre illetve a rendszer lehetőséget biztosít akár arra is, hogy beszállítóitól visszajelzést kapjon az átutalt összegek beérkezéséről. Ismerje meg az xFLOWert és kezelje biztonságosan beszerzéseit!

 

Megrendelések és számlák összerendelése

Tipikusan sok beszállító és nagyobb számlaforgalom esetén nehézkes egy erre a célra fejlesztett rendszer nélkül átlátni, hogy mely számla milyen megrendeléshez kapcsolódik illetve, hogy megfelelő volt-e a teljesítés. Ennek következtében befogadásra kerülhetnek olyan számlák is, amelyekhez nem tartozik megrendelés vagy a teljesítés nem történt meg... Ilyen számla kifizetése esetén a tévesen kifizetett összeget visszaszerezni szinte lehetetlen, éppen ezért ezt a módszert csalók is előszeretettel alkalmazzák. Ne essen áldozatul egy ilyen típusú csalásnak, ismerje meg az xFLOWer - t, hogy védve legyen a hasonló esetektől!

 

Számlák és teljesítések ellenőrzése

A számlakezelés fontos része, hogy kizárólag megfelelő teljesítés esetén kerülhessen befogadásra a kiállított számla azon összegekkel, melyek előzetesen - a megrendelés vagy szerződés során - jóváhagyásra kerültek. A teljesítés ellenőrzése történhet manuálisan, például az ellenőrzési feladat egy kollégának történő kiadásával, vagy automatikusan, például vonalkód technológiával - az xFLOWer mindkét típusú ellenőrzést támogatja. Ugyanakkor szintén fontos, hogy a számlán szereplő tételek és összegek, valamint a végösszeg tekintetében se legyenek eltérések. A rendszer mindemellett képes akár a szerződéseket, bankszámlaszámokat is kezelni, hogy minden beszerzés összes dokumentuma egy helyen álljon rendelkezésére.

 

SZÁMLAKEZELÉSI FOLYAMATOK SZOFTVERES TÁMOGATÁSA

Minden vállalkozás működésének alapját képzi a pénzügyi tervezés és előrejelzés, ami számszerűsíti a költségeket, bevételeket, illetve ezek várható mértékét. A számlázási folyamatok határozzák meg a bevételek beérkezését és a kiadások ütemezését is, így pontos pénzügyi tervezéshez különösen lényeges, hogy optimálisan kialakított, hibalehetőségeket kizáró és automatizálható folyamatok kerüljenek bevezetésre. A teljes számlázási folyamat végig vitele a szervezet különféle szintjeiről igényel közreműködőket az adminisztrációtól a számlák jóváhagyásán keresztül az archiválásig.

A beérkező papír alapú és elektronikus számlák feldolgozására, manuális és automatikus jóváhagyására, majd archiválására és a már feldolgozott számlák elektronikus visszakeresésére ad megoldást az xFLOWer Számlakezelő modul.

 

MIÉRT AZ XFLOWER SZÁMLAKEZELÉSI SZOFTVERT VÁLASSZA?

Amennyiben az Ön meglévő informatikai környezetébe szeretne egy olyan workflow és dokumentumkezelő eszközt beiktatni, amely képes a különböző jóváhagyási igények feladására, a jóváhagyási igények dokumentált formában történő végig vitelére, eközben kapcsolódik különböző törzsadatokhoz, majd interface-eken keresztül más rendszerekkel is képes kommunikálni és a beérkező számlák feldolgozási folyamatát is kezeli, akkor az xFLOWer-t ajánljuk.

Az xFLOWer egy magyar fejlesztésű folyamatkezelő, ügykövető rendszer, melynek rengeteg modulja / folyamata magyar cégvezetők tapasztalatai alapján nyerte el mai funkcionalitását. A legtöbb folyamatkezelő rendszerrel ellentétben ez nem csak egy „behuzalozott” folyamat, melyben néhány tevékenység követi egymást, hanem egy sokkal összetettebb, de mégis egyszerűen használható megoldásrendszer.

A legterjedtebb nyelvek mellett az xFLOWer számlakezelési szoftver magyarul is használható.

MIKOR NE AZ XFLOWER SZÁMLA WORKFLOW-T VÁLASZA?

