Szabadság és munkaidő tervezés

Egyszerű nyilvántartás helyett automatizálható, folyamat alapú megoldás

Jelenlét tervezés

A munkavállalók jelenléte meghatározó az aktuálisan futó projektek és az erőforrás-tervezés során. Megfelelő rendszer nélkül ez a feladat problémákat okozhat a szervezetben. Előzze meg a bajt egy olyan rendszer használatával, amelyben előre láthatja a tervek és a megvalósulás fázisait!

Szabadságigények kezelése

A szabadságolások kezelése szorosan összefügg a rendelkezésre álló erőforrások tervezésével. Ha bármilyen oknál fogva olyan kollégát szabadságolunk, aki egy határidős teljesítéshez szükséges, akkor veszélyeztetjük annak megvalósulását! Előzzük meg a problémát megfelelő rendszer használatával!

Helyettesítés szervezés

A helyettesítések megszervezése a legtöbbször még ma is manuális feladat, amire akár külön kollégákat alkalmaznak. Csökkentse az adminisztratív terheket és költségeit olyan helyettesítés - tervező rendszerrel, amely komplexen oldja meg a helyettesítések problémáit!


Munkavállalói jelenlét - az operatív működés kulcsa

Minden szervezet számára kiemelten fontos, hogy a megfelelő munkaerő a megfelelő időben és helyen álljon rendelkezésére. E nélkül projekt határidők csúszhatnak, kötbérfizetési kötelezettség keletkezhet sőt, akár ügyfeleket is veszíthetünk emiatt! E problémák megelőzésében segít az xFLOWer workflow alapú munkaerő-kezelő rendszer. xFLOWer-ben nem csupán klasszikus munkaidő és szabadság-nyilvántartásokat vezethetünk, hanem egy-egy projekt esetén meghatározhatjuk, hogy ahhoz mikor, milyen mennyiségű és milyen kompetenciákkal rendelkező humánerőforrás szükséges. Az egyes munkakörökhöz óra, nap, hét vagy hónap alapú költségeket is beállíthatunk, majd az egyes projektek, operatív tevékenységek emberóra-igényét alapul véve a rendszer kiszámolja ennek költségeit is. Ugyanakkor egy-egy nagyobb projekt esetén nem feltétlen szükséges, hogy minden munkavállaló mindig jelen legyen. xFLOWer-ben úgy tervezhetjük meg projektjeinket, hogy mindig az adott tevékenységhez szükséges munkavállalók álljanak rendelkezésre, akinek éppen nincs feladata, az más projektre irányítható, vagy igényei szerint szabadságolható.

 

Szabadáságigények - probléma vagy lehetőség?

A Munka Törvénykönyve nagy vonalakban szabályozza az éves szabadságok kiadásának rendjét, némi mozgásteret biztosítva a munkaadóknak szabadságolások terén. Ugyanakkor a munkavállalók szabadságuk egy részét bármikor igényelhetik. Az ilyen igények - különösen, ha nem tervezett szabadságról van szó - komoly fennakadásokat okozhatnak, akár el is leheteleníthetik egy-egy projekt határidőre való teljesítését. Az xFLOWer szabadságigények kezelését támogató workflow alapú rendszer segítségével azonban könnyedén megtervezhetjük a szabadságokat, helyettesítéséket. A szabadságigények kezelése folyamat alapon történik, azaz a munkavállaló egy egységes felületen keresztül jelezheti felettesének szabadságigényét, aki ugyanitt jóváhagyhatja vagy elutasíthatja az igényt. Ezen túlmenően a rendszer képes megvizsgálni, hogy az adott munkavállaló - vagy munkakör - számára van-e olyan tevékenység az igényelt szabadság ideje alatt, melyben jelenléte elengedhetetlen. Ilyen esetben - figyelembe véve a törvényi szabályzást - a rendszer képes akár automatikusan elutasítani az igényt. Ugyanígy beállítható, hogy ha az adott időszakban a munkavállaló jelenléte nem kritikus, akkor a rendszer automatikusan hagyja jóvá igényét és tervezze meg helyettesítését, valamint akár a felettes értesítését is elvégzi igény szerint. A szükséges dokumentumokat a rendszer szintén automatikusan generálhatja, így töredékére csökken az adminisztrációhoz szükséges idő és munkateher. A rendszer használatával ennek megfelelően nem csupán tervezhető és átlátható, hanem sokkal kevésbé erőforrás-igényessé válik a szabadságigények kezelése és a szabadságolások tervezése.

 

Helyettesítések szervezése - még mindig manuális feladat?

Az egyes munkakörökben dolgozó kollégák bármilyen okból történő kiesése esetén - legyen szó betegségről, vis maior eseményről vagy más, azonnali jelenlétet igénylő helyzetről - helyettesítésük megoldása kiemelten fontos feladat, hiszen a napi tevékenységek nem állhatnak meg a kolléga távollétében sem. A helyettesítések megszervezése általában manuális feladat, ami időt és energiát igényel vállalati oldalon, ami csökkenti a munkavégzés hatékonyságát. Az xFLOWer workflow keretrendszerrel azonban ez a tevékenység részben, vagy akár egészében is automatizálható. A rendszer komplexen kezel munkavállalói kompetenciákat, munkaköröket és rendelkezésre állást. Ennek megfelelően egy adott munkakörből kieső kolléga helyettesítését úgy oldja meg, hogy kiválaszt egy másik, egyazon munkakörben dolgozó kollégát, akinek kompetenciái azonosak a kieső kollégáéval - például mindketten beszélnek angolul és van speciális képesítésük, stb. - és megvizsgálja, hogy az adott kolléga rendelkezésre áll-e a szükséges időszakban. Amennyiben több olyan munkavállalót is talál a rendszer, aki megfelelő kompetenciákkal bír és rendelkezésre áll, úgy a hiányzó kolléga feladatait szétosztja közöttük az adott időszakra vonatkozóan. Sőt, a rendszer még a munkavállalók terheltségét is figyeli, így nem fordulhat elő, hogy valakinek már 50 feladata van, míg másnak csak 2, így csökkenthető az eltérő mennyiségű munka elvégzéséből adódó feszültség is. Természetesen lehetőség van az automatikus döntések jóváhagyására vagy elutasítására is, így a rendszer rugalmasan alkalmazkodik a mindenkori igényekhez, akár az előre beállított automatizmusoktól függetlenül.

 

ÁTLÁTHATÓ SZABADSÁGOLÁS, EGYSZERŰBB HELYETTESÍTÉS.

A kollégák munkaidejének pontos nyilvántartása a napi munkavégzés és szolgáltatás teljesítés a projektek során meghatározó fontossággal bír. Ugyanígy lényeges, hogy a szabadság igények jóváhagyása, kiadása illetve a mindenkori helyettesítések szervezése is átlátható, tervezhető maradjon. Az xFLOWer azonban többet nyújt - akár automatikusan kezeli a helyettesítéseket munkaterhelés, képességek és rendelkezésre állás figyelembe vételével.

 

MIÉRT EZT A MUNKAIDŐ ÉS SZABADSÁGTERVEZŐ RENDSZERT VÁLASSZA?

A szervezett munkavégzés fenntartásához és a projekthatáridők betartásához szükséges a munkaidő és szabadságolás tervezése és pontos nyilvántartása úgy, hogy az minél kevesebb adminisztratív terhet jelentsen a terület felelőseinek. A nyilvántartások és a kapcsolódó folyamatok kezelése manuálisan célszerűtlen és költséges, erre kínál automatizált megoldást a modul. Az xFLOWer Cloud szabadság és munkaidő modulja mindezeken túlmenően támogatja a szabadságigények jóváhagyását meghatározott vezetői szinten, illetve ezek nyilvántartását is elvégzi.