Amennyiben Ön papír vagy e-számlákat szeretne kiállítani, akkor ne xFLOWer-t válassza, mert xFLOWer számlakezelési modul nem egy számlázó / vállalatirányítási / ERP rendszer.

Amennyiben Ön automatikus karakter és form felismeréssel, emberi beavatkozás nélkül szeretné számláit feldolgozni, akkor más megoldást javaslunk. Ez esetben kérjük ezen a linken folytassa tájékozódását.

 

Számlakezelő keretrendszer

xFLOWer számlakezelési folyamat modulja egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatók, bővíthetők!

Az xFLOWer számlakezelő egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer számlakezelő folyamat bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

SZÁMLA FELDOGLOZÁST TÁMOGATÓ FOLYAMATOK

xFLOWer keretrendszerben mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen egymáshoz kapcsolódó tevékenység.

Bármilyen összetett is legyen egy üzleti folyamat, kapcsolódjanak az egyes tevékenységláncok sorosan, párhuzamosan egymáshoz, legyenek egy folyamatnak automata döntései, kapcsolódjon interface-en keresztül más megoldásokhoz a lehetőségeknek nincs határa. Néhány példa arra, hogy milyen tevékenységekben lehet az xFLOWer segítség:

 

SZÁMALKEZELÉSI FOLYAMATOK AUTOMATIZÁLÁSA

Ön dönti el, hogy milyen számlakezelési logikát fog használni folyamataiban és ön tudja ezek működését tetszés szerint testre szabni xFLOWer eszközeivel.

Milyen lehetőségei vannak:

  • Soros jóváhagyás: egymás után több személy
  • Párhuzamos jóváhagyások: egyszerre többen is részt vesznek a jóváhagyásban
  • 2-4-6-X szemes jóváhagyás: legalább N meghatározott képességű munkatárs jóváhagyása szükséges
  • N/M: M személy közül legalább N jóváhagyása szükséges (pl. 5 vezetőből legalább 2 hagyja jóvá)
  • Automatizálhat döntéseket: 
  • VIP ügyfél másként,
  • Személyes ügyfélmenedzserrel rendelkező ügyfél másként
  • Akinek keretszerződése van azt másként
  • Automatizálhat jóváhagyásokat:
  • Pl.: ha  az ügyfélnek van rendszeres havi számlája (pl.: rezsi számla) és ebben a hónapban még nem volt számlája és a  számla összege nem tér el 10%-nál nagyobb mértékben az előző havitól, akkor emberi beavatkozás nélkül is jóváhagyódik…

SZÁMLAKEZELÉSI WORKFLOW - TÖRZSEK

Az xFLOWer keretrendszer alapból tartalmazza az ügyféltörzsek kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen számlázási adatokat szeretne kezelni. Így felveheti a partnerek lábméretét, nyelvtudását, árbevételét, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagyok politikai kapcsolatait.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítani, így például az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie az ügyfeleket.

Ha Ön nem csak "sima" ügyféltörzset szeretne csak kezelni (név, cím, telefon), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható HR törzs, Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

 

SZÁMLAKEZELÉSI FOLYAMATOK - JÓVÁHAGYÁSOK és integráció

xFLOWer egy nagyon kifinomult mégis egyszerűen használható jováhagyást támogató eszköztárral rendelkezik.

Jóváhagyhat:

  • xFLOWer desktop (intenet böngésző) felületen
  • E-mailben küldött linken
  • Mobil (app) alkalmazásban

Erről itt olvashat bővebben: Jóváhagyási folyamatok.

SZÁMLAKEZELÉSI FOLYAMATOK - INTEGRÁCIÓ

Az xFLOWer képes a már meglévő informatikai rendszereihez kapcsolódni különböző informatikai interface-ek segítségével. Néhány példa az adatok összekötésére:

  • Költséghelyek átvétele ERP rendszerből
  • Partner adatok szinkronizálása
  • Költségkeret ellenőrzése pénzügyi rendszerben
  • Korábbi utalások (milyen utalások mentek ennek az ügyfélnek) átemelése xFLOWer döntéshozatali felületre.
  • Jóváhagyatott számla adatok átadáda ERP rendszernek.

xFLOWer számos rendszerrel rendelkezik interface kapcsolattal, ezek közt a legnagyobb nemzetközi gyártók (pl. SAP) és jó néhány magyar fejlesztő cég (pl.Libra) is szerepel.