Az xFLOWer egy magyar fejlesztésű munkafolyamatkezelő, ügykövető rendszermelyet ma már a világ számos országában használnak. xFLOWer munkaidő és szabadság nyilvántartás modulja magyar és külföldi cégvezetők tapasztalatai alapján nyerte el mai funkcionalitását. A legtöbb munkaidő és szabadság nyilvántartás rendszerrel ellentétben ez nem csak egy egyszerű nyilvántartó, melyben státuszok és határidők állíthatóak, hanem egy sokkal összetettebb, de mégis egyszerűen használható megoldásrendszer.

A legterjedtebb nyelvek mellett az xFLOWer munkaidő és szabadság nyilvántartás modulja magyarul is használható.

 

WORKFLOW KERETRENDSZER

Az xFLOWer munkaidő és szabadság nyilvántartás modulja egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatóak akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatóak, bővíthetők!

Az xFLOWer Cloud egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer szabadság és munkaidő nyilvántartás modulja bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer Cloud kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

Az xFLOWer munkaidő és szabadság nyilvántartás modulja a kisebb magyar vállalatoktól kezdve a nemzetközi nagyvállalatokig komoly referenciákkal rendelkezik.

 

MUNKAIDŐ NYILVÁNTARTÁSI FOLYAMATOK

xFLOWer munkaidő és szabadság nyilvántartás modulban mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen munkaidő kezeléshez kapcsolódó ügyintézési tevékenység.
 

Ezen túlmenően az xFLOWer Cloud további moduljai a munkaidő nyilvántartási folyamatokon, dokumentumokon, és egyéb operatív folyamatokon túl akár az ügyfelek teljes operatív életciklusát kezelik:

Ön dönti el, hogy milyen munkaidő kezelési folyamatokat fog használni: alapértelmezésben néhány alapvető munkaidő és szabadságkezelési, jóváhagyási folyamat bevezetését javasoljuk, természetesen az Ön igényeinek megfelelően paraméterezve.

 

HR TÖRZSEK

Az xFLOWer Cloud alapkiépítésben is tartalmazza a HR törzsek kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen további adatokat szeretne kezelni. Így felveheti a munkavállalók bármilyen jellemzőjét - akár lábméretét, nyelvtudását, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagy politikai kapcsolatait.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítni, így az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie a munkavállalókat.

Ha Ön nem csak "sima" HR törzset szeretne kezelni (név, cím, telefon), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya az xFLOWer használatának. Kialakítható a HR törzs mellett akár Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

 

SZABADSÁG IGÉNYLÉS A GYAKORLATBAN - PÉLDA

  1. Igény beérkezése – egy kolléga megjelöli tervezett szabadságát a rendszerben
     
  2. Igény ellenőrzése – a rendszer részben automatikusan és a jóváhagyást végző munkatárssal kiegészítve megvizsgálja, hogy az igénylő rendelkezik-e elegendő szabadsággal illetve, hogy valamilyen projekt vagy határidő kapcsán vannak-e feladatai az igényelt időszakban
     
  3. Igény továbbítása – az igény ellenőrzése után a rendszer továbbítja az igényt a terület felelőse felé, az ellenőrzés eredményeivel együtt
     
  4. Jóváhagyás – az illetékes döntéshozó az igény és a körülmények ismeretében meghozza döntését, miszerint az igényt jóváhagyja vagy elutasítja
     
  5. Visszajelzés – A rendszer a jóváhagyás eredményéről értesítést küld az igénylő és a további illetékesek felé
     
  6. Háttérfolyamatok – a rendszer előállítja a jóváhagyott igénylés dokumentumait és a nyilvántartásban megjelöli az igényelt időszakot, mint szabadság – időt.
     
  7. A folyamat során a vállalatra jellemző dokumentum-sablonokból dokumentumok generálódnak és tárolódnak. Igénylési, jóváhagyási űrlapok, stb.

 

AZONNAL HASZNÁLHATÓ MEGOLDÁS

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

Az xFLOWer Cloud szabadság és munkaidő nyilvántartás megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül az igények, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára.

Az eredmény? Transzparens, nagyrészt automatizált munkaidő nyilvántartás és szabadság - kezelési folyamatok, amelyek csökkentik munkatársai terheltségét, munkaidőt takarítanak meg és biztosítják a precíz végrehajtást.