 

 

MIÉRT HASZNOS AZ XFLOWER SZÁMLAKEZELÉSI FOLYAMAT?

Az xFLOWer Cloud számlakezelési modulja lehetővé teszi, hogy a számla feldolgozási, jóváhagyási folyamat során minden résztvevő felelősségi köreit meghatározzuk, majd ennek megfelelően kerüljenek kiosztásra feladataik.  

A számlák jóváhagyása akár szekvenciálisan, akár párhuzamosan (több szereplő esetén) is történhet. Kezelhetők a "kétszem", "négyszem" vagy akár több-szereplős felelősségi körök is.

Elektronikus számlázás esetén a számlák érkeztetése és iktatása automatikusan történhet, valamint a folyamat további, emberi beavatkozást nem igénylő lépéseit is a modul végzi el.

A modul lehetőséget biztosít a tárolt számlák projektekhez csatolására, így projekt alapon is láthatóvá válnak a megvalósult kifizetések, esetleges kintlévőségek.

A Számlakezelő modul a jóváhagyási folyamat kezelésén túl önállóan használható akár számla archiválásra is. Jogszabály írja elő az elektronikus számlák tárolását és a későbbi visszakereshetőségnek a biztosítását,  melyet xFLOWer Cloud egy megoldásként kínál.

 

 

 

 

 

 


 

Hogyan működik az xFLOWer számlakezelés?

A következő számlakezelési folyamatok példáján keresztül láthatjuk a modul működését a gyakorlatban.

 

Érkező számla példa:

  1. Szállítói számla érkezése emailben – a modul rögzíti a számla adattartalmát, beérkezésének időpontját.
     
  2. Számlakezelési folyamat indítása – a modul továbbítja a beérkezett számlát az illetékes (jóváhagyó) részére.
    Elkülöníthető akár személyek szintjén a formai ellenőrzés, pénzügyi ellenőrzés, költséghelyhez rendelés.

     
  3. Hiba (pl. formai hiba) esetén automatikusan generálódik válaszlevél, mely automatikusan elektronikusan vagy papír alapon kerül visszaküldésre a feladónak.
     
  4. A jóváhagyás megtörténte a folyamat további futásának feltétele.
     
  5. Jóváhagyást követően a modul továbbítja a jóváhagyott számlát az átutalást elvégző rendszer vagy kolléga részére.
     
  6. Az átutalás megtörténtét a rendszer rögzíti, értesíti a jóváhagyót és igény szerint a számlát kiállító partnert is
     
  7. Megfelelő beállítások esetén a jóváhagyott adatok egy interface kapcsolaton kerülhetnek átadásra a pénzügyi rendszerek felé.

 

Kimenő számlázási példa:

  1. Számla kiállítása - a számlázó rendszerben kiállított számlát a modul automatikusan vagy manuálisan iktatja
     
  2. Folyamat indítása – a modul elindítja a meghatározott számlázási folyamatot
     
  3. Számla kézbesítése – a modul igény szerint postai úton vagy emailben továbbítja a számlát az ügyfél felé
     
  4. A modul figyeli a számla teljesítését (a számlázó programmal együttműködve) illetve a fizetési határidő lejártát
     
  5. Amennyiben a számla kiegyenlítésre került, a modul rögzíti ennek megtörténtét és lezárja a folyamatot. Ellenkező esetben beállítástól függően emlékezteti
    az ügyfelet a fizetésre vagy továbbítja az ügyet a kintlévőség kezelő modul számára.

 

E-Számla archívum:

  1. E-számla érkezik egy adott postafiókra (@ceg.hu)
     
  2. A számla automatikusan bekerül az elektronikus irattárba és indexelődik
     
  3. Amikor a későbbiekben szükség van a számlára, akkor egy egyszerű böngésző felületről indítható a visszakeresés (ügyfélnév, számlaszám, dátum, stb. adatok alapján)

 


AZONNAL HASZNÁLHATÓ SZÁMLAKEZELÉSI FOLYAMAT

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

Az xFLOWer Cloud számlakezelő megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül a számlák, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára.

Az eredmény? Gyorsabb, hatékonyabb számlázás és automatizáció, ami csökkenti munkatársai terheltségét, munkaidőt takarít meg és biztosítja a folyamatok precíz kivitelezését